Задача: наладить, например, снабжение рабочих участков товарно-материальными ценностями, чтобы всё случалось вовремя и в рамках задуманных финансовых ограничений.
Больше, чем описание бизнес-процессов
Чтобы составить требования к автоматизации нужно описать:
1. кто участвует в процессе снабжения — должности, отделы, роли, конкретные персоналии;
2. что каждый из участников делает — функции, последовательно по шагам;
3. когда и почему начинает действия, сколько по времени делает и до какого срока или события должен успеть всё выполнить — стартовое и финишное событие, а также привязки ко времени;
4. от кого получает информацию/документы, кому передаёт созданные документы.
На этом месте обычно заканчивается сбор информации для «описания бизнес-процессов», так рождаются документы, которые пылятся на полках и устаревают на следующий день после составления.
Продолжим:
в каких информационных системах выполняются действия, какие документы, отчеты, справочники и прочая функциональность используется. Какие действия выполняются вне информационных систем —
- в локальных файлах, например, в excel;
- почему именно в такой последовательности выполняется работа;
- как оценивается результат работы, какие и кому предоставляются отчеты о выполненной работе;
- с какими трудностями приходится сталкиваться, с какими вопросами обращаетесь в техническую поддержку;
- что могло бы упростить и улучшить работу.
Как разговорить и с чего начать?
Подготовка к разговору
Я узнаю как можно больше о работе сотрудника до личной встречи.
Функционал. Читаю должностную инструкцию, а если её нет или она составлена формально, прошу показать описание вакансии, по которой наняли сотрудника.
Сложности. Изучаю обращения в техподдержку по функциональным блокам, с которыми работает сотрудник. Интересуюсь у смежных подразделений о затруднениях в работе, возникающих на стыке их совместной работы.
Задача. Выясняю главную задачу автоматизации у того, кто платит за автоматизацию: спонсор проекта, заказчик.
Начало разговора
Рассказываю о цели предстоящего разговора, прошу дать оценку времени, которое потребуется для общения, и предложить удобный момент для разговора.
Спрашиваю о типичном рабочем дне, потом перехожу к практическим примерам — прошу показать документы и работу с программой.
Уточняю, что в этих документах и программе было доработано по просьбе сотрудника. Обычно изменениями собственного авторства сотрудник гордится, с удовольствием рассказывает о них и беседа завязывается.
Как структурировать полученную информацию
Главная цель сбора информации — выяснить как настроить и что доработать в информационной системе, чтобы в итоге она удовлетворяла потребностям и решала задачи компании.
Для этого надо пройти последовательно несколько этапов, причём пропуск любого из них увеличивает сложность будущего проекта.
- проблематизация — описание ситуации «как есть». Пока сотрудники, в том числе, заказчик не узнают себя и не согласятся, то приступать к улучшениям рано. Именно здесь обсуждаются критерии успешности будущего проекта, именно сейчас прорабатывается сопротивление изменениям.
- поиск вариантов решения — автоматизация никогда не бывает решением, основные сложности находятся на организационном уровне и на уровне методологии. Что нужно поменять в процессах и как? Здесь мы формируем картину «как будет».
3. подготовка к моделированию — выбор контрольных примеров и демо- данных, на которых будут тестировать будущую информационную систему.