Интересуетесь бизнес-анализом в ИТ? Приглашаю Вас ознакомиться с моей книгой "Профессия "бизнес-аналитик". Краткое пособие для начинающих", которая вышла в издательстве "Олимп-Бизнес".
Вот уже больше 8 лет, как я работаю бизнес-аналитиком. Это обстоятельство заставило меня задуматься над вопросом: что бы я посоветовал самому себе в начале профессионального пути? Какие советы помогли бы мне сэкономить время и нервную энергию при решении рабочих задач? Ответы на эти вопросы в сегодняшнем посте.
Совет 1. Не надо стесняться (с)
Хороший аналитик любит задавать вопросы. Причём и себе и другим. Любимый вопрос аналитика: «А что если?» Начинающий аналитик часто стесняется задавать вопросы, особенно вышестоящим руководителям. Ему кажется, что он может спросить глупость и потерять авторитет в глазах коллег.
Важно помнить, что правильно заданный вопрос может сэкономить часы, а иногда и недели работы. Задача аналитика — докопаться до сути, разложить предметную область на «атомы», элементарные составные части. Поэтому задавать вопросы при проведении аналитической работы нужно обязательно.
Некоторые вопросы придётся задавать не один раз. К своему удивлению Вы можете обнаружить, что при этом получили разные ответы. А значит повторно заданный вопрос был однозначно не зря. И помните: даже самый глупый вопрос можно облечь в форму, которая сделает вопрос понятным и обоснованным. Нужно лишь дать понять собеседнику, почему Вы об этом спрашиваете: какая логическая нестыковка Вас смущает или какой информации Вам не хватает. Также не раз пригодится просьба объяснить на конкретных примерах — так всегда понятнее 🙂
Совет 2. Записывай!
Крайне важно вести записи во время деловых встреч и совещаний. Работа аналитика связана с разными предметными областями и большими объёмами информации. Если информацию не фиксировать и не структурировать, со временем она смешается в голове или забудется. Без вариантов.
Как ни странно, начинающий аналитик может стесняться вести записи. Ему кажется, что при этом он выглядит как вчерашний студент-ботаник, старательно записывающий лекцию преподавателя. Если у Вас тоже есть подобное опасение — забейте. Поверьте, ведя записи Вы окажетесь в числе немногих, кто чётко зафиксировал тему обсуждения и достигнутые договорённости. И одним из немногих, кто будет полностью ориентироваться в истории вопроса и текущем статусе работ. Ваши коллеги это оценят.
Совет 3. Уточняй или «Что такое «НИИ ЧАВО»?»
НИИ ЧАВО — Научно-исследовательский институт чародейства и волшебства из повести братьев Стругацких «Понедельник начинается в субботу». НИИ ЧАВО — хороший пример непонятной аббревиатуры, которыми изобилует любая профессиональная область.
Начав работу в организации Вы столкнётесь с десятком неизвестных аббревиатур, терминов, а также специфическим сленгом. Возвращаясь к совету номер 1: не стесняйтесь спрашивать, что означает тот или иной термин или аббревиатура. Если Вы всё-таки стесняетесь спросить об этом на встрече, сделайте себе текстовую пометку и найдите информацию в гугле. Или спросите у коллеги с глазу на глаз.
Привычка уточнять непонятные моменты сэкономит Вам в дальнейшем кучу времени и сил: Вы быстрее вольётесь в работу.
Совет 4. Систематизируй это!
Часто работа аналитика связана с нормативной и технической документацией: инструкциями, регламентами, техническими заданиями. Подобные документы приходится согласовывать со множеством разноплановых подразделений, каждое из которых смотрит на вопрос по-своему. Если документ большой, количество замечаний может измеряться десятками. Чтобы не запутаться в них ведите лист учёта комментариев (ЛУК).
По сути, это экселька в которой сведены воедино все поступившие замечания:
- Когда поступило замечание;
- От кого;
- Суть;
- Устранено или нет;
- Примечания. Например: «Замечание №19 прямо противоречит замечанию №23. Требуется организация отдельной встречи».
Ведение ЛУКа требует терпения и последовательности, но это точно будет не зря. У Вас перед глазами всегда будет общая картина работы над нормативным документом: что учтено, что требует внимания, что можно проигнорировать и т.п. Ну и конечно приятно ставить галочки в списке устранённых замечаний 🙂
Совет 5. Декомпозируй это!
Винсент Ван Гог говорил:
"Великие дела совершаются не единым порывом, а совокупностью малых дел"
Новая задача может вызвать стресс и у опытного специалиста: такой огромной и сложной она кажется в начале. Настоящий слон! Лучшее, что можно сделать в подобной ситуации — декомпозировать задачу на множество элементарных действий. Вплоть до таких, как телефонный звонок, встреча или сообщение в электронной почте. После того, как определён перечень задач остаётся только последовательно выполнять их: одну за другой. Т.е. фокус должен быть направлен на небольшие задачи, а не глобальную цель. Со временем «слон» начнёт уменьшаться в размерах и станет маленьким и симпатичным 🙂
Совет 6. Используй виртуальную канбан-доску или таск-менеджер
Как я писал ранее, работа аналитика связана с разными предметными областями и большими объёмами информации. Удержать все это в голове нереально. Сервисы типа Trello и Wunderlist помогут Вам не нарушать сроки и всегда иметь доступ к информации о ходе работ и достигнутых договорённостях.
Совет 7. Логика рулит
Изучите основы логики, как науки о правильном мышлении. Возможно, ничего нового Вы для себя не откроете. Но цельное понимание приёмов логического мышления и причинно-следственных связей пригодится в любой работе.
Очень рекомендую учебник Виноградова и Кузьмина для средней школы, который так и называется: «Логика». Это издание вышло ещё в 1954 году. Его легко найти в интернете в электронном виде и даже аудиоварианте.
Совет 8. Пиши, сокращай
Работа аналитика напрямую связана с текстом: нормативная и техническая документация, протоколы встреч, деловая переписка и общение в мессенджерах. Поэтому навык работы с текстом — однозначный must have. Навык работы с текстом это умение:
- Написать краткий и информативный текст, помня про уважение к читателю;
- Использовать разные стили текста для разных случаев;
- Последовательно, структурированно изложить свои мысли или просьбу в переписке.
По этой теме очень рекомендую книги Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой «Пиши, сокращай» и «Новые правила деловой переписки». Это книги не только о работе с текстом, но и про отношение к работе как таковой.
Совет 9. Изучай смежные области
Аналитику приходится находить общий язык со всеми: бизнес-подразделениями, ИТ-специалистами, дизайнерами и т.д. Единственный способ говорить с ними на одном языке: расширять кругозор. Чем шире кругозор — тем проще работать. Не нужно становиться гуру во всех указанных областях. Но специфику разных направлений понимать важно 🙂 Поэтому бизнес-литература и специализированные сайты придутся как нельзя кстати.
Совет 10. Ментальный иммунитет
В восточной философии и буддизме большое внимание уделяется понятию «осознанность». Концепция осознанности нашла отклик в бизнес-сообществе в начале 21 века.
Практиковать осознанность означает:
- Умение находиться исключительно в настоящем моменте;
- Умение контролировать свои мысли, эмоции и поступки;
- Умение замечать всё, что происходит вокруг;
- Умение полностью отдаваться текущему занятию без отвлечения на посторонние мысли и заботы. Иными словами, достигать состояния глубокого сосредоточения, как у художника при работе над картиной.
Китайцы говорят: «Моешь чашку — думай о чашке». Практика осознанности развивает способность разума к концетрации и анализу. Умение сосредоточиться, контролировать мысли и эмоции даже в самой стрессовой ситуации — незаменимо в любой работе.
По этой теме рекомендую прочитать книгу «Путь истинного лидера», которую написал Далай-лама совместно с бизнес-консультантом Лоренсом ван ден Майзенбергом. В ней рассматривается перечень этических и экономических вопросов с точки зрения бизнеса и восточной философии.
Совет 11. Тренируйте восприятие на слух
Значительную часть информации, с которой приходится работать аналитику, ему сообщают в устном виде. Такую информацию ещё предстоит зафиксировать и разложить по полочкам, прежде чем приступать к анализу. Поэтому аналитику весьма пригодится навык восприятия на слух. Важно уметь слушать и слышать собеседника, направлять его рассказ в нужной Вам логической и хронологической последовательности, вовремя задавать уточняющие вопросы.
Для развития восприятия на слух очень пригодятся подкасты, аудиокниги и прослушивание передач на разговорных радиостанциях. Они научат вас не терять нить повествования, фиксировать важную информацию и отбрасывать ненужное.
