Процесс аудита в ОАО «Прохладненский хлебозавод» будет строиться следующим образом:
- ОАО «Прохладненский хлебозавод» подписывает «Соглашение о неразглашении информации» с компанией, которая будет проводить аудиторскую проверку.
- Далее следует выезд группы аудита в составе главного технолога, главного инженера и директора, непосредственно на ОАО «Прохладненский хлебозавод». Основной задачей проверки является сбор информации и знакомство с текущими процессами по технологическим, техническим и коммерческим разделам деятельности хлебозавода. Как правило, проверка занимает 5-7 рабочих дней.
- Затем в период от 20-30 дней происходит обработка полученной информации.
Аудиторский отчет строится по принципу «проблема – решение - финансовый результат». Финансовый результат оценивается через горизонт окупаемости, то есть предлагаются оптимальные варианты направления финансов и расчет примерных сроков окупаемости.
В случае предложений по установке новых видов оборудования в существующие цеха хлебозавода, к отчету прилагаются подробные чертежи, с целью показать техническому персоналу и руководству, что внедрение оборудования повлечет за собой минимальное количество ремонтных и монтажных работ. Так кА+к не все предлагаемые в отчете затраты можно рассмотреть с точки зрения окупаемости, в структуре документа должен быть раздел на прямые и косвенные прибыли.
Косвенные прибыли это те, которые ОАО «Прохладненский хлебозавод» смог сохранить из-за снятия угрозы штрафов, приостановления деятельности или закрытия производства, налагаемых надзорными органами Российской Федерации.
Финалом логистического аудита является сводная таблица с предлагаемыми мероприятиями, сумме необходимой для их проведения, планируемой прибыли от их реализации и сроках окупаемости.
Предлагаем рассмотреть методику проведения логистического аудита. Логистический аудит, составленный для анализа процесса сбыта, состоит из пяти разделов, которые оцениваются по пяти ключевым показателям бизнеса компании.
Логистическая компания оценивает все аспекты по каждому из пяти показателей в перспективе: от ситуации «Как есть» (что представляет компания сегодня) до ситуации «Как должно быть» (к чему компания должна стремиться). Из этой матрицы показателей «Как есть / Как должно быть» составляются по каждому аспекту специфические рекомендации, которые компания должна учесть.
На основе сравнительного анализа систематизированных методов оценки эффективности осуществления логистических процессов на предприятии предлагается адаптированная методика и схема проведения логистического аудита, которая состоит из шести фаз.
Так, при проведении первой фазы логистического аудита осуществляется полный анализ компании или проблемного звена, описывается настоящая ситуация на предприятии, интервьюируются ответственные за протекание процессов сотрудники с целью узнать их видение проблемы, строится матрица СВОТ - анализа.
По результатам проведения первой фазы проводится презентация заключений менеджерам высшего звена.
При проведении второй фазы проводится поиск путей решения проблемы. Определяются измерители для исследуемых процессов и устанавливаются показатели, которые необходимо достигнуть.
В течение третьей фазы пошагово формулируются цели, которые будет ставит перед собой компания. Каждой конечной цели предшествуют несколько «промежуточных»: достигая каждую цель, компания ставит перед собой цель, следующую после нее, до достижения конечной цели.
В четвертой фазе разрабатывается детальный план действий и мероприятий компании для достижения каждой из целей. Разрабатываются процессы реинжиниринга и с результатами знакомят ответственных за процесс сотрудников.
При проведении пятой фазы процесса происходит реализация намеченного плана действий. Поддержка компании происходит через локальную и дистанционную деятельность, регулярно анализируется информация о ключевом показателе для новых процессов.
В финальной фазе осуществляется контроль исполнения плана.
Сотрудники компании, проводящей логистический аудит, наблюдают за тем, как действуют сотрудники компании-клиента и при необходимости оказывают им содействие по достижению намеченных целей.
Рекомендации составляются на основе индивидуальных показателей в финальном отчете и представляют собой базу предложений, направленных на улучшение финансовых показателей компании. Так как ни у одного предприятия нет возможности принять все изменения сразу, расставляются приоритеты, которые разделяются на те, которые должны быть выполнены немедленно, среднесрочные проекты и те, на выполнение которых потребуется значительное время.
Продолжение в статье №18.
