С самого рождения нас сопровождают очень важные документы. Как только мы родились, нам выдаются свидетельство о рождении, полис ОМС и СНИЛС. По мере взросления появляются новые документы, такие как паспорт и многое другое. И что же говорить о том, когда мы вступаем во взрослую жизнь и получаем полный перечень гражданских прав и свобод, количество важных документов начинает расти стремительно. Мы постоянно подписываем какие-то документы, оплачиваем квитанции и т.д. И все они очень важны и играют свою роль при решении спорных вопросов.
И наверно каждый сталкивается с таким вопросом как же хранить все эти бумаги в рамках своего жилища, так что это было удобно, компактно и в случае необходимости можно было быстро найти нужный вам документ. Также может и возникнуть ситуация срочной эвакуации, когда нужно спасать свою жизнь и необходимые документы. Поэтому на организацию хранения нужно обратить особое внимание.
Какие условия необходимо соблюдать при хранении документов?
- Недоступность. Хранить важные документы лучше всего в недоступных местах для посторонних лиц. Лучше всего для этого, конечно, подходит сейф. Но, как правило, в обычных семьях данный предмет встретишь редко. Поэтому его могут заменить выдвижные шкафчики, шкатулочки с ключами. Главное не забывать, где лежит этот самый ключ! Также можно просто выбрать место, скрытое от взора домочадцев. Ну, и конечно, обязательно хранить документы нужно в недоступных для детей местах. Иначе вам придется потратить много сил и времени на восстановление бумаг.
- Безопасность. Очень важно, чтобы место хранения важных документов было безопасно. А именно необходимо исключить вероятность намокания, возгорания бумаг или каких-либо других экстремальных ситуаций.
- Компактность. Нет необходимости разделять все документы в зависимости от того кому они принадлежат и раскладывать их в разные углы. Все документы нужно хранить в одном месте. Это сбережёт вашу нервную систему, когда вы срочно будете искать какие-либо бумаги. А также это намного сократит время эвакуации в случае чрезвычайного положения (пожар, наводнение и др.).
- Классификация. Все документы необходимо рассортировать по содержании. Для этого лучше всего подойдет папка с файлами. Если бумаг много, можно взять несколько папок. Например, отдельно для договоров, отдельно для квитанций, отдельно для документов по работе. Каждой папке присвойте своё название, по которому можно будет легко понять, какие бумаги там хранятся. Выделите разделы. К примеру, папку с квитанциями можно разделить на разделы: оплата света, газа, капитальный ремонт и т.д. Папку с договорами разделить по сферам: работа, учебное заведение, медицинское учреждение и др. также отдельно нужно хранить все гарантийные талоны и инструкции. Так можно распределить только бумаги. Более плотные документы, такие как паспорт, свидетельство о рождении, диплом и т.п. можно хранить в более прочных папках – на молнии, с кожаным переплетом или в чем-то еще более удобном.
Эти правила и советы очень помогут вам организовать пространство и привести документы в порядок. Но, как показывает практика, этот порядок в скором времени бесследно исчезает. Сначала мы берем один документ, затем второй, следующий, и на место они уже не возвращаются. Поэтому привейте себе привычку периодически возвращаться к этому вопросу и приводить все в систему. Ведь это нужно в первую очередь вам.
И еще один совет: если у документа закончился срок действия, уничтожьте его, не накапливайте макулатуру.
