Документы за какой период нужно предоставить вам укажут в запрашиваемом списке, если что то не укажут, можно будет уточнить у сотрудника банка.
Документы достаточно прислать в электронном виде: это могут быть цветные сканы или фотографии. Прислать нужно в онлайн банке, если неудобно - по электронной почте, заранее предупредив менеджера банка. Привозить документы в бумажном виде в офис или отделение обычно не требуется.
1. Договора с контрагентами по операциям, с приложениями и сопроводительными документами, которые являются неотъемлемой часть договоров. Тут все просто, они заключаются заранее с помощью юриста, или заполняются самостоятельно по шаблону из открытых источников. Но в любом случае рекомендую перед подписанием договора консультироваться с юристом. Этот документ регламентирует ваши отношения с контрагентом. Если у вас несколько контрагентов договора должны быть с каждым.
2. Действующее штатное расписание 6 – НДФЛ. Тут тоже все просто, по стандартной форме.
3. Копию налоговой отчетности за последний отчетный период с отметками о принятии.
- Если у вас УСН, то это декларация за последний год. Если вы сдавали декларацию через личный кабинет вашего банка, то скачать ее можно обычно в этом же личном кабинете. Если каким то другим способом, то запросить можно в сервисе, через который сдавали, если там есть данная функция, либо напрямую в вашей налоговой.
- Если ЕНВД – декларация за последний квартал. По примеру с УСН: Если вы сдавали декларацию через личный кабинет вашего банка, то скачать ее можно обычно в этом же личном кабинете. Если каким то другим способом, то запросить можно в сервисе, через который сдавали, если там есть данная функция, либо напрямую в вашей налоговой.
- Если ОСНО (общая система налогообложения) : декларация по НДС, декларация по налогу на прибыль, декларация по НДФЛ, декларация по налогу на имущество организаций, декларация по налогу на имущество физических лиц (только для ООО).
Если у вас не сохранились данные документы на руках, запросить можно в вашей налоговой.
- Если патент, то ничего не предоставляете.
Везде должна быть отметка налоговой о принятии документа.
4. Расширенная выписка банка за последние 6 месяцев обслуживания, удостоверенная ЭЦП , или на бумаге с отметками банка. Если у вас ранее были счета в других банках, или на данный момент есть дополнительный счет в стороннем банке, то нужно предоставить выписку за последние 6 месяцев обслуживания. Если банк позволяет, можно скачать ее в личном кабинете в электронном виде, заверенную ЭЦП (обычно это маленькая круглая печать), но далеко не все банки предоставляют такую возможность, в таком случае можно заказать через сотрудника банка и забрать в отделении. Если же у вас счет там закрыт, и вы после закрытия заказывали выписку в бумажном виде, то можно прислать скан или фотографии, главное чтобы выписка была заверенная печатью банка.
5. Информационное письмо, в котором нужно раскрыть: фактическую численность сотрудников, характер деятельности, как формируется выручка и прибыль, как находите контрагентов, привлекаете ли третьих лиц для выполнения работы, ссылку на сайт или портфолио, рекламу в СМИ, информацию о собственном или арендованном помещении/ транспорте. В данном письме нужно просто развернуто ответить на поставленные вопросы, распечатать его, поставить печать (если есть), и подпись. Сфотографировать или отсканировать и приложить к документам.
Пример заполнения информационного письма. (https://docs.google.com/document/d/1PcyPkfMCfbEfWn0nwynQJEVMT-MsL8Lc6hZiWixhG2M/edit )
6. КУДиР. Книгу учета доходов и расходов обязаны вести предприниматели и организации, перешедшие на УСН, а также ИП, работающие по патенту или на общей системе налогообложения. На УСН КУДИР служит основанием для заполнения декларации. Именно ее в первую очередь запросит налоговая инспекция при проведении проверки.
В течение года книгу удобнее всего вести в электронном виде. Доходы в нее заносятся по факту получения денег, расходы – при выполнении условий, позволяющих учесть их при расчете налога. Все записи ведутся в хронологическом порядке. Каждая запись книги должна подтверждаться первичными документами.
По окончании года книгу следует распечатать и подписать. Листы книги прошиваются и скрепляются заверительной надписью о количестве сшитых листов. Сдавать книгу в налоговую инспекцию или заверять ее у налоговиков не требуется. Оформленную КУДИР нужно просто иметь в наличии и хранить на случай проведения налоговой проверки. За отсутствие книги могут оштрафовать на 10 000 рублей, поскольку такое нарушение является грубым.
На каждый календарный год заводится отдельная книга. Даже если в течение года операций не проводилось, сформировать КУДИР все равно нужно. В этом случае она будет нулевой.
