Командировочные расходы и расчеты в 1С Бухгалтерии

Авансовый отчет по командировке на территории Российской Федерации (тип операции – Авансовый командировочный отчет).

Пример

Работник компании «Швейная фабрика» В.А. Николаев был направлен в командировку в СПБ на период с 18 по 21 августа текущего года (4 дня). Исходя из положения компании о командировках суточная величина командировочных для территории РФ составляет 700 рублей. Работнику был выдан аванс на соответствующие расходы величиной в 17 тысяч рублей. 24 августа сотрудник предоставил бухгалтерии отчет и документацию по командировочным расходам. Рассматриваемая компания применяет ОСН, метод начисления и ПБУ 18/02.

Предоставление аванса на расходы, касающиеся командировки

Финансы переводятся на личный счет работника в качестве командировочного аванса. Используется акт списания с расчетного счета (рис. 1)

• Сперва требуется перейти в меню Банк и касса и выбрать пункт Банковские выписки.
• При помощи пункта Списание формируется новый документ. Также можно открыть уже готовый документ.
• Далее выбирается тип операции Перечисление подотчетному лицу.
• После этого пользователь 1С Бухгалтерия 8.3 должен заполнить документ следующим образом:
• графе Счет учета выбирается баланс №51;
• далее указывается получатель (сотрудник), а также объем финансовой операции;
• в графе Статья расходов требуется выбрать статью перемещения денежных средств с типом Прочие платежи по текущим операциям.
• Далее выбирается пункт Подтверждено выпиской банка и нажимается кнопка Провести.

Пункт ДтКт позволяет ознакомиться с итогом реализации документа (рис. 2).

Предоставление авансового отчета работников

В данном случае отображены командировочные расходы и затраты, а также принят к учету входной НДС. Используется акт под названием Авансовый отчет (рис. 3 - 5):

• Для начала нужно перейти в меню Банк и касса и выбрать пункт Авансовые отчеты.
• Затем выбирается пункт Создать и формируется рассматриваемый акт (рис. 3).
• В графе От указывается дата утверждения отчета.
• Далее в графу Сотрудник вносится подотчетное лицо.
• В графах Период С… По… указывается командировочное время.
• Затем по одноименной ссылке выбирается форма Суточные. В ней следует перепроверить суточную ставку, а также счет и статью расходов (рис. 4). При помощи пункта Добавить можно внести нормы для других стран.
• Далее пользователю 1С Бухгалтерия необходимо перейти к документации, при помощи которой регистрировалось предоставление работнику под отчет денег. Для этого применяется ссылка Аванс (рис. 4).
• При помощи пункта Добавить заполняется таблица (требуется вносить только расходы, оплаченные за счет подотчетных финансов, суточные в таблицу не вносятся):
• в полях Документ, Номер и Дата необходимо указать соответствующие сведения;
• далее в соответствующие поля вносятся размер и ставка НДС. Конечные суммы будут вычислены автоматически;
• в поле Поставщик выбирается соответствующий контрагент по графам, в которых планируется прием НДС к вычету;
• в поля Счет затрат и Субконто вносятся баланс расходов и соответствующая аналитика. Они будут идентичны для учета по бухгалтерии и налогам.
• Внизу авансового отчета отображается формула с историей выданных авансов и вычислением расходов с остатком по нему. В нее включаются сугубо командировочные затраты, оплаченные подотчетными финансами.
• Для отображения командировочных билетов используется отдельная форма, которая открывается по соответствующей ссылке, расположенной внизу документа. Они могут быть выбраны из одноименного справочника при помощи пункта Добавить. Вместе с этим указываются и дополнительные сведения по билетам (рис.5).
• Далее заполняются графы Назначение и Приложение.
• Для завершения выбирается пункт Провести.

Действия с билетами отображаются при помощи акта Поступление билетов с соответствующим типом операции (рис. 6). Его можно сформировать из меню Покупки, либо непосредственно в шаблоне элемента соответствующего справочника (рис. 5). Для организаций, применяющих Smartway, рассматриваемые сведения будут внесены в справочник в автоматическом режиме.

Пункт ДтКт позволяет ознакомиться с итогом реализации документа (рис. 7).

Принятие НДС к вычету

При реализации авансового командировочного отчета в автоматическом режиме формируются и реализуются акты Счет-фактура полученный для каждого его поля, содержащего размер НДС. Открыть составленный счет-фактуру можно посредством перехода к иерархическому перечню связанной документации (выбирается соответствующий пункт) (рис. 8). Далее нужно выбрать документ и открыть его двойным кликом. В появившемся акте можно активировать пункт Оригинал получен. Все рассмотренные акты формируют проводки по вычету НДС (рис. 8).

В книге приобретений (находится в меню Отчеты) проездная документация и БСО, предоставленные гостиницами, показаны с кодом типа операции №23 (рис. 9).

Возврат неиспользованных финансов компании

Рассматриваемая процедура в 1С Бухгалтерский учет выполняется при помощи документа Поступление наличных (рис. 10):

• Сначала в меню Банк и касса выбирается пункт Кассовые документы, после чего нажимается кнопка Поступление.
• В графе Вид операции необходимо выбрать вариант Возврат от подотчетного лица.
• В графе Подотчетное лицо указывается сотрудник, предоставляющий финансы. Также требуется объем возвращаемых средств.
• В графе Статья доходов указывается или перепроверяется статья перемещения финансов с типом перемещения Прочие поступления по текущим операциям.
• В блоке Реквизиты для печатной формы указываются соответствующие сведения для печатного варианта.
• Далее выбирается пункт Провести.

Пункт ДтКт позволяет ознакомиться с итогом реализации документа (рис. 11).

Чтобы проанализировать расчеты с сотрудником, следует использовать оборотно-сальдовую ведомость по счету для баланса 71.01 (рис.12).

Программный продукт 1С Бухгалтерия вы можете взять у нас в аренду за 1000 рублей в месяц.