Компания Такском провела вебинар «Вопросы развития ЭДО, ЭП и электронных транспортных документов». Спикером на мероприятии выступил Фёдор Новиков, начальник управления электронного документооборота ФНС России.
Эксперт поделился аналитическими данными, полученными ФНС на конец 2019 года. Участниками бумажного документооборота до сих пор являются:
- 3,7 млн юрлиц;
- 4 млн ИП;
- 72 млн физлиц.
В бумажном виде генерируется:
- 150 млн договоров с физлицами;
- 40 млн договоров с юрлицами и ИП;
- 1,8 млрд транспортных накладных;
- 4,5 млрд счетов-фактур;
- 5 млрд первичных учётных документов.
Исследование было проведено с участием операторов ЭДО и по данным опросов представителей бизнеса. Оно показало, что у компаний появляется серьезный резерв по экономии на затратах в случае перехода на ЭДО: на обработку документов, их печать, хранение, на отправку почтой или через курьерские службы.
Безусловно, необходимы первоначальные вложения, подчеркнул эксперт. Также срок окупаемости внедрения ЭДО будет различным у компаний – в зависимости от масштабов бизнеса, сферы деятельности и других факторов.
Почему до сих пор не все перешли на ЭДО
Помимо барьеров, которые есть у представителей бизнеса, выражающиеся, в частности, в необходимости перестройки некоторых бизнес-процессов, расходах на внедрение ЭДО и в целом привычки работать «на бумаге», есть определённые ограничения со стороны отсутствия необходимых регуляторных норм. Например, для многих электронных документов отсутствуют утвержденные форматы, нет однозначных правил хранения и т. д.
Зачем нужно стандартизировать форматы
Основная выгода работы с документами в электронной форме при b2b-документообороте – это автоматизация структурирования входящей информации. Но если разные участники рынка создают свои документы, то это приводит к необходимости подстраиваться друг под друга, что не всегда удобно. Чем больше документов будут стандартизированы государством и предложены рынку, тем проще будет рынку, так как компании не придётся договариваться с контрагентом по каждому отдельному случаю.
Ещё один момент заключается в том, что документ не заканчивает своё существование после того, как был отправлен и принят партнёром: его иногда нужно представлять в соответствующие контролирующие органы. Удобно, чтобы можно было это сделать в его «первозданной» форме, не меняя его структуры, не переводя в бумажный вид и т. д. Ст. 93 НК РФ ограничивает представление документов в электронной форме: это можно сделать, только если документ создан по форматам, утверждённым ФНС России. Соответственно, чем больше будет таких форматов, тем больше возможностей будет у бизнеса использовать их в рамках контрольных мероприятий, заключил спикер.
Хранение электронных документов
Приняв документ от контрагента, его нужно должным образом хранить. Хранение ЭД до сих пор должным образом не отрегулировано, в частности, не закреплено, как подтвердить его юридическую значимость после истечения срока действия ключа электронной подписи. Стандартный срок действия, напомнил Фёдор Новиков, – 1 год и 3 месяца, в некоторых случаях он может достигать 3 года. Сейчас рассматривается законопроект Минэкономразвития (в рамках национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации») о хранении электронных документов, о переводе бумажных документов в электронную форму (с последующим уничтожением оригиналов) для хранения в электронных архивах. Он снимет ряд вопросов относительно ЭДО, рассчитывает представитель ФНС.
Помимо утверждения правил хранения, в этой области планируется разработать типовые сценарии создания электронного дубликата документа и конвертации ЭД, сформировать требования к организациям, которые осуществляют хранение, конвертацию и создание дубликатов электронных документов, а также – разработать ПО для визуализации ЭД.
Какие мероприятия также необходимы
Помимо разработки непосредственно форматов электронных документов, нужно утвердить единые требования к порядку разработки, описания, утверждения и публикации форматов. Это упростит работу разработчиков ПО для ЭДО: появится возможность гибкого применения в форматах документов отдельных типовых данных и блоков информации (метаданных). ФНС России планирует, что все последующие форматы будут разработаны на основе уже существующих.
Целесообразно также создать сервис, позволяющий оперативно получать информацию об утвержденных и действующих форматах, поделился планами представитель налоговой службы.
В числе других мероприятий Фёдор Новиков назвал утверждение востребованных форматов. Они будут определяться исходя из двух критериев:
- по наибольшему спросу у бизнеса – форматов каких документов больше всего не хватает;
- документы должны быть взаимодополняемы, участвовать в одном бизнес-процессе.
По аналогии с универсальным передаточным документом (УПД), государство планирует сохранить возможность установления обязательных реквизитов документа и возможности внесения дополнительной информации – то есть обязательных и свободных полей в ЭД.
Один из самых приоритетных документов, над разработкой формата которого сейчас трудятся сотрудники ФНС – это договор. Здесь много сложностей, поскольку шаблон договора может сильно отличаться в организациях, и нужно максимально учесть все моменты.
Облачная электронная подпись и мобильные решения
Прежде, чем отправить документ, чтобы придать ему юридическую силу, его нужно подписать. Помимо того, что нужно обеспечить электронной подписью всех хозяйствующих субъектов, нужно также продумать вопрос хранения ЭП не на специальных носителях, а на сервере ФНС России, то есть вопрос так называемых облачных ЭП. Также это называют удалённым использованием ключей ЭП. Видится необходимость и в реализации мобильных решений в области электронной подписи, чтобы работать с нею можно было не только со стационарного ПК.
Межоператорский роуминг – на законодательном уровне
Ещё один блок вопросов связан с проблемами при передаче электронных документов от одного хозяйствующего субъекта к другому. Приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н утверждает порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с применением УКЭП. Обмен по ТКС подразумевает передачу документа через оператора ЭДО. Если организации пользуются услугами разных операторов, то им приходится либо подключаться к оператору контрагента, либо осуществлять документооборот на бумаге. Решить этот вопрос позволяет роуминг между операторами ЭДО, когда контрагенты разных операторов могут свободно и без лишних действий обмениваться друг с другом ЭД. Законодатель планирует ввести обязательный межоператорский роуминг.
В целом крайне необходимо утвердить единый порядок обмена ЭД между хозяйствующими субъектами, разработать НПА, которые бы регулировали рынок услуг операторов ЭДО. Из этого возникает следующая необходимость – наделить определённую организацию (вероятно – саму ФНС России) полномочиями регулятора этого рынка, который будет следить за соблюдением установленных норм.
Инструменты цифровизации бизнес-процессов
Постепенно бизнес переходит в единое цифровое пространство: за последние годы в России были внедрены проекты маркировки и онлайн-касс, системы ЕГАИС и Меркурий, также всё больше типов отчётности должны сдаваться в госорганы в электронном виде. Но это лишь то, что касается b2g-взаимодействия.
Помимо этого, всё больше предприятий переход на b2b-документооборот, в частности, это вызвано обязанностью применять ЭДО и обмениваться электронным УПД при торговле маркированным товаром. Легально это можно делать только через оператора ЭДО (приказ Минфина № 174-н). Сергей Анисимов, менеджер проекта Такском, рассказал о решениях, которые предлагает компания для ЭДО:
- Сверься – онлайн-сервис для сверки с контрагентами по НДС;
- Такском-Досье – сервис по моментальной проверке контрагентов из открытых источников.
Такском регулярно проводит онлайн-мероприятия с экспертами ФНС и независимыми бухгалтерами и аудиторами. Ознакомиться с графиком ближайших вебинаров можно на странице обучающего центра.
