Руководители маленьких компаний зачастую совершают ошибки, а все потому, что не уделяют достаточного внимания бизнес-процессам. Все их внимание в первую очередь сосредоточенно на росте прибыли и увеличении продаж. И, только на второе место ставятся задачи по описанию и структурированию рабочих процессов, ошибочно полагая, что это важнее для крупных организаций.Для маленькой компании разработка бизнес-процесса проста в своем исполнении. Правильно описанные процессы и верно подобранные способы автоматизации, смогут помочь в росте и развитии организации.Хотите контролировать всю работу организации? Сконструируйте все бизнес-процессы с самого начала развития бизнеса.
Что подразумевает собой бизнес-процесс?
Это взаимосвязь различных задач (цепочек действий), помогающих в создании услуг или определенного товара для клиентов. Например, оплата счетов, утверждение отпуска, контроль расхода материалов, реализация заказа в интернет-магазине и т.п.
Рабочие процессы состоят из трех этапов:
- Поддержка;
- операция;
- управление.
Они, в свою очередь, подразделяются на под-процессы.
Создание бизнес-процесса довольно не простая вещь и больше подходит для крупных организаций, предполагает следующее:
- Сбор необходимой информации;
- описание уже имеющихся бизнес-процессов;
- анализ полученных данных. Описание того, чего хотелось бы получить. Определение всех сложностей;
- создание плана. Пропись всех взаимосвязей. Назначение ролей и ответственных сотрудников;
- формирование процесса в системе (CRM, BPM);
- обучение рабочего персонала.
Веб компания WM предлагает своим клиентам создание сайта на системе управления 1С-Битрикс с интеграцией сайта с CRM Битрикс24.
Как происходят бизнес-процессы в небольшой организации?
Для маленькой и еще молодой компании существует упрощенный вариант организаций бизнес-процессов, главными из которых являются:
- Обработка заказов;
- общение с клиентами;
- взаимодействия с поставщиками.
Чтобы понять, какие наиболее важными будут бизнес-процессы, необходимо проанализировать часто повторяющиеся проблемы.
ПримерыВы получаете постоянные жалобы от поставщиков о просрочках по оплате. Проблему надо искать в следующем — либо бухгалтер не проводит во время счета, либо документы, подлежащие к оплате, ожидают очередь на подпись директора.
Клиенты постоянно жалуются на отсутствие достаточного количества товара в магазине или на складе. Необходимо решить проблемы с процессами закупок.
Потеря клиентов. Проблема кроется в недостаточной коммуникации с покупателями.
Что делать? Пошаговая инструкция
- Определить и сформировать как можно быстрее основу бизнес-процесса.
- Определить проблему.
- Провести исследования по каждому проблемному пункту, и найти места, в которых образуются сложности и задержки.
- Описать идеальный процесс работы:Кто будет участвовать, и кто на каком этапе за что будет отвечать;
какая информация на каждом этапе будет передаваться от одного сотрудника к другому;
сроки завершения процесса. - Представить блок-схему или сразу выполнить программу в BPM/CRM.
- Выбрать ответственных за каждый процесс, дать разъяснения по работе.
Веб студия «WM» готова взять на себя организацию бизнес-процессов вашей компании.
Одни из важных услуг, которые предлагает наша организация, это:
- Интеграция 1С с корпоративным порталом;
- интеграция магазина с 1С УТ (УНФ);
- поддержка сайта;
Бизнес-процесс «Взаимодействие с потребителем» на реальном примере
Выделим основные этапы, имея в виду, что каждый случай имеет свои особенности и более конкретные шаги.
Каким образом в вашей организации обрабатываются заявки клиентов?
- Распределяются ваши клиенты по группам (размер сделки, их местонахождение, тематика)?
- Знает менеджер вашей компании, как вести клиента от первого обращения до оплаты? Какие четкие шаги нужно выполнять?
- Систематизирован ли процесс повторных продаж, и насколько?
- С какой систематичностью от вас уходят клиенты? Не успеваете оформить документацию, своевременно напомнить, дать ответ на письмо или позвонить?
Чем подробнее вы составите структуру и описание бизнес-процесса взаимодействия с потребителем, тем больше шансов на успех у вас появится, и тем лояльнее будет клиент. Следовательно, вероятность повторных продаж, прибыль и шанс на дальнейший рост вашей компании увеличатся.
Примерное описание данного бизнес-процесса
- Берем любой контакт клиента (лид) — электронная почта, телефон, письмо от него, заказ с сайта, визитная карточка с выставки и т.п.
- Передаем его свободному менеджеру компании, либо выбираем по определенному критерию: месторасположение, тема сделки, сумма сделки.
- Связываемся с клиентом и уточняем информацию.
- Подготавливаем коммерческое предложение и отправляем заказчику. Назначаем встречу. Предоставляем уточняющую информацию по средствам буклета, презентации и т.п.
- Спустя некоторое время напоминаем о себе телефонным звонком или письмом.
- Подготавливаем и высылаем пакет документов. Предварительно согласовываем их с юр. отделом и бухгалтерией.
- Выставляем счет.
- Закрываем сделку.
Второстепенные бизнес-процессы
Их важность заключается в помощи оперативного роста организации, без утраты правильного учета управления и финансирования.
Битрикс24 выявил 6 таких бизнес-процессов, «тормозящих» компанию. Именно эти процессы при сборе документов отнимают много времени у сотрудников, которые ожидают утверждения или подписи:
- Учет исходящих документов.
- Учет входящих документов.
- Счет на оплату.
- Заявление на командировку.
- Заявление на отпуск.
- Выдача наличных.
Бизнес-процесс не статичен. Естественное, что подвергается изменениям — это периодическая настройка процесса, смена количества его этапов и участников.
Выделив некоторое время на рассмотрение и описание процесса, вы сможете его автоматизировать без лишних проблем. Но, и результат не заставит себя ждать — вы освободите себя от сотни мелких вопросов.
подробнее на нашем сайте https://mactersait.ru/news/novosti-veb-tekhnologiy/biznes-protsessy-nebolshie-kompanii-realnye-problemy/
