Российские работодатели решили передать бухучет "железным" бухгалтерам. Зарплату им платить не надо, они могут трудиться без обеда и выходных, они не болеют и не конфликтуют. Такие железные коллеги уже умеют обрабатывать платежки, работать со справками о доходах сотрудников и искать ошибки в отчетности.
Журнал «Главбух» выяснил, что среди первопроходцев – ПАО «МТС». Мы связались с главбухом компании Алексеем Дворецких. Он рассказал, какую работу доверили роботам и выиграли ли от этого бухгалтеры-люди.
Зачем заменять людей роботами
Мечта каждого бухгалтера – автоматизация монотонных ручных операций. Представьте, вот вы приходите с утра на работу, а там ждет большой отчет, который требует много времени и концентрации внимания. А еще есть ежедневная рутинная работа, которая тоже отнимает время.
К примеру, надо разносить платежи путем переноса данных из Клиент Банка в биллинг. И как было б здорово, если вот эту разноску можно было б сделать автоматически, нажав всего пару кнопочек и все. И тогда можно спокойно погружаться в отчет.
Отметим, что на страницах журнала "Главбух" тоже есть робот-помощник Гоша, который помогает составлять письма, сверять отчетность, поем и рассказывает анекдоты. Что еще он умеет и как с ним общаться - расскажем далее. А сейчас вернемся к нашей истории.
Вот такая же мечта была и в бухгалтерии ПАО «МТС». Как нам пояснили, Группа МТС состоит из большого количества компаний с различными направлениями бизнеса. Многие из них зачастую имеют специфичные программные продукты, которые исторически внедрялись разными людьми в разное время. Поэтому перенос данных из этих систем в единую учетную систему ERP всегда был головной болью. Много работы приходилось проводить вручную. На это уходили силы и время.
У нас нет задачи заменить роботами бухгалтеров. Цель — освободить их от рутинных операций.
Компания начала обдумывать, как бы сократить время на рутину. Выяснилось, что на Западе эти задачи успешно решают с помощью специальных роботов. Конечно, это не металлический слуга, как в фантастических фильмах.
Хотя представьте, как было б здорово иметь такого железного соседа по рабочему столу, который никогда не устает и все всегда знает. Вот помните из фильма «Звездные войны» золотой помощник-робот C-3PO, который всегда приходит на помощь, когда нужно проанализировать данные, проконсультировать по этикету и сделать перевод так, чтобы встречи разных культур проходили гладко.
В современном мире, конечно же, помощники виртуальные. Речь идет об RPA (robotic process automation), то есть «роботизированной автоматизации процессов» или «виртуальной рабочей силе». Фактически это дополнительный сотрудник, который проводит рутинные операции.
Так у компаний появилась идея использовать таких роботов у себя. Как отметил Алексей Дворецких, у руководства не было задачи заменить реальных сотрудников на роботов. Цель в том, чтобы освободить людей от рутинной работы. Компания рассудила так – мы вкладываем деньги в RPA и в итоге инвестируем в сотрудников.
Логика очень простая. Человек, с которого сняли не приносящую опыта и удовольствия операцию, может сосредоточиться на действительно важных делах. Он получает возможность профессионально расти. А робот лишь помогает ему не утонуть в рутине.
Как познакомить коллектив с новым «железным» сотрудником
Сразу скажем, что сейчас будем описывать опыт ПАО «МТС». Первым делом компания исследовала, какие компании разрабатывают программы по роботизации бухучета и поддерживают их.
Крупнейших игроков на рынке роботов-бухгалтеров сейчас три — из США, Великобритании и Румынии. У каждого свои преимущества и недостатки. Организация встречалась со всеми тремя компаниями, чтобы понять, какой вариант подойдет именно им. В итоге выбрали британский продукт.
Первое испытание роботу досталось не из легких. Его отправили на один из самых сложных участков — биллинг. Тут поясним – это система сбора и анализа информации об использовании телекоммуникационных услуг, выставления счетов абонентам, обработки платежей.
Раньше в компании такой работой занимались люди. Получали выписки по операциям и реестры наличных платежей в текстовом виде, обрабатывали их, запрашивали дополнительную информацию у контрагентов и заносили в биллинговые системы. При этом использовали 57 расчетных счетов, три программы Клиент Банка и четыре различных формата данных.
Такие операции действительно сложный и монотонный труд, в котором легко допустить ошибку. К тому же он занимает много времени. Поэтому именно его компания и выбрала для тестирования.
Как компания обрабатывала выписки банка до и после автоматизации
Внедрить механического помощника получилось не сразу – настраивали робота под биллинг пять месяцев. В первую очередь надо собрать команду специалистов. И вот тут компания столкнулась с первыми же трудностями – таких спецов не было на рынке. Поэтому искали заинтересованных бухгалтеров, айтишников, готовых обучаться и которым интересно что-то новое. В итоге сформировали единую сплоченную команду.
На этом проблемы не закончились. Второй момент, который усложнял работу, – полномочия роботов в системах. Каждый человек, который работает в компании, имеет определенные права доступа. Собственно проблем с этим не возникает. Однако какой доступ можно предоставить роботам?
Это вызывало вопросы, которые обсуждали со всеми заинтересованными подразделениями. Хоть робот беспристрастен и бескорыстен, все же он таит в себе риски. Если конкретнее, то компания боялась утечек персональных данных и другой конфиденциальной информации. В итоге решили для роботов завести отдельные учетные записи с довольно высоким уровнем доступа.
После всех обсуждений начинался основной этап. Тут компания изучала бизнес-процессы, меняла их и далее настраивала роботов. Но не только железного бухгалтера надо было познакомить с коллегами, но и людей надо было обучить работать с роботом.
В итоге пятимесячная работа дала, по мнению Алексея, отличные результаты. Робот автоматически выполнял все операции, которые ранее сотрудники делали вручную. При этом практически без ошибок.
Если говорить на языке цифр – в среднем за месяц робот обрабатывает 115 тысяч платежей. Из них распознает более 93 процентов. Остальное уже вручную вносят сотрудники. Более того, если в исходных файлах от банков или структурных подразделений есть ошибки или неточности, робот сообщает о них.
И компания и сотрудники не могли нарадоваться такому замечательному железному помощнику. Это и сыграло решающую роль и полномочия нового коллеги расширили. Сейчас компания научила их самостоятельно закрывать периоды, обрабатывать запросы справок 2-НДФЛ, находить несоответствия в документах, формировать акты сверок с контрагентами.
На этом решили не останавливаться – в ближайшей перспективе компания планирует автоматизировать процесс сдачи отчетов в налоговую.
Могут ли роботы заменить бухгалтера
А что же насчет сотрудников, спросите вы. Довольны ли они или в штате после внедрения робота прошли сокращения? Да, большинство работников боятся роботов. Но не из-за их «враждебности», хотя фильмов о нападениях железных машин снято не мало. На самом деле опасения можно сформулировать так «Робот будет делать всю мою работу, поэтому меня сократят за ненадобностью».
Как показал опыт ПАО «МТС», сотрудники только рады таким изменениям. Отмечают, что стало больше времени на действительно важные задачи. Уходит ощущение рутинности работы в бухгалтерии — этим занят компьютер, которому все нипочем.
По результатам нашей работы могу точно сказать, что присутствие роботов в бухгалтерии будет только увеличиваться. Да, сейчас такая технология доступна в основном крупным компаниям. Но роботы развиваются, становятся умнее, проще, дешевле. Уверен, что уже через несколько лет такой «невидимый» сотрудник будет по карману абсолютно любой компании. Уже сейчас фирмы, которые занимаются автоматизацией, предлагают типовые решения для бухгалтерии, которые можно бесплатно протестировать.
Роботы не только исполняют рутинные задачи, но и отлично находят ошибки, которые неизбежно появляются в процессе работы бухгалтерии. Они могут сверять огромные массивы цифр и сообщать бухгалтеру, если где-то нашли несовпадение. Мне запомнился один случай на демонстрации такого робота. Представитель компании специально испортил бланк с цифрами: ручкой нарисовал овал так, что он исказил итоговую сумму. Документ передали роботу. Он проанализировал итоговое значение и нашел ошибку. Робот самостоятельно исправил значение, и в базу попала корректная информация.
Алексей Дворецких отметил, что роботы хороши там, где необходимо переносить данные из различных систем либо вносить в учетную систему информацию, обновлять справочники, формировать отчеты и разнообразные формы. Но этого недостаточно, чтобы заменить живого бухгалтера.
Текущее поколение железных работников еще не постигли тех знаний и навыков, которые необходимы на рынке бухгалтерских услуг. Например, они не могут ответить на вопросы налоговиков или составить пояснения для руководителя. Поэтому пока квалифицированным бухгалтерам беспокоиться не о чем: их работа остается востребованной и роботы им не конкуренты.
Чем робот лучше и хуже бухгалтера
Как и обещали, рассказываем вам про нашего Гошу. Он умеет составлять деловые письма директору и коллегам. Вам достаточно обозначить проблему и он сам настроит тексты под вашу ситуацию: добавит конкретику, уберет все лишнее .
Также наш Гоша умеет общаться и с контрагентами. Виртуальный помощник задаст вам короткие вопросы и на основании ваших ответов составит письмо.
Помимо писем наш робот поможет сверить вашу отчетность с декларациями.
А еще Гоша умеет предупреждать, если вы используете опасные способы дробления бизнеса и составит отчет по рискам.
