Часто ли вы присутствовали на мероприятии, где обошлось бы без косяков? Всё началось вовремя, техника не сбоила и все были довольны и счастливы? Вы уже смирились с тем, что без накладок не обходится и считаете что сделать отлично невозможно? Отнюдь. Просто большинство организаторов по неведомым причинам относятся к организации как к чему-то, что случится само собой, а аудитория придет к ним даже если сделать анонс за час до начала. Ведь они такие офигенные, неужели никто этого не видит?!
Думаете без большого опыта сделать хорошее мероприятие и не сгореть от стыда нельзя? Конечно можно. Вот один из способов организовать качественное мероприятие для тех, кто никогда этого не делал профессионально.
Осторожно, дальше много букв и многостраничные документы. Если вы боитесь, то лучше не читайте дальше, а посмотрите вот на эту картинку.
Итак,
Нам нужен план! Да, знаю, звучит скучно. Но большинство любит прокрастинировать, а значит без плана не обойтись. Как бы вы ни хотели, одновременно встречать гостей, печатать забытые бейджи и в ужасе бегать по окрестностям в поисках презентера (в народе кликера) невозможно. Ну, по крайней мере сделать это незаметно для окружающих точно будет сложно. А ведь люди, которые пришли на мероприятие оценивают вас. Да-да.
Как выглядит правильный календарный план? Как диаграмма Ганта (это проще, чем кажется), где написано что надо сделать, когда и кто за это отвечает. Вот пример моего календарного плана.
Чек-листы. «Что, опять документы?» — спросите вы. Да, опять документы. Дело в том, что любое мероприятие зависит от кучи факторов, их может быть более ста. Согласитесь, держать в голове сразу сто параметров и следить за выполнением их всех одновременно без подсказки почти невозможно. К счастью, в организации мероприятий за шпаргалки не выгоняют.
Что такое чек-лист? По сути это список вещей и дел без которых ваше мероприятие превратится в тыкву. Обычно я делаю такие чек-листы:
- Что надо произвести? Производство занимает время. Это и подготовка контента, и создание дизайн-макета и, собственно, сама печать. Здесь критично успеть все по срокам, ведь если вы не сделаете это вовремя, то чего-то на мероприятии просто не будет.
- Что надо взять с собой? Мероприятие — это всегда суматоха. Так что не поленитесь и составьте список того, без чего на площадке вам будет очень грустно. Поговаривают, что матерые ивентщики специально собирают себе целые коробки, где хранят всё то, что может им пригодиться на мероприятии. Начиная от отверток и батареек и заканчивая нитками, иголками, успокоительным и лаком для волос.
- Боевая готовность. Это проверка всех блоков мероприятия за час до начала. К этому моменту вся техника должна быть настроена и работоспособна, все оформление завершено, а вся команда — в боевой готовности.
Вот так выглядит хороший чек-лист (несколько вкладок!).
Анонсирование. Нужно заранее красиво и «вкусно» анонсировать мероприятие. Каждый раз удивляюсь, но есть огромное количество горе-организаторов, которые прибегают с криками АТАС за день до мероприятия и просят СРОЧНО везде разместить анонсы. Не надо так!
Что входит в понятие «вкусного» анонса? Интересный литературный текст с человеческим посылом + классная картинка, желательно сделанная людьми с прямыми руками (дизайнерами). Что есть на картинке: основной посыл, дата, время, место проведения, основной спикер или гость (если применимо), логотипы организаторов и партнеров (если применимо). А теперь самое важное. Все это должно у вас быть НЕ ПОЗДНЕЕ ЧЕМ ЗА НЕДЕЛЮ ДО МЕРОПРИЯТИЯ. Для особо талантливых: ХОТЯ БЫ ЗА СЕМЬ ДНЕЙ! Это минимальный срок, если анонс выпускается позже, количество пришедших сократится драматически. Для крупных мероприятий сроки анонсирования больше. Вы же не хотите сделать мероприятие на которое никто не придет, правда? Вы же делаете его для других. Каким бы крутым ни было ваше мероприятие, если вы анонсируете его за час до начала, к вам придет в лучшем случае 10% от потенциальной аудитории. Чем больше людей узнает о вашем событии, тем лучше. Поэтому не бойтесь привлекать инфопартнеров: паблики в соцсетях, СМИ, обменяйтесь афишами в конце концов!
Сценарии. Если ваше мероприятие чуть сложнее, чем проведение открытой лекции с одним выступлением, вам нужен сделать два документа (Да, опять. Да, я —зануда). Сценарий —это текст по ролям как в детском утреннике, где расписано кто за кем выходит и что говорит (сами реплики ведущего или описание — «выступление Зайчика и Снежинки»). Сценарий — это основной документ ведущего. Он должен получить его не позднее, чем за 24 часа до начала мероприятия. Технический сценарий — это документ, где выстроена последовательность происходящего, описано звуковое и световое сопровождение, картинка на каждом из экранов (если экран один и там просто листается презентация, то можно этот пункт упростить). Технический сценарий — это основной рабочий документ для всей команды: фотографа, видеооператора, выступающих, волонтеров, самого организатора в конце концов. Технический сценарий команда должна получить не позднее, чем за 24 часа до начала мероприятия. Вот так выглядят эти чудесные документы:
Рефлексия. Мероприятие прошло, вы чувствуете эйфорию и усталость, обнимаетесь с командой, бежите домой и блаженно засыпаете, да? Ну, почти. Ошибка большинства организаторов — это расслабиться когда ушли зрители. Однако наша с вами работа начинается раньше, чем они приходят (монтаж и подготовка площадки) и заканчивается позже (демонтаж). Если про монтаж многие догадываются, что надо прийти пораньше и все подготовить и настроить, то вот про важность демонтажа часто забывают. А ведь корректный демонтаж — гарантия того, что вы увезете с площадки все то, что привезли, а не потеряете где-то по пути все деньги, документы и любимые ножницы. И тут, вы не поверите, тоже нужен документ. Но он совсем простой, правда! Это просто список того, что вы привезли. А значит, должны и увезти. Элементарно. Теперь вы защищены от утери любимых ножниц и даже документов. Если звучит неубедительно, просто поверьте на слово человеку, который за пять лет опыта организации мероприятий потерял два ноутбука, несчетное количество презентеров и любимые туфли.
— Ну теперь то всё?
— Простите, нет!
Еще есть куча разных лайфхаков и других шаблонов, которые вам бы пригодились: как поставить задачу дизайнеру и не сойти с ума, как сделать регистрацию на мероприятия и зачем она нужна, как сделать техническое задание для видеооператора и фотографа, как продумать навигацию, как реализовать зону регистрации, как рассчитать кейтеринговое меню, как работать с авторскими правами, как составить монтажный план, что бы такое новенькое и классное придумать. Возможно, в следующий раз я расскажу вам об этом.
