Нынче вопрос письменной коммуникации и вообще актуален, и в связи с переходом на удалёнку стал вообще чуть ли не номером первым (не считая конечно совещаний по видео-связи)))).
Собственно поэтому в статье - несколько важных аспектов письменной коммуникации и крутая идея о том, как легко сделать её более результативной.
Чем отличается письменная коммуникация от устной?
- Письменная коммуникация требует больше времени.
В этом очевидно её ограничение (дольше писать, дольше читать, дольше ждать ответа), привет всем любителям аудиосообщений)))
Однако в этом же и её несомненный плюс: можно обдумать своё сообщение (сложнее "ляпнуть" что-то, о чём потом придётся жалеть), переписать его, остыть от эмоций...
А ещё - если цель коммуникации серьёзная и цена вопроса/риски высоки - у вас есть время показать сообщение другому человеку (проверить его понятность, отсутствие обидных словечек и пр.).
- В письменной коммуникации значительно уменьшена возможность эмоционального влияния.
Это снова минус: нельзя сыграть голосом, мимикой, дополнить впечатление изменением позы, дистанции, жестами, - в помощь только смайлы (которые кстати ещё и бесят многих, особенно в деловой коммуникации) и знаки препинания.
И это снова плюс: нет риска, что в самый неподходящий момент (например, при назывании цены в продажах) дрогнет голос или выдаст скрытую эмоцию выражение лица/ухмылка/нервный жест/лишний звук.
- В письменной коммуникации отсутствует мгновенная обратная связь.
В ней невозможно считать по лицу и голосу собеседника его отношение к сообщению, а на каждый вопрос приходится дожидаться ответа, иногда подолгу - см.пункт 1))) А значит, сложно и откорректировать своё сообщение (в отличие от устной коммуникации, где можно сразу объяснить, что вы имели в виду).
Ну и ещё ряд особенностей, требующих концентрации внимания и перепроверки:
- Грамотность (или её отсутствие), которая бросается в глаза, и порой вызывает у собеседников сильные негативные эмоции.
- Автозамены и опечатки, которые иногда создают смешные ситуации, а иногда и оскорбительные (как на картинке чуть ниже).
- Риск технических сбоев - например, когда сообщения доставляются не по очереди, и это искажает весь смысл коммуникации.
Как же повысить эффективность письменной коммуникации?
Конечно, первым (и основным) делом грамотно сформулировать КОНТЕКСТ! ➡️
А именно - то, что позволит собеседнику быстро войти в ситуацию и понять, что от него хотят.
Это может быть:
- Вводная информация (ваше представление, если вы недавно познакомились, упоминание договорённостей, тема текущей переписки, ваша цель и пр.).
- Предыстория (история вашего знакомства, отсылки к прошлому сотрудничеству, ситуация, которая привела к необходимости текущей коммуникации и т.п.).
- Важные факты (номера и даты документов, места их хранения, если вы просите что-то переслать, чёткие наименования и пр.).
То есть, как надо:
Вася, привет. Это Маша из оптового отдела. На прошлой неделе на совещании по вопросу выращивания лилий мы говорили про органические удобрения, и ты обещал мне переслать доклад 2018 года на эту тему. Скинь его, пожалуйста.
Как не надо:
Вася, привет, скинь доклад.
И Вася пишет: Ты кто?!
Вы: Я Маша.
А он: Какая Маша?
А вы: Из оптового отдела.
А он: Ну ладно, и какой тебе доклад от меня нужен?!
А вы ему: Про лилии.
И он такой: У меня их 488, я вообще-то на лилиях специализируюсь! Тебе какой?!
А вы: Ну про удобрения!
А он: Пипипи, половина из них про удобрения! Химические?!
Вы: Ты дурак что ли, органические!
…
Ну в общем вы поняли)))
Контекст - мощная штука. Пользуетесь?
