Представим обычную ситуацию: покупатель пришёл в магазин, чтобы купить утюг. Подходит к кассе и сообщает, что желает расплатиться картой. Сотрудник магазина выдаёт ему два чека: кассовый и слип (чек эквайринга). Первый выдаётся по требованию 54-ФЗ. Это аналог договора купли-продажи, который свидетельствует о совершении сделки. Чек эквайринга – информация о безналичной оплате услуг. Обязанность кассира выдать оба документа. Наличие эквайринга не освобождает от обязанности использовать онлайн-кассу
Зачем нужен чек эквайринга?
При проведении любой операции по карте, будь то продажа или возврат, касса или терминал печатают два чека: один отдаётся покупателю, другой остаётся на торговой точке. Покупатель может с ним поступить на своё усмотрение, а вот кассир обязан сохранить.
Банк или платёжная система в любое время могут запросить слип, чтобы проверить детали платежа и исключить мошенничество со стороны торговой точки и покупателя. Также держатель карты может оспорить операцию. Например, когда карта была украдена. В этом случае банк тоже может запросить слип.
Другие случаи, когда может потребоваться слип:
- отмена покупки в день проведения платежа;
- сверка итогов;
- решение споров с покупателем;
- проверка не авторизованных платежей.
Информация в чеке по эквайрингу
Обязательная информация, которая должна присутствовать в слипе, устанавливается банком и прописывается в договоре или приложении к нему.
Примерный список обязательных пунктов:
- дата и время платежа;
- наименование и реквизиты продавца;
- номер терминала;
- последние четыре цифры карты;
- наименование платёжной системы;
- сумма;
- статус операции;
- код авторизации;
- номер чека.
Имя покупателя не относится к обязательным пунктам. Подпись на чеке требуется тоже не всегда. Это зависит от типа карты. Ориентироваться надо на чек: если есть место для подписи клиента, то подпись обязательна.
Сколько надо хранить чек эквайринга?
Многие банки срок хранения слипов прописывают в договоре. Чаще всего это 3 года. Если подобного пункта нет, то надо ориентироваться на законодательство.
В п. 362 приказа Минкультуры России №558 первичные кассовые документы хранятся 5 лет. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.
Например, платёж совершён 7 июня 2019 года. Дата хранения слипов начинается с 1 января 2020 года. Утилизировать их можно 1 января 2025 года.
Как хранить чек эквайринга?
Ни в одном нормативном документе нет рекомендаций по хранению чеков по эквайрингу. Получается, что каждая торговая точка решает этот вопрос самостоятельно: раскладывает по коробкам из-под бумаги или сваливает в пакет. Главное – чтобы было удобно.
Храня документы, стоит помнить, что слипы печатаются на термоленте, поэтому текст может стереться от высокой температуры или трения.
Чтобы искать документы было удобнее, лучше складывать все чеки за один день в хронологическом порядке в один файл и объединять их по месяцам.
Сдача отчётности по эквайрингу
Каждый день, не позднее 23:59 надо делать сверку итогов – снимать z-отчёт. Банк получает итоги и перечисляет вознаграждение. Если сверки итогов не будет, то банк не гарантирует выплату денег в срок. Бумажные чеки в банк предоставлять не нужно, если нет запроса. Исключение – авторизация голосом.