Не то что краткого описания, даже названия продукта достаточно, чтобы понять — программа нужна для автоматизации документооборота компании. Другой вопрос, на каком уровне развития организации и для каких организационных форм «1С Документооборот» может пригодиться, а когда это будет лишней тратой денег.
Сегодня есть несколько версий 1С Документооборота:
- 1С Документооборот ПРОФ. Для предприятий с простой организационной структурой и документооборотом.
- 1С Документооборот КОРП. Для предприятий со сложной организационной структурой и документооборотом.
- 1С Документооборот ДГУ. Для государственных/муниципальных учреждений.
- 1С:DocumentManagment. С интерфейсом на русском и английском языках, для компаний с иностранными филиалами или англоязычными сотрудниками.
Далее, говоря о преимуществах, функционале и прочем я буду подразумевать именно версию КОРП. Почему? Да потому что, как правило, если у вас уже появилась потребность в автоматизации документооборота, проще сразу взять корпоративную версию. Иначе с развитием компании версии ПРОФ вам очень быстро станет не хватать и вы лишите себя весьма приятных преимуществ варианта с более широким функционалом.
Наличие проблем
Уже существующие проблемы - хороший повод для того, чтобы заняться автоматизацией документооборота. Продукт от 1С может помочь в следующих случаях:
- Из-за большого количества документов и отсутствия грамотного структурирования много времени уходит на поиск нужных.
- Неудобно отслеживать постановку, согласование, утверждение и исполнение документов.
- Трудно определить на каком этапе работы с документами происходят ошибки или задержки.
- Существует риск утечки информации.
- Увеличившийся поток документов приводит к потере данных, ошибкам и замедлению работы.
- Происходит путаница с актуальностью тех или иных документов.
Чаще всего большинство проблем появляются вместе с успехами - растет компания, увеличивается количество задач, сотрудников, а вместе с тем вас начинает заваливать множеством документов. Если вовремя не заняться автоматизацией документооборота, то стройная система начнет сыпаться, как карточный домик, и вы будете получать ошибки, потерю данных, срывы сроков, а также воз и маленькую тележку подобных неприятностей.
Подготовка к росту
Это тот вариант, когда вы подумали наперед и поняли, что лучше заранее озаботиться автоматизацией, чем впоследствии разгребать завалы. Разумеется, приобретать 1С Документооборот или другие аналогичные продукты, когда у вас ИП на уровне “сам себе директор, продавец и водитель” глупо. Когда понять, когда действительно пора?
- У вас увеличивается объем работ и одновременно с этим объем сопутствующих документов.
- Вы начинаете формировать отделы. Там, где раньше был один продавец, появляется отдел продаж, айтишники объединяются в IT-отдел или отдел разработки, появляется потребность в дополнительных сотрудниках и т.п.
- Вы открываете новое направление или выходите на новые рынки сбыта, что ведет за собой дополнительный поток документов и возможно новый их тип.
- Вы планируете открыть один или несколько филиалов.
- Появляется потребность разграничить доступ к документам согласно правам пользователей.
И это только малая часть возможных ситуаций. На самом деле суть можно сформулировать куда более кратко - планы вашей компании ведут за собой увеличение потока документов, а дальнейшая работа требует лучшего контроля и удобного доступа к ним.
Рассмотрим на конкретном примере
Приведу в пример одного из моих клиентов. Парень начинал с команды фрилансеров - сам он занимался поиском заказов, а вместе с ним трудились ровно по одному специалисту: дизайнер, верстальщик и копирайтер. Потом дела пошли в гору и рук стало не хватать, были найдены дополнительные специалисты, появилась необходимость в штатных сотрудниках.
На момент принятия решения о внедрении продукта, компания представляла из себя полноценное маркетинговое агентство, включающее в себя даже производство видео-рекламы. И у нее было большинство из перечисленных проблем и откровенный хаос в документах.
Что конкретно изменилось в результате?
- Компания классифицировала документы и получила возможность оперативно найти нужный по любым реквизитам, включая содержание.
- Упростился вопрос с согласованием документов и отслеживанием их исполнения. Теперь сотрудники могли запускать подготовленный процесс по согласованию и подписи, без необходимости самостоятельно бегать по кабинетам.
- Улучшился контроль руководителей отдела за счет возможности наблюдения за процессом работы с документами.
- За счет возможности использования шаблонов, упростился процесс создания документов всеми сотрудниками.
- Возможность сохранения версий документов позволила использовать все наработки в разных проектах.
- За счет автоматизации полного жизненного цикла документов, исчезли проблемы с провисанием на одном из этапов, упростился контроль.
- Была упорядочена работа в целом.
- Упростилась аналитика эффективности отдела и всей деятельности предприятия.
Что с интеграцией с другими продуктами?
В продукте преднастроены планы обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8.2":
- "Управление производственным предприятием";
- "Управление торговлей";
- "Бухгалтерия предприятия";
- "Управление небольшой фирмой".
Обмен с типовыми конфигурациями на платформе "1С:Предприятие 8.1": "Бухгалтерия предприятия"; "Комплексная автоматизация"; "Зарплата и управление персоналом"; "Управление производственным предприятием" и "Управление торговлей" можно настроить дополнительно.
А что, аналогов нет?
Заранее ожидая этот вопрос в комментариях, отвечаю превентивно - есть и их довольно много. Настолько, что тема заслуживает отдельной статьи с подробным разбором.
Т.к. я специализируюсь именно на продуктах 1С, могу порекомендовать лишь критерии, по которым стоит выбирать систему:
- работа с учетом отечественной законодательной базы;
- живая техподдержка, способная достаточно оперативно реагировать на заявки;
- возможность создания собственных критериев при каталогизации;
- автоматизация полного жизненного цикла договорных документов;
- автоматизация коллективной работы над документами;
- удобная настройка шаблонов.
Это основные моменты, без которых автоматизация документооборота в большинстве случаев просто не будет иметь смысла. Но лучше всего, перед началом выбора конкретного продукта, выписать все существующие или потенциальные проблемы, чтобы подобрать инструмент, предлагающий их решение.
Высказывайте мнение в комментариях и делитесь впечатлениями от продукта, если уже работали с ним!
Тинькофф Платинум — кредитная карта с лимитом до 1 000 000 ₽. Оформить можно онлайн, нужен только паспорт. Если оформить по моей ссылке, вы получите бесплатное обслуживание навсегда
Tinkoff Black — дебетовая карта с кэшбэком. Зарабатывайте деньги, а не бонусы. Если оформить по моей ссылке, вы получите бесплатное обслуживание навсегда
Счет для бизнеса в Тинькофф — открытие и обслуживание счета от 0 ₽. Если оформить по моей ссылке, вы получите 3 месяца обслуживания бесплатно
Кредит наличными от Тинькофф — без справок о доходах и поручителей. Если оформить по моей ссылке, вы получите повышенный кредитный лимит
Инвестиции — откройте брокерский счет в Тинькофф за 5 минут без визита в офис. Если оформить по моей ссылке, вы получите акцию до 4 000 ₽
