Первый список был утвержден 27 февраля 1937 года — в день открытия весеннего Пленума ЦК ВКП(б). В нем были фамилии 479 человек, мерой наказания для которых был определен расстрел.
Формировал и представлял списки Ежов, утверждали члены Политбюро, оформлял расстрелы Ульрих. Эта процедура безотказно проработала до сентября 1938 года. Оформление списков было одинаковым. На обложке ставился заголовок «Список лиц, подлежащих суду Военной Коллегии Верховного Суда СССР» (реже — «Список»), на второй странице — справка о числе людей и разбивка по регионам. Первые два списка 1937 года (27 февраля и 19 марта) — никем из руководства НКВД не подписаны. В дальнейшем каждый список перед визированием в Политбюро подписывали чиновники наркомата: в с марта по июль 1937 года — начальник четвертого (секретно-политического) отделения ГУГБ НКВД, с августа 1937 года — начальник учетно-регистрационного отделения (восьмой отдел ГУГБ, с июня 1938 года — Первый специальный отдел НКВД). Итого на списках можно найти подписи В.М.Курского, С.Г.Гендина, Я.С.Агранова, М.И.Литвина, Л.Н.Бельского, В.Е.Цесарского и И.И.Шапиро. Списки от 14 августа 1937 года и 10 июня 1938 года подписаны лично заместителем наркома НКВД Ежова М.П.Фриновским. Все документы поступали к Сталину с сопроводительными записками от Ежова.
Внутренняя процедура рассмотрения и утверждения списков членами Политбюро была неформальной и секретной. Утверждение списков не фиксировалось в протоколах заседаний Политбюро, а сами списки не попадали в делопроизводство — их возвращали в НКВД. В рассмотрении списков принимало участие не все Политбюро, а только некоторые его члены. Наиболее активно принимали участие в подписании списков сам Сталин и Молотов, причем лидировал последний — его подпись стоит на 372 списках.
Утверждение «за» и подпись Сталина сохранились на 357 списках, Каганович подписал 188, Ворошилов — 185, Жданов — 176, Микоян — 8, а расстрелянный Косиор — 5 списков. На 8 списках есть резолюция Ежова (как секретаря ЦК). Достоверно известно о 51 дне утверждений списков в 1937–1938 гг.
Сталин первым оставлял свою подпись, вслед за ним подписывали остальные. Среди резолюций «за» и подписей, есть две полноценные сталинские фразы: «За с тем, чтобы приговоры и исполнения в отношении железнодорожников были опубликованы в местной печати» и «За расстрел всех 138 человек. Сталин». На одном из списков также есть: «Приветствую! Каганович», оставленное Сталиным в 1936 году.