Длинное письмо — проклятие. Если оно составлено плохо, его не прочитают, не сложится коммуникация, вы не добьётесь результата — в общем, mission failed. Если хорошо — вас будут носить на руках. Рассказываем, как овладеть этой джедайской техникой.
Спросите себя — зачем
Классическое правило деловой переписки звучит так: «одно письмо — одна тема». Но что, если это не всегда возможно? Чтобы определить, нужно ли писать длинное письмо, пройдите наш короткий тест.
Сделайте читателю удобно
Если всё-таки нужно написать длинное письмо, постарайтесь сделать его удобным для читателя (и для себя).
Выстраивайте чёткую структуру. Внимательно следите за порядком блоков. Письмо, как и любая коммуникация, должно иметь свой сценарий. По части структуры Аристотеля еще никто не переплюнул. Она состоит из трёх частей: введение, основная часть, заключение.
Рассказывайте цельную историю. Письмо должно быть похоже на конструктор лего: каждая часть идеально подходит к соседней. Логические связи должны быть очевидными. Проведите читателя за руку через всю историю.
Сформулируйте тему письма. Чтобы адресат не потерял письмо в потоке входящих, формулируйте тему письма так, чтобы его было легко найти.
Удобно: Отчёт по PR-активностям за 3 квартал 2019 года
Неудобно: Отчёт
Используйте смысловые заголовки. Помогите читателю быстрее сориентироваться. Представьте, что вы делаете презентацию: каждый блок — это отдельный слайд. Пишите так, чтобы только по заголовкам можно было понять суть.
Удобно: За октябрь 2019 года компания 19 раз упоминается в СМИ
Неудобно: Упоминания в СМИ
Избегайте сложных конструкций и специализированных слов. Особенно если они не в мире аудитории. В каждой компании есть свои общепринятые сокращения и термины. Когда пишете письмо внешним контрагентам, всегда помните, что ваши «асапы», «лиды», «элтиви» и прочие «сасы» могут не понять.
Оформляйте ссылки грамотно. Если в письмо нужно вставить ссылку, опишите, что по ней находится. Люди часто опасаются переходить на подозрительные сайты. Зашивайте ссылки в текст, из которого понятно, куда ссылка ведет. Идеально — если это будет законченная фраза.
Удобно: Пресс-клипинг за 3 квартал 2019 года
Неудобно: ПК см. туть: https://clck.ru/JajmJ
Будьте внимательны. Всех раздражают небрежные письма: без знаков препинания, с опечатками и глупыми ошибками. Проблема здесь не в отсутствии запятых, а именно в небрежности — словно автор забил на читателя.
Не забывайте про приветствие и подпись. Особый котел в аду приготовлен для тех, кто пишет «доброго времени суток!» — это грамматически неверно. Даже если вы с собеседником в разных часовых поясах, слова «здравствуйте» и «добрый день» будут уместны. Прощаться и желать хорошего / прекрасного / восхитительного дня в каждом письме не обязательно. Подписаться можно просто именем.
Перед отправкой перечитайте письмо. Проверьте орфографию и пунктуацию, прикрепили ли вы все необходимые файлы. Во многих почтовых программах есть полезная функция: отменить отправку сообщения в течение 30 секунд. Советуем настроить — нам не раз пригодилась.
Проявите заботу
Обозначьте в интро, сколько в письме блоков и необходимое для чтения время. Так ваш адресат сразу поймет, когда нужно выделить на него время и не будет раздражаться. В начале объясните, почему письмо важное и зачем вообще тратить на него время. Подойдите с точки зрения пользы.
Верно:
я провел анализ конкурентов, это поможет нам выбрать антикризисную стратегию на совещании в четверг.
Неверно: я потратил много времени, пока собирал данные и писал это письмо, ты просто обязан его прочесть.
Не перекладывайте ответственность. Бич почтовых переписок — размывание ответственности. Когда письмо начинается со слова «коллеги», а в копии стоят 10 адресатов, ни один из них не чувствует свою ответственность перед остальными. Задавайте конкретные вопросы конкретным людям, назначайте ответственных — проявите заботу, облегчите коммуникацию.
Будьте вежливы. Не корпоративно вежливы, а по-настоящему. Как говорит Ильяхов, «быть вежливым — не то же самое, что писать вежливые слова». Истинная вежливость — в заботе. Грустно читать письма, полные злобы и ненависти, а в конце — «хорошего дня». Словно отправитель уже шьёт куклу вуду, похожую на вас.
Называйте собеседника по имени. И внимательно следите, чтобы не перепутать его. Хороший тон — называть человека в письме так, как указано у него в подписи. И помните: Наталья и Наталия, Леся и Лера, Вероника и Ника — не одно и то же. Мы очень болезненно реагируем, когда кто-то коверкает наши имена.
Резюмируйте
В конце проговорите еще раз, о чём шла речь. Идеально в паре предложений описать контекст, проблему, решение и дальнейшие шаги. Это сэкономит время и нервы адресата, если он будет спешить и сразу пролистает письмо в конец.
Соберите все, что нужно от человека, в одном месте. Если вы о чём-то просите человека в длинном письме, в самом конце выпишите все, что от него требуется. Лайфхак: можно оформить список в заметках телефона и скинуть в формате картинки.
Чек-лист: еще раз — как никого не бесить
- Убедитесь, что действительно нужно писать длинное письмо. Если нельзя позвонить или разделить письмо на несколько — пишите.
- Следите за структурой, рассказывайте историю.
- Отразите содержание в теме письма.
- Используйте смысловые заголовки, чтобы сократить время на чтение.
- Не используйте непонятные сокращения и сложные конструкции.
- Оформляйте ссылки грамотно.
- Не забывайте про приветствие и подпись.
- Проверьте письмо перед отправкой: орфография, пунктуация, опечатки, вложения.
- Напишите в начале, сколько времени займёт чтение письма и какова его структура.
- Распределите ответственных.
- Вежливость — это не про вежливые слова.
- Обращайтесь по имени.
- В конце — краткое резюме и список того, что ждете от адресата.
А теперь вперёд — применять советы на практике и добиваться черного пояса по написанию деловых писем.
