Друзья, кто знает, что мы с командой BeWinner работаем в онлайн-офисе, пишут вопросы и просят поделиться советами, как управлять, работать удаленно.
Да, уже 6 лет работаем в виртуальном офисе, за это время, выработали для себя ряд правил, которые помогают при удаленной работе, делюсь.
Правила работы в виртуальном офисе
- Выработайте правила рабочего режима для каждого сотрудника. Расписание — когда человек будет на связи и готов ответить в течение 15 минут, 2-х часов (интервал устанавливаете свой, для разных категорий сотрудников - время обратной связи разное)
- Выберите для себя онлайн-информационную систему, где будет доступ к базе данных и всей необходимой информации (CRM, регламенты работы сотрудников и отчетность). У нас это AMO-CRM и Google-диск с документами, необходимыми в работе. Наши клиенты дополнительно к CRM используют битрикс, мегаплан, трелло.
- Выберете каналы общения, их не должно быть много, чем меньше — тем меньше потери информации.
Каналы коммуникации:
Форма обратной связи на гугл-диске для плановых задач по направлениям (маркетинг, проекты развития, отдел обучения и консалтинга и т.д.)
What'sApp для согласования времени встреч, планерок и для решения экстренных вопросов, которые не могут ждать 2-3 дня. Устные коммуникации оцифровываются и фиксируются в цифровом документе. Поговорили — записали, и все знают, где записали.
4. Согласуйте сотрудниками время для планерок, у нас 3 вида планерок:
— С командой тренеров и консультантов встречаемся 2 раза в неделю по 30 минут для обсуждения текущих клиентов (формат похож на проведение врачебных конференций, когда обсуждаете комплексных пациентов). Эти встречи обязательны для всех, кто работает с клиентами.
— Встречи с проектными командами. Здесь работаем один на один или в мини-группе консультантов, участвуют все специалисты, которые причастны к конкретному проекту.
— Встречи с другими отделами или специалистами по направлениям (в нашем случае планёрки коммерческого отдела - 1 общая, 1 индивидуальная с маркетологом и 1 индивидуальная с коммерческим директором, 1 регулярная планёрка с руководителем по рекрутингу).
Здесь обсуждаем задачи каждого за неделю, трудности, которые возникают, а далее можем не общаться, все идут работать над задачами и с клиентами по расписанию, преимущественно также онлайн.
5. Определите формы отчетности. 5. Определите формы отчетности. У нас это планы (диаграммы-гантта = road map) на Google-диске для специалистов и отчетность для отдела по работе с клиентами в АМОcrm, плюс отчётные чек-листы для сотрудников разных категорий. Там видим всю информацию.
6. Согласуйте внешний вид сотрудников, для участия в планерках и консультаций клиентов/пациентов (низ, как хотите, обычно произвольный, здесь даем полную свободу выбора) а верх — приличный, чтобы настроиться на рабочий лад) С последним пунктом было много приколов, думаю, вы тоже повеселитесь, что тоже здорово😜
Эти правила онлайн-офиса помогают мне в операционном управлении.Обучение, стратегические сессии, корпоративные мероприятия тоже есть и планируются на каждый месяц.
До смутного времени по большей части проводили их очно, теперь возможно перейдем в сеть. Сейчас вот, к примеру у нас с командой запланировано очное мероприятие по ценностям и этическому кодексу, которое проведем либо на open air, либо онлайн и ни в коем случае не будем отменять.
Требования к сотрудникам - да, они тоже есть.
— Наличие гаджета (компьютер, смартфон, планшет, ноутбук) подключенного к сети
— Четкость и действие по правилам команды
— Готовность к новому и желание учится
— Довольно высокая самоорганизация и дисциплина
Да нужно обучать, мотивировать, объяснять . При этом сейчас время, которое можно использовать с пользой. Обучение диджитализации сотрудников, а руководителей цифровому управлению — то, что позволит эффективнее расходовать время, и вы прилично прокачаетесь в этом вопросе.
Да нужно обучать, мотивировать, объяснять . При этом сейчас время, которое можно использовать с пользой. Обучение диджитализации сотрудников, а руководителей цифровому управлению — то, что позволит эффективнее расходовать время, и вы прилично прокачаетесь в этом вопросе.
На выходе, уверена на 99,9%, увидите, как много лишних действий вы совершали в прежнем режиме, как технологии заменили часть функций, которые выполняли люди и сколько лишних затрат сократите без потери результативности.
Желаю вам позитивного настроя не смотря ни на что. Пишите вопросы, если хотите больше узнать об управлении онлайн — готова поделиться нашим с BeWinner.
Автор: Камнева Мария, генеральный директор BE WINNER, организационный консультант.
