Если ваши совещания часто имеют затяжной характер, не редко обсуждение уходит далеко в сторону от запланированных тем, у присутствующих создается ощущение пустой траты времени, которая ни к чему не приводит, то с большей долей вероятности вы скажете, что провести эффективное совещание за 30 минут – это миф. И будете правы, потому что при таких «симптомах» об эффективности совещания не может быть и речи. Тем не менее, это вполне реально, если не допускать грубых ошибок в использовании этого инструмента управления. Разберем основные ошибки.
Ошибка №1 – игнорировать алгоритм проведения совещания
А ведь он предельно прост, так как включает в себя всего четыре этапа:
- Подготовка
- Вводная часть
- Содержательная часть
- Заключительная часть
На первый взгляд может показаться, что, если отказаться от одного или нескольких этапов, или реализовать их частично, тайминг встречи резко сократится. Однако практика показывает обратное - малейшее нарушение этого алгоритма не только резко увеличивает время, затрачиваемое на мероприятие, но и снижает продуктивность совещания.
Наверное, кто-то и вас скажет, что все это большое заблуждение, что элементарное соблюдение алгоритма не помогает проводить эффективные совещания за 30 минут. И вы снова окажетесь правы, потому что этого мало. На каждом этапе есть свои нюансы, игнорирование которых, приводит к многочисленным ошибкам.
Этап «Подготовка к совещанию»
Ошибка №2 – не определять цель совещания
Это грубая ошибка, которая не только усложняет вам задачу организации мероприятия, но и проводит к хаосу на совещании и обсуждению вопросов по принципу «поговорили и разошлись». Поэтому если вы не хотите провести бесполезную встречу, то начинайте подготовку к ней с определения цели.
Ошибка №3 – не составлять план совещания
Отсутствие плана мероприятия создает много рисков: забыть что-то важное и не сообщить об этом сотрудникам; создать сумбур в своем выступлении и в поисках ясности выйти за рамки установленного тайминга; размыто и бесструктурно донести до подчиненных важные мысли и тем самым сбить их с толку. Наличие же плана позволяет всего этого избежать и добиться ожидаемых от совещания результатов.
Ошибка №4 – не уделять внимание составу участников
Эта ошибка может сильно сказаться на продуктивности и продолжительности встречи. Во-первых, чем больше людей будет присутствовать на совещании, тем больше времени потребуется на то, чтобы выслушать их мнение, ответить на их вопросы и принять итоговое решение. Во-вторых, при большем количестве участников совещания всегда сложнее донести до собравшихся суть сообщения и добиться полноценного понимания и запоминания информации. В-третьих, если приглашенный участник не может ничего привнести в обсуждаемую тему, его присутствие, скорее всего, будет впустую потраченным временем как для него, так и для присутствующих.
Поэтому на собрании всегда должно присутствовать минимальное количество участников, с которыми можно решить обсуждаемый вопрос.
Ошибка №5 – не знакомить сотрудников с повесткой совещания
Если вы действительно хотите уложиться в тайминг совещания, то вам необходимо позаботиться о том, чтобы каждый приглашенный был готов к встрече: знал, на какую дату назначено совещание, и мог спланировать свою текущую работу с учетом мероприятия; знал, о чем пойдет речь, и был готов к продуктивному обсуждению; знал, какие материалы ему понадобятся на совещании, и качественно подготовил их. Изложите все эти детали в повестке совещания и ознакомьте с ней сотрудников не позднее, чем за день до мероприятия, и вы увидите, как это позитивно отразится на качестве совещаний.
Ошибка №6 – не готовить демонстрационные материалы
Замечено, что использование наглядных материалов облегчает восприятие информации, сокращает время на обсуждения и тем самым значительно повышает продуктивность встречи. К тому же заранее подготовленные документы избавляют от необходимости заниматься ими в последний момент или в процессе самого совещания, сохраняя тем самым ваше время, а в некоторых случаях и эмоциональное спокойствие.
Этап «Вводная часть совещания»
Задача вводной части совещания – подготовить его участников к восприятию информации, продуктивному обсуждению намеченных тем и эффективной выработке совместных решений. Именно поэтому допущенные на этом этапе ошибки так дорого обходятся организаторам совещания.
Ошибка №7 – не начать вовремя
Любая отсрочка начала мероприятия автоматически увеличивает тайминг встречи. Именно поэтому совещания должны начинаться ровно в то время, которое указано в повестке. Даже если кто-то из приглашенных участников задерживается, начинайте совещание.
Во-первых, это дисциплинирует опоздавших – они поймут, что совещание в любом случае начнется в указанное время и поэтому опаздывать недопустимо.
Во-вторых, такой мерой вы продемонстрируете свое уважение к вовремя пришедшим сотрудникам и повысите ценность времени каждого члена коллектива.
Ошибка №8 – не договариваться о правилах участия в совещании
Правила дисциплинируют, повышают продуктивность встречи, задавая необходимые ориентиры. Благодаря правилам, вы имеет больше возможностей управлять ходом обсуждения, а значит достигать целей совещания, не выходя за рамки запланированного времени. В свою очередь, отказываясь от правил, вы добровольно передаете право управления встречей абсолютно каждому участнику, что неминуемо ведет к хаосу.
Ошибка №9 – не назначать ответственного за ведение протокола совещания
Допуская такую ошибку, вы рискуете упустить что-то ключевое из озвученного на совещании. Более того протокол, составленный в ходе совещания, дает возможность оперативно проинформировать сотрудников о достигнутых договоренностях и принятых решениях, следовательно, значительно экономит время всего коллектива, позволяя немедленно приступить к исполнению решений.
Ошибка №10 – не напоминать сотрудникам повестку и цель совещания
Даже если вы уверены в хорошей памяти ваших сотрудников, крайне важно напомнить им о темах, которые вы планируете обсудить с ними на совещании, а также погрузить их в контекст этих тем. Это позволит переключить внимание присутствующих с текущих задач на заявленные в совещании темы и обеспечит высокую концентрацию сотрудников на обсуждаемых вопросах. Напомнив о цели, вы зададите ориентир, в направлении которого необходимо будет вести обсуждение.
Ошибка №11 – не подчеркивать ценность совещания
Если этого не делать, то вероятность того, что все сотрудники будут максимально вовлечены в обсуждение, будет крайне мала. Именно поэтому важно подчеркивать связь между темой совещания и интересами присутствующих – той выгодой, которую получит каждый из них в случае достижения намеченной цели.
Этап «Содержательная часть совещания»
Задача содержательной части совещания зависит от цели, которую вы для него установили. И для того чтобы избранная вами цель была успешно достигнута, не допускайте ошибок этого этапа.
Ошибка №12 – не давать участникам права голоса
Совещание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором вы ни были. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Для этого после каждого пункта совещания спрашивайте присутствующих, нет ли у них вопросов или предложений. Если все молчат, но по мимике отдельных участников заметно сомнение, непонимание или сопротивление, обратитесь к каждому из них персонально и попросите прокомментировать свое мнение.
Запомните, чем больше вы вовлекаете людей в процесс обсуждения, тем выше вероятность принять наилучшее решение, к которому будет лояльно большинство сотрудников.
Ошибка №13 – навязывать с самого начала свою позицию
Помните, что должность руководителя придает вашим словам особый вес и те из присутствующих, которые придерживаются противоположных взглядов на рассматриваемую проблему, могут просто не решиться их высказать, чтобы не противоречить начальству. Поэтому, всегда начинайте с выслушивания точки зрения персонала, а после аккуратно излагайте свои мысли, придерживаясь нейтралитета.
Ошибка №14 – не управлять дискуссией
Ранее мы выяснили, что план совещания позволяет управлять дискуссией. Однако этого мало, необходимы дополнительные инструменты, например, вопросы, которые вы можете задавать участникам, переключая их внимание с одной темы на другую или на те аспекты проблемы, которые до сих пор оставались в тени. Это дает возможность выяснить новые важные данные или побудить участников совещания занять более четкую позицию по тому или другому вопросу.
Ошибка №15 – допускать разговоры на отвлеченные темы
Не редко на совещаниях происходит ситуация, когда обсуждение уходит далеко от заявленной темы и вот уже вся группа говорит о чем-то отвлеченном и совершенно не относящемся к сути вопроса. Любой подобный уход в сторону тратит время и отдаляет вас от достижения цели совещания. Поэтому как только вы замечаете подобное, мягко возвращайте всех к теме обсуждения.
Этап «Заключительная часть совещания»
Задача заключительной части совещания – резюмировать встречу и договориться о дальнейших действиях. Если этого не делать, то можете считать, что все, что было до этого – пустая трата сил и времени. Поэтому уделим внимание возможным ошибкам этого этапа.
Ошибка №16 – не подводить итоги
В отсутствии емкого резюме встречи, вам будет сложнее определить мероприятия, которые необходимо осуществить согласно принятому решению. А ответственным за их осуществление труднее воспользоваться этой информацией в своей работе и предоставить ожидаемые от них результаты.
Ошибка №17 – не планировать дальнейшую деятельность
Если на совещании вы четко не определите перечень задач, которые необходимо выполнить, не назначите ответственных за их выполнение, не определите сроки предоставления результатов, то вы рискуете не получить ожидаемых результатов от тех людей, на которых вы рассчитывали, а значит проведете бесполезное совещание.
Ошибка №18 – не вдохновлять на успех
Об эффективности совещания в том числе говорят результаты запланированных на нем мероприятий. Поэтому в ваших же интересах обеспечить высокую результативность труда подчиненных, вдохновляя их на успешную работу.
Как видите, в ходе совещания велика вероятность допустить множество непростительных ошибок, которые превратят возможность организовать эффективное совещание за 30 минут в самый настоящий миф. Хотите воплотить эту возможность в реальность? Приходите на тренинг «Проведение эффективных совещаний», проводимового тренерами Высшей медицинской школы.
- Как сократить время совещания на 30% с сохранением результативности?
- Как обеспечить выполнение задач, полученных на совещании на 100%?
- Как проводить совещания за 30 минут, а не за 3 часа, с сохранением результативности?
- Как превратить совещание из "способа убить время" в инструмент достижения целей?
Ответы на эти и другие вопросы найдутся в тренинге «Проведение эффективных совещаний». Это онлайн-программа, рассчитанная на 8 часов занятий в формате группового взаимодействия с тренером и последующих практических отработок навыков и теоретических знаний.
Тренинг проводится в корпоративном формате по мере формирования группы.
Хотите подать заявку на участие или есть вопросы? Всегда на связи по телефону: +7 (495) 023-61-62.
