Если не использовать специальную терминологию, то управление бизнес-процессами выражается в описании, регламентировании, изменении к лучшему процессов, от которых зависят действия коллектива. Деятельность предприятия представляет собой разнородную среду, кроме того, бизнес-процессы могут осуществляться как человеком, так и механизмом или программой. Поэтому исполнение разных процессов требует индивидуального подхода с использованием наиболее подходящих инструментов управления бизнесом.
Методики управления процессами весьма разнообразны, но их объединяет один общий признак: они всегда настроены на клиента, ориентируются на удовлетворение его потребностей путём повышения качества ценного конечного продукта, будь то косметическое молочко или юридическое сопровождение.
Рассмотрим самые популярные подходы к управлению.
Стандартизация
Стандарт — это задокументированное, простое и интуитивно понятное описание эталона, образца.
Внедрение стандартных операционных процедур обеспечивает:
- надёжность воспроизводимых действий;
- ускорение адаптации новых работников;
- снижение производственных рисков.
Стандарты служат фундаментом для дальнейшей оптимизации процессов.
Улучшение бизнес-процессов
Совершенствование системы управления бизнес-процессами ставит перед собой задачу снижения затрат, уменьшения производственного цикла, минимизирования допускаемых ошибок.
Известно два основных способа оптимизации бизнес-процессов:
- реинжиниринг — прорывной способ, проще говоря, фундаментальное изменение существующей системы;
- кайдзен — непрерывное усовершенствование механизмов управления; принцип непрерывности отличает улучшение от оптимизирования или реинжиниринга: цель изменений известна, однако она не является конечной и выраженной в цифрах.
Подход к управлению бизнесом в стиле «кайдзен» утвердительно отвечает на вопрос о том, могут ли работники участвовать в управлении компанией: менеджеры любого уровня и линейные работники не только могут, но даже должны быть вовлечены в процесс повышения качества бизнес-процессов.
Инфотехнологии
Управление компанией в современных условиях должно предусматривать активное внедрение информационных технологий в производственный процесс.
Информационные бизнес-технологии обеспечивают сбор, обработку, хранение и защиту информации. Информационные технологии управления, помимо перечисленного, имеют встроенные системы выработки управленческих решений. Другими словами, применение информационных технологий позволяет автоматизировать управленческие процессы.
Систематика бизнес-процессов
Все направления деятельности предприятия можно объединить в группы специализированных бизнес-процессов, следовательно, оперативное управление компанией это и есть управление текущими процессами. Процессом называется любая последовательность действий, нацеленная на получение определённых результатов, неизменных от повторения к повторению.
Рассмотрим основные группы бизнес-процессов.
- Управление. К управленческим процессам относят деятельность, которая непосредственно связана с управлением и процессы, направленные на обеспечение выживания организации: конкурентоспособность, развитие, достижение поставленных целей. Отличительными особенностями процессов, регулирующих текущую деятельность компании, являются планирование, организация, учёт, контроль и корректировка производственных действий.
- Производство. Производственные процессы ещё называют основными, поскольку именно они обеспечивают доход компании посредством выпуска продукции: товаров или услуг. Считается, что производственный пакет должен содержать от пяти до девяти основных процессов, поскольку любому человеку, в том числе управляющему, затруднительно удерживать в поле внимания потоки информации, поступающей из большего количества источников. Для понимания схемы производственных бизнес-процессов можно воспользоваться схемой жизненного цикла продукта: они практически идентичны, начиная с этапа исследования потребностей рынка и заканчивая послепродажным сервисом.
- Обеспечение. Обеспечивающие процессы выступают в качестве вспомогательных к производственной деятельности. Например, в каждой компании присутствуют такие поддерживающие бизнес-процессы как кадровое, финансовое, техническое обеспечение.
Продуктивное управление бизнес-процессами предполагает, что у каждой цепочки последовательных действий есть единый менеджер или хозяин процесса. Это сотрудник, на которого возложена ответственность за получение результата и который уполномочен принимать решения, нацеленные на максимальное удовлетворение потребителя.
Цикл управления процессами
Жизненный цикл стандартного бизнес-процесса состоит из нескольких шагов или решений.
- Моделирование и анализ. Моделирование позволяет выявить необходимое для осуществления процесса количество времени и ресурсов (трудовых, сырьевых, финансовых), определить «узкие места», спрогнозировать возникновение проблемных узлов и моментов.
- Описание процессов. Описательная деятельность предполагает дифференциацию процессов и формализацию деятельности с чётким определением, какие компоненты входят в бизнес-процесс, а какие остаются за его пределами. Кроме того, этап описания определяет критерии, по которым оценивается эффективность бизнес-процесса. В этот же период должна происходить документированная фиксация информации о том, каким образом должен осуществляться процесс. Завершает описание назначение должностных лиц, отвечающих за выполнение и результаты тех или иных процессов.
- Разработка стратегии управления непрерывностью бизнеса: обоснование технических и организационных решений, выработанных с целью защиты основных направлений компании от последствий различных инцидентов.
- Внедрение бизнес-процессов. Внедрением называют цепочку запланированных действий, создающих необходимые условия для функционирования бизнес-процессов в том виде, в котором они были описаны.
- Мониторинг позволяет провести оценку эффективности проводимых процессов и соответствия полученных результатов заданным критериям качества. По результатам мониторинга разработчики нередко возвращаются к описательному этапу и вносят коррективы согласно реальным данным.
