В материале "Дисциплина и мотивация" при перечислении мероприятий контроля и управления, пункт об электронной программе управления предприятием стоит первым. Но начать с этого посвящение в тонкости организации управления предприятием было бы с моей стороны несправедливо по отношению к логике. Вот теперь, когда вы познакомились со всеми другими основными инструментами управления предприятием, такими как мотивационно-дисциплинарная работа, подходы к менеджменту и принятию сложных решений, а также с Золотой папкой и системой совещаний (см. нарратив "Алгоритм рождения и развития Системы управления предприятием") - самое время поговорить об автоматизации!
В наш цифровой век грош цена руководителю, который не стремится хоть как-то автоматизировать процесс своего управления. Это равносильно понятию: "остаться на задворках бизнеса" и навсегда отстать от конкурентов. Да, программирование управления стоит денег, но при внедрении толковых автоматизированных систем эффективность управления возрастает в разы и окупает себя скоростью и качеством решения задач, а в некоторых случаях и оптимизацией численности персонала.
Для эффективного управления крупным предприятием сегодня необходимы такие цифровые инструменты, как: а) программа управления предприятием и контроля исполнения поручений; б) программа бухгалтерского учета и отчетности; в) программа начислений и учета взаиморасчетов предприятия с клиентами, контрагентами и поставщиками; г) программа снабжения и учета складирования/ движения материальных средств; д) программа контроля рабочих мест сотрудников, посещения офиса, дистанционного селектора, контроля качества работы; е) всевозможные корпоративные сайты с защищенными форумами, а также другие.
На рынке нынче много предложений всякого рода и уровня программистов с готовыми программными продуктами под определенный процесс вашего бизнеса, а также предлагаются услуги по созданию под ваши технические условия комплексной программы управления вашим бизнесом, либо программной увязки существующих в вашем предприятии программных элементов в единый процесс. Второе интереснее и по цене и по адаптационным возможностям под специфику вашего дела. Подробнее об этом на канале "Умные ИТ-решения для бизнеса".
Мы в последнем проекте тоже пошли таким путем: с нашим партнером по автоматизации бухгалтерской работы и системы начислений/ it-компанией UNIT-SISTEMS: www.unit-systems.ru решили 5 лет назад автоматизировать процесс управления предприятия в три этапа: начать с автоматизации контроля исполнения поручений исполнителями, автоматизируя при этом отдельные важные процессы (склад-снабжение, начисления и взаиморасчеты, бухгалтерский учет и отчетность и т.д.). Затем перейти к автоматизации взаимодействия между исполнителями путем обмена между ними формализованными базами данных с контролем движения персонала (работаем сейчас в этой фазе), а на заключающем этапе по нашему замыслу должна произойти взаимоувязка всех разрозненных программных продуктов предприятия в эту единую программу, которую мы назвали "Директор Деск".
Но то, что у нас уже получилось на сегодня, безусловно заслуживает вашего внимания и может использоваться в качестве модели при формировании технических условий для автоматизации вашего бизнеса. Здесь я расскажу вам преимущественно о той части нашей программы управления предприятием, которая посвящена контролю исполнения поручений, а в следующем материале "Еще больше автоматизации" я подробнее остановлюсь на формализации баз данных и работе с ними в нашей программе.
Так выглядит основной интерфейс программы управления нашим предприятием "Директор Деск" с кликом на папку "Входящие":
Порядок работы в программе управления, условия и компетенция в постановке задач, приоритетность и ответственность прописаны в установочном документе Золотой папки предприятия - Положении о системе управления и трудовой дисциплине в разделе "Система управления" (все Положение целиком готов предоставить вам по личной переписке, как и договориться разработать такое для вашего предприятия):
I. Система управления
1. Постановка задач персоналу предприятия осуществляется руководителем с учетом должностных обязанностей, профессионального уровня и опыта исполнителя, важности, трудоемкости и срочности поручения путем объявления устно, передачей поручения по электронным средствам связи, вручением письменного поручения с обязательным размещением поручения в корпоративной Программе контроля исполнения поручений. Во всех случаях постановка задачи должна сопровождаться комментарием руководителя (резолюцией), указывающей на порядок выполнения задачи, сроки исполнения, дату постановки задачи и соисполнителей.
2. Задачи ставятся персоналу по подчиненности, а в случае равных должностей - через их руководителя. В одном поручении/ задаче одновременно указываются все начальники, подчиненные, исполнители и соисполнители смежных служб/ подразделений, привлекаемых к работе над проблемой. Ответственным исполнителем является указанный в поручении первым, остальные - соисполнителями. Организатором взаимодействия между смежными службами/ подразделениями в работе по задаче, контролером качества и своевременности исполнения поручений является начальник Управления делами предприятия.
3. Все задачи/ поручения делятся на обычные и приоритетные, последние в свою очередь подразделяются по приоритету на три категории: желтый, оранжевый, красный и отмечаются в резолюции на документе или в программе контроля соответствующим цветом. Приоритет присваивается задаче, исполнение которой прямо связано с материальными, организационными или административными последствиями для руководства предприятия или с утратой части рынка предприятия (кризисами управления) в степени, влекущей эти риски/ угрозы: желтый – предупредительно-профилактическая фаза; оранжевый – развивающе-угрожающая фаза; красный – опасно-критичная фаза.
4. Всякая переданная для исполнения задача в виде поручения заносится в корпоративную Программу управления предприятием «Директор Деск» (далее - ДД) по установленной форме и уточняется в ней по ходу исполнения. Поручения с истекающим сроком исполнения отмечается розовым цветом, с истекшим сроком исполнения - красным цветом, просроченное (со сроком после даты исполнения) - алым цветом, исполненные поручения - зеленым цветом, остальные цветом не отмечаются.
5. О ходе исполнения поручения ответственный исполнитель сообщает руководству предприятия (лицу, ответственному за осуществление контроля), при этом в случае объективной невозможности исполнения поручения по согласованию с руководством определяет новый срок исполнения, либо меняет конфигурацию задачи. Отсутствие доклада о выполнении поручения расценивается как его неисполнение. Исполнитель не имеет права самостоятельно передавать свое поручение для исполнения другому лицу без согласования с руководством.
При сохранении отданного руководителем поручения в программе, каждый из обозначенных в нем исполнителей тут же получает уведомление на свою корпоративную электронную почту, которая одновременно является его шифр-допуском к корпоративной программе управления и к конкретной задаче.
Так выглядит оформленное поручение в ДД:
Программа ДД дает возможность руководителю предприятия выборочно ограничивать допуск к корпоративной информации с учетом степени ее конфиденциальности. Так, договоры эксплуатации или РСО по конкретным домам объекта, управляющий объектом увидит в программе только по своей части, а главный инженер РСО - за весь рынок компании, но только в части тех РСО, за деятельность которых он отвечает, а Оперативную сводку предприятия увидят в программе всегда все руководители территориальных объединений, но не управляющие объектами.
Всякая служебная проверка по фактам ущерба или провала в предприятии начинается с просмотра работы исполнителей по задаче в данной программе, что уже позволяет руководству получить первичное представление о допущенных нарушениях в процедуре ее исполнения. Для руководства и кадровой службы программа дает возможность оценить распределение нагрузки по исполнителям и эффективность работы их по сравнию друг с другом, а также "пульсацию" деловой активности и, главное - выявить наиболее проблемные службы, подразделения, слабые места/ бреши в работе компании.
Программа ДД снабжена переходом на сайт предприятия и обратно в один клик, а база сохраненных выполненных когда-то поручений - почва для анализа успешных решений однородных проблем для поиска и выработки стандартных эффективных методик, правил и регламентов для Золотой папки (см. здесь мой материал "Устав нашего монастыря").
Отмечайте, комментируйте, подписывайтесь.
Сергей Русанов
