“Время сейчас такое - верить нельзя никому, даже себе...” Цитата из культового фильма прошлого века “Семнадцать мгновений весны” актуальна по сей день, как в личной жизни, так и в деловой среде.
В бизнесе невозможно доверять и не проверять. Практика показывает: излишняя лояльность чревата большими потерями. Вот три явных причины для того, чтобы контролировать сотрудников:
- Утечка информации
Потеря ценных данных зачастую происходит из-за отсутствия должного контроля. В подтверждение этому - статистика: за прошлый год собственные сотрудники компаний занимались компрометированием чаще, чем виртуальные мошенники извне. Больше остальных пострадали телекоммуникационные и ИТ-компании.
Осознанно или непреднамеренно в 2019 году было похищено около 10 миллиардов записей данных пользователей, что в два раза превышает внешние утечки.
К примеру, один ИТ-специалист, бывший сотрудник американской клиники, сознался в том, что систематически воровал чужие личные данные. Итого за 5 лет “добросовестной” работы хакер-самоучка обокрал не один десяток человек. Доказано как минимум 70 случаев похищения учётных записей почты. Полученные данные “виртуальный вору” были нужны, чтобы войти в социальные сети и добыть личные фото или видео.
Отдельной российской статистики на данный момент нет, но нетрудно предположить, что уровень подобного мошенничества ничуть не ниже. К тому же, регламенты и контроль отлажены слабее, чем в других странах с развитой ИТ-сферой, значит и потери наших компаний выше.
- Офисные сотрудники уделяют мало времени работе
Ещё один побочный эффект отсутствия контроля. Бездельники всегда были, есть и будут. Их разновидностей очень много, самые явные - прокрастинаторы, которые ждут волшебного пинка и безнадёжные “нехочухи”, которые думают, что зарплату им платят лишь за присутствие в офисе.
Подобного рода сотрудники - как паразиты на большом дереве: съедают самое ценное - время и деньги, мешают росту и развитию, а в конечном итоге могут погубить. В интересах компании в кратчайшие сроки вычислить и обезвредить таких специалистов.
- “Удалёнщики” вне зоны видимости
Ещё до начала пандемии коронавируса количество “удалённых” сотрудников компаний в процентном соотношении было велико и росло с каждым годом. Нынешняя ситуация ускорила рост, и на данный момент уже 74% руководителей различных организаций перевели 5% своих сотрудников из офиса домой.
И если находятся те, кто умудряется бездельничать, находясь в офисе, то среди дистанционных специалистов их может оказаться гораздо больше. Хотя бы потому что между сотрудником и менеджером отсутствует обратная связь, руководитель компании вынужден искать время на каждого своего “удалёнщика”, и не всегда может найти. Поэтому свободы действий у специалиста дома гораздо больше. А если он еще и ленивый - пиши пропало.
Проблемы лучше предупредить, чем предотвратить
Главным мотиватором для сотрудников компании всегда было понимание того, что их деятельность находится под вниманием. Есть несколько способов грамотного контроля:
- Уделять большое значение конечному результату работы специалиста. Такой метод покажет в руководителе грамотного и уверенного управленца. А если план работает, значит и команда подобрана правильно. При этом всегда нужно быть готовым к тому, что какой-нибудь сотрудник не сможет уложиться в сроки.
- Давать на выполнение разных задач чёткие сроки. Установить точный график и следовать его правилам, мониторя при этом сроки. Мониторить по четко установленным срокам. В этом случае вырабатывается таймлайн. В творческих заданиях он вряд ли подойдёт, но там, где нужно отработать выполнение операций до автоматизма - точно.
- Анализировать проекты по мере их реализации. Так руководитель будет увереннее себя чувствовать, избегая постоянных проверок. А сотрудник в спокойной обстановке будет более эффективным.
Система - сотрудник
Тратить время на вышеперечисленные методы - затратно. Выход из положения - технические решения. Контролировать сотрудников в офисе и дома проще, используя автоматические системы учёта.
- Они полезны там, где процессы трудно подогнать под регламент (творческие задачи).
- Проще подсчитывать траты на типичные задачи.
- Ускорятся решение процессов.
- Отображаются удачные и неудачные решения.
Как один из примеров идеального образца систем учёта рабочего времени - продукт CrocoTime. Вот его главные преимущества:
Онлайн фотография рабочего стола:
- Отображает, как долго и какую именно задачу выполнял сотрудник. Проблема, при её наличии, решается быстро после анализа рабочего процесса.
- Отмечает, сколько времени действительно было потрачено на полезные и эффективные действия, а сколько было убито на перекурах, за чашками кофе и прогулками по коридорам офиса.
- Даёт понять, какие ресурсы использует сотрудник - нужные или сторонние. В то же время, CrocoTime - максимально лояльный продукт: фиксации заголовков открытых окон нет.
- Помогает выявить “перерабатывающих” и прокрастинирующих сотрудников.
Обладая такой информацией, проще принимать решения по оптимизации рабочих процессов. Факт слежки за компьютерами и сотрудниками отпадает сам собой. Ответ на главный вопрос: нужен ли контроль - да.
