Достижение одного и того же результата возможно различными способами, выбор которых зависит от сроков и бюджетов. Однако, если мы определили результат и пути его достижения, существуют аспекты, которые хотелось бы улучшить, хотя они и не являются основной целью проекта. Это текущие проблемы, с которыми люди сталкиваются регулярно.
Если проблема очень острая, её необходимо включить в результаты проекта для гарантированного решения. В остальных случаях это маячок - на что обратить внимание в проекте и что проработать детальнее. Чем глубже изучены и зафиксированы проблемы, тем больше шансов на успех. Более того, изучение проблем часто приводит к переопределению границ проекта!
Важно при определении проблем не заиграться и не начать строить "космический корабль". Проект должен решать конкретные проблемы и быстро. Если проблем много, лучше разбить их на несколько маленьких проектов. Это позволяет избежать разрастания сроков и бюджетов, а также обеспечивает более оперативное решение вопросов.
Например, был небольшой проект - автоматизация главной кассы магазина. До проекта все велось на бумаге: учет денег, отчетность, и заполнялись вручную в трех экземплярах препроводительные ведомости инкассации, что и стало причиной начала проекта. Изначально результат проекта выглядел так:
- Автоматическая распечатка препроводительной ведомости.
Начав изучать проблемы в этой и смежных областях, были выявлены следующие:
- Информацию о выручке с кассы, инкассации и суммах на расчетном счете можно сверить только в начале месяца.
- Если суммы не совпадают, невозможно установить, кто и когда допустил ошибку.
- Главный кассир в магазине в течение дня оформляет РКО/ПКО и не занимается ничем, связанным с покупателем.
- Иногда препроводительная ведомость в банке и в офисе отличаются.
Эти проблемы переопределили проект, превратив его из небольшого в проект среднего размера. Результатами проекта стали:
- Сокращение одной штатной единицы в каждом из 200 магазинов.
- Учет действий пользователя, что позволяет всегда восстановить, кто и когда менял информацию.
- Ежедневная проверка системы данных в банке, кассовом аппарате и заявленных магазином данных. Если разница превышала определенную сумму, сигнал поступал в службу безопасности.
В первый месяц работы новой системы было предотвращено более 10 попыток краж денег.
Даже если проблемы не столь глобальны и не требуют пересмотра проекта, их поиск и изучение всё равно полезны. Зачастую минимальное увеличение границ, сроков или бюджета проекта позволяет добиться экономии в смежных функциях, а значит, во всей компании.
В одном из проектов почти все пользователи жаловались на маленькие мониторы и усталость глаз. Включение в проект бюджета на закупку новых мониторов не представлялось возможным. Однако, выяснилось, что сотрудники не должны были проводить за компьютерами более одного часа в день.
Более детальное изучение проблемы показало, что сотрудники ежедневно обрабатывали более 50 писем от технических служб с вопросами, ответами и просьбами предоставить информацию. Например, они должны были сфотографировать полку, которую ремонтировали две недели назад. Сотрудник шел, фотографировал полку, скачивал фото на компьютер и писал письмо.
Так как проект был связан с мобильным рабочим местом для обслуживания клиентов, в него добавили новую функцию - задачи технических отделов. В результате в мобильном приложении появился раздел для учета всех заявок и их статусов. Сотрудник мог открыть задачу в телефоне, сделать фотографию и продолжать работать.
Это никак не повлияло на сроки проекта, бюджет даже не увеличили - всё входило в рамки погрешности. Однако сотрудники стали счастливее, перестали портить зрение и проводили больше времени в торговом зале.
Размещение этой информации в резюме проекта помогает всем участникам увидеть болевые точки. Таким образом, все решения в проекте рассматриваются не только с точки зрения достижения результата, но и с точки зрения возможности решения проблем.
Ключевые проблемы располагаются в резюме проекта, чтобы все участники могли легко найти и ознакомиться с ними.