Бухгалтер вправе не принять авансовый отчёт и отказать в возмещении затрат. Подробно о каждом отдельном случае.
Нет отметки ИЦ
Приказ МВД от 14.02.2017г N65 запрещает работнику бухгалтерии принимать к учёту авансовый отчёт сотрудника при отсутствии отметки информационного центра (п. 91 Приказа).
Сотрудник обязан в течение трех дней после возвращения к месту постоянной работы сдать статистическую карту. Форма такой карты утверждена также Приказом N65.
И только после того, как на командировочном удостоверении окажется пометка "Статкарта в ИЦ сдана" с датой и подписью, бухгалтер вправе закрывать авансовый отчёт.
Утеряны документы
При потере командировочного удостоверения бухгалтер не сможет закрыть аванс и возместить перерасход по командировке.
Сотруднику придётся восстанавливать удостоверение и вновь ставить на нем отметки в месте командирования.
Если же утеряны документы на проезд или документы на проживание, бухгалтер примет авансовый отчёт. Но возместит только подтвержденные оправдательным и документами расходы.
Отрицательный ответ на запрос о проживании
При проверке документов на проживание бухгалтер вправе направить запрос о проживании в гостиницу, где останавливался сотрудник.
И только после получения положительного ответа о факте проживания сотрудника возмещать расходы и закрывать авансовый отчёт.
При отрицательном ответе бухгалтер не только не возместит затраты, но и обязан будет сообщить о сложившейся ситуации руководителю учреждения. Может иметь место подлог документов.
Какие ещё ситуации отказа сотруднику были в вашей практике? Пишите в комментариях.
С уважением, Дарья Сергеевна.