Фундаментом управленческой деятельности, являются инструменты планирования, которые позволяют достигнуть поставленную цель, благодаря правильному применению ресурсов. Планирование своей работы, залог успешного завершения дня и получение удовольствия от результатов.
Давайте рассмотрим инструменты планирования.
1. Список дел на день с распределением по приоритетности, дополняется список поступившими задачами в течение рабочего дня.
Пример шаблона для руководителя отдела продаж. Фиксируются все задачи, которые приближают к цели.
2. Диаграмма Ганта.
Наглядная, простая диаграмма, как инструмент планирования давно завоевала популярность среди управленцев.
Задаются 2 оси: по вертикали фиксируются задачи, по горизонтали проставляется дата/время.
Применяется для планирования и разработки проектов, дальнесрочных на год или два, а также краткосрочных на месяц неделю.
Мы можем увидеть, какие задачи ежедневные, сколько могут отнимать времени, если рутинные возможно делегировать сотрудникам.
Позволяет увидеть, какой месяц загружен максимально насколько это эффективно и реально.
3. Матрица Эйзенхауэра.
Для расстановки приоритетов рассмотрим еще один инструмент планирования Матрица Эйзенхауэра. По горизонтальной оси графика оценивается - срочность, по вертикальной – важность. Пересечение осей, образует четыре зоны с разными приоритетами: важно и срочно; важно, но не срочно; срочно, но не важно; неважно и не срочно. Остается только поместить свои ежедневные задачи в соответствующий квадрат.
В первый квадрат Срочно и Важно относятся задачи, которым уделяем 10-15% рабочего времени, т.е задачи, которые необходимо выполнить в определенное время и сразу. Например, отправить отчет по результатам продаж ген.директору, согласовать расходы на запуск акции, заполнить карты KPI и т.д.
Во второй квадрат Важно, но Не срочно попадают задачи, результат которых можно увидеть, через определенное время, например знакомство со стажером, назначение наставника, прослушивание аудиозаписей сотрудников отдела продаж и т.д. Для успешной работы необходимо ежедневно уделять задачам этой категории 60-70% своего времени, это обеспечит достижение поставленных целей.
В третий квадрат Срочно, но Не важно попадают задачи, которые можно делегировать своим подчиненным. Задачам этой группы необходимо уделять не более 15-30% времени.
В последний квадрат Не срочно и Неважно попадают задачи бесполезные, которые не ведут к достижению цели.
