Расскажем, как оформлять документы, чтобы расходы на питание сотрудников снизили налоги, рассмотрим учет этих затрат в среднем заработке.
Татьяна Тарасова
Аттестованный аудитор,
главный эксперт по налогам и бухучету, трудовому законодательству «Правовест Аудит»
Можно ли учесть питание в “прибыльных” расходах?
Существуют общие условия, которые должны соблюдаться, чтобы расходы уменьшали налогооблагаемую базу. Они содержатся в статье 252 НК:
- обоснованность трат (они должны быть экономически оправданы);
- документальная подтвержденность (оформление согласно нормам законодательства);
- нацеленность на получение дохода.
Компенсация стоимости питания работников удовлетворяет указанным общим условиям. Однако достаточно ли этого?
Однозначно, нет. Ведь п. 25 ст. 270 НК РФ включает расходы на еду работников в перечень трат, которые не могут уменьшать налог на прибыль. Но этот же пункт и указывает на исключение, при котором снижение налоговой базы возможно. Для этого обсуждаемые расходы должны быть указаны в трудовом или коллективном договоре.
Но и этого по итогу недостаточно. Обратимся к позиции финансового и налогового ведомств (письмо Минфина от 23.07.2018 № 03-03-07/51494, от 09.01.2017 № 03-03-06/1/80065, УФНС по г. Москве от 13.04.2011 № 16-15/035625@).
В разъяснениях оговаривается: т.к. расходы на питание работников являются расходами на оплату труда (п. 4 ст. 255 НК), то для всех сотрудников (по отдельности) нужно определить размер таких трат.
Таким образом, только одновременное соблюдение всех требований (общие условия, закрепление в трудовом договоре и определение конкретной суммы) позволит корректно учесть расходы на питание сотрудников для целей налогообложения прибыли.
Как оформить безвозмездные или льготные обеды?
Где отразить условие об оплате питания работников, чтобы его стоимость снизила налоговую базу?
Как уже говорилось, можно закрепить условие о компенсации питания для каждого работника в коллективном договоре. Один из вариантов - включение соответствующих условий в трудовой договор при приеме на работу.
Бывает, что сотрудники начали работу до принятия организацией решения об обеспечении своих рабочих и служащих бесплатными обедами или иными видами компенсации питания. В таком случае, требуется внести изменения в их трудовые договоры.
Если в трудовом соглашении с работником не хватает необходимых условий, их можно включить в письменное дополнительное соглашение к договору или приложение к нему (ст. 57 ТК)
Руководитель издает приказ о компенсации стоимости указанных расходов, согласно которому в бухгалтерии производят начисление и отражение в учете стоимости обедов.
В бухгалтерском учете компенсацию питания сотрудников можно отразить следующими проводками, например:
1. Дебет 20 (23, 26, 44, 08) (счета учета затрат) Кредит 70 (счет учета расчетов с персоналом по оплате труда) - если компенсация стоимости обедов закреплена в трудовом соглашении и входит в расходы на оплату труда и данные по еде распределяются персонально по рабочим и служащим компании;
2. Дебет 91 (счет учета прочих расходов) Кредит 73 (счет учета расчетов с персоналом по прочим операциям) - если бесплатные обеды не включены в трудовое соглашение, не соответствуют критериям расходов на оплату труда и не распределяются индивидуально по работникам.
Напомним, что для налогового учета питание работников должно быть прописано в их трудовых договорах или коллективном договоре. Иначе расходы не будут уменьшать налогооблагаемую прибыль.
Включать ли компенсацию в средний заработок?
Это вопрос встает, если работник уходит в отпуск, едет в командировку, увольняется и др., потому что в этих случаях требуется определить средний размер заработка.
Средняя зарплата для целей ТК РФ всегда рассчитывается одинаково (ст. 139 ТК РФ). Положение о порядке расчета утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Порядок).
Согласно ст. 129 ТК РФ, в систему оплаты труда входят выплаты, которые зависят от количества, качества и условий труда. Компенсация стоимости питания такой выплатой точно не является. Кроме того, в п. 3 Порядка перечислены выплаты, которые не учитываются в средней зарплате. Туда включена и компенсация стоимости питания.
Состав расходов на оплату труда для целей налога на прибыль (ст. 255 НК) не идентичен расходам на оплату труда в трудовом законодательстве (ст. 129 ТК). Это значит, что учет обсуждаемой выплаты для целей налогообложения не означает ее включение в средний заработок для расчета отпускных, командировочных и т.п. выплат.
Средний заработок нужно рассчитывать и при выплате пособий по нетрудоспособности, а также по беременности и родам. Нужно ли здесь учитывать оплату питания компанией? На это влияет обложение страховыми взносами в ФСС.
Если страховые взносы в ФСС РФ начислялись на компенсацию обедов (иные выплаты и вознаграждения в пользу работника), то компенсация расходов будет учтена в расчете среднего заработка для целей пособий (ч. 2 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ).
Итак, если компенсированная цена обеда вошла в доход работника при расчете страховых взносов в ФСС, то она войдет и в среднюю заработную плату при выплате пособий. Принцип простой и логичный: нет страховых взносов – нет пособий.
