В прошлом месяце мы говорили о сотрудничестве в режиме реального времени и о том, почему оно является таким эффективным. Теперь мы расскажем, как начать сотрудничество в пакете приложений iWork от Apple: Страницы, номера и ключевые слова. К счастью, основы похожи во всех трех приложениях.
Мы сосредоточимся на версиях для Mac (убедитесь, что у вас есть последние обновления), обратите внимание, что версии для iOS могут участвовать в качестве полноправных участников совместной работы (подробнее в Apple). Можно даже использовать версии этих приложений iCloud для совместной работы, но с некоторыми ограничениями (в частности, документы Pages с отслеживаемыми изменениями можно просматривать, а не редактировать только в iCloud).
Пригласить сотрудников
Как только у вас есть документ, которым вы хотите поделиться, первым шагом будет приглашение ваших коллег. Выберите Поделиться > Сотрудничать с другими или нажмите кнопку Сотрудничать на панели инструментов.
Документ должен храниться на iCloud Drive (или в службе обмена файлами Box), и приложения iWork при необходимости автоматически переместит туда файл. Чтобы найти файл позже, выберите Go > iCloud Drive в окне Finder и просмотрите папку, связанную с используемым приложением.
Затем приложение отобразит диалоговое окно Добавить людей, в котором вы сможете выбрать, кому будет предоставлен общий доступ к документу, как отправить приглашение и какие права нужно установить.
Есть несколько важных опций. Вы можете ограничить доступ только для "Только приглашенных вами людей" или "Любого, у кого есть ссылка". В первом случае приглашенные лица должны иметь учетные записи iCloud и быть авторизованы. С последним, вы можете поделиться с кем угодно, даже если они не используют устройства Apple.
С помощью меню Разрешения вы можете разрешить сотрудникам вносить изменения, или, если вы хотите, чтобы они просто увидели документ, вы можете ограничить их только просмотром.
Когда вы закончите, щелкните Share, чтобы отправить ссылку iCloud по указанному каналу (или скопировать ее в буфер обмена для отправки любым удобным вам способом).
Принять приглашение
Когда получатель нажимает на ссылку или щелкает кнопку Принять в уведомлении о совместном доступе, у него появляется диалоговое окно с просьбой открыть документ и сообщить, где он хранится, в случае, если он не хочет сразу работать с ним.
При открытии документа он будет выглядеть и чувствоваться точно так же, как обычный документ в Pages, Numbers или Keynote.
Для тех, кто не является пользователем Apple, щелчок по URL-адресу iCloud открывает документ в веб-версии соответствующего приложения на сайте iCloud.com. Им нужно будет ввести имя, чтобы идентифицировать себя в документе, после чего они смогут работать в веб-приложении.
Добавить и изменить данные
По большей части, вы можете делать все, что угодно в общем документе, что вы можете сделать с обычным документом. Существует несколько общих ограничений, таких как управление стилями и работа с медиа файлами объемом более 50 МБ, а также некоторые ограничения для конкретных приложений, такие как работа с содержимым таблиц в Pages, перенос таблиц в Numbers и изменение тем в Keynote. У Apple есть полный список.
Во время работы вы можете увидеть, кто еще находится в документе, одновременно нажав на кнопку "Сотрудничать" и искав цветную точку рядом с именем человека.
Вы увидите цветные курсоры, текст и выделения объектов по мере работы других людей, но если это отвлекает, выберите Вид > Скрыть совместную работу.
Бывает трудно работать в документе, видя, как кто-то другой вносит изменения, так что не стесняйтесь скрывать совместную деятельность. Или, если вы активно работаете с кем-то над определенной частью документа, подумайте об этом, пока можете поговорить лично или по телефону.
Добавить комментарии
Комментарии - это большая победа для сотрудничества с удаленными коллегами - они могут сэкономить огромное количество времени для обсуждения конкретного аспекта документа в контексте. Чтобы добавить комментарий, выделите текст или объект, а затем выберите Вставить > Комментарий или нажмите кнопку Комментарий на панели инструментов. (Органы управления выглядят несколько иначе в iOS; Apple объясняет различия).
Комментарии отображаются в виде отмеченных цветом флажков, полей или, в случае с номерами, угловых треугольников в ячейках. Если они мешают, их можно скрыть, выбрав Вид > Комментарии > Скрыть комментарии. Другие команды меню Вид > Комментарии позволяют легко перейти к следующим и предыдущим комментариям, чтобы вам не приходилось искать их визуально.
Другие сотрудники могут нажать кнопку «Ответить», чтобы продолжить разговор прямо в этом комментарии. Вы можете отредактировать один из ваших комментариев в любое время, щелкнув правой кнопкой мыши на отметке времени и выбрав «Редактировать комментарий» (или Редактировать ответ). После того, как обсуждение было завершено, либо человек, запустивший поток комментариев, либо владелец документа могут удалить поток комментариев, нажав кнопку «Удалить».
Изменения пути
Отслеживание того, кто внес изменения в документ, доступно только в разделе Страницы, и это очень полезно, когда вам нужно отредактировать документ. Только владелец документа может включить эту функцию, выбрав Правка > Отслеживание изменений, но после этого над документом появится панель инструментов отслеживания изменений с элементами управления для навигации между комментариями и изменениями, кнопками для принятия или отклонения изменений и кнопкой для приостановки отслеживания изменений.
Всплывающее меню справа позволяет настроить отображение всех изменений, отличных от удаления (что обычно является оптимальным параметром), или того, как будет выглядеть документ в конце. На левой боковой панели отображаются все комментарии и изменения - отобразите их, выбрав Вид > Показать панель Комментарии и изменения.
Любой пользователь с доступом для редактирования может принять или отклонить любое изменение, нажав кнопку «Принять» или «Отклонить» в панели Комментарии и изменения; вы также можете использовать кнопки на панели инструментов отслеживания изменений для перехода от изменения к изменению, принятию или отклонению по мере перехода. Если нет необходимости разбираться с каждым изменением по отдельности, воспользуйтесь командами всплывающего меню, чтобы принять или отклонить все изменения.
Само собой разумеется, вы можете работать с общими документами только в режиме онлайн, когда вы используете Mac или iOS версию приложения iWork (если вы пытаетесь редактировать в режиме офлайн, приложение позволит вам редактировать только те копии, которые больше не являются общими). Однако с любыми документами iCloud.com, которые вы уже открыли, вы можете работать в автономном режиме, но ваши изменения не будут отображаться для других, пока вы не восстановите соединение.
По завершении совместной работы над документом нажмите кнопку "Совместная работа" на панели инструментов, а затем нажмите кнопку "Остановить общий доступ" (внизу слева). Это немедленно предотвращает внесение другими лицами дополнительных изменений и удаляет документ с накопителя iCloud Drive на их устройствах.
Одновременное сотрудничество замечательно, когда вы интенсивно работаете с другими людьми над подготовкой презентации, мозговым штурмом, бюджетной сметой или формулировкой целей. В таких ситуациях вы захотите иметь возможность общаться одновременно. Но и для других проектов полезно, чтобы люди могли сотрудничать, когда им удобно - важно, чтобы все работали в одном документе и могли видеть изменения и комментарии друг друга. Если вы полагаетесь на приложение iWork Apple для обработки текстов, электронных таблиц или презентаций, попробуйте свои силы в совместной работе!
