После каждой планерки руководитель производства ПФ-ФОРУМ тратил больше 30 минут на ручную постановку задач команде. Теперь достаточно одного запроса к ИИ-ассистенту: за пару минут он создает десятки карточек, заполняет их и распределяет между исполнителями.
Систему построили на базе таск-трекера Kaiten и ChatGPT. О том, как она работает на практике, рассказывает Марина Вербицкая — руководитель отделения по работе с публикой и интегратор цифровых решений.
Производство уже было оцифровано, но задачи управлялись вручную
ПФ-ФОРУМ — металлообрабатывающее предприятие, которое работает в B2B-сегменте и выполняет коммерческие и государственные заказы. К концу 2025 года компания вошла в число отраслевых лидеров по оборотным показателям, а штат вырос до более чем 250 человек.
Цифровизация в компании давно вышла за рамки отчетности. На производстве уже отслеживали загрузку оборудования, контролировали работу сотрудников и развивали цифровую инфраструктуру.
Но управление задачами офисных команд оставалось вне этой системы. Поручения передавали устно, записывали в блокнотах или фиксировали в личных заметках. Пока команда была небольшой, этого хватало. Но по мере роста компании нагрузка на руководителей увеличивалась, и ручные процессы начали давать сбои.
Компании был нужен полноценный таск-трекер
У ПФ-ФОРУМ был собственный софт, но он закрывал производственные задачи, а не управление командой. В нем нельзя было удобно ставить поручения, отслеживать прогресс и контролировать сроки. Инструменту не хватало функций и гибкости, чтобы адаптироваться под реальные рабочие процессы.
Масштаб предприятия усиливал проблему. Когда у каждого руководителя по 15–20 сотрудников, за неделю накапливаются десятки устных договоренностей. Часть из них терялась уже к следующей планерке.
Встречи часто превращались в попытку восстановить контекст: кто что должен был сделать, к какому сроку и на каком этапе находится задача. Некоторые поручения вспоминали слишком поздно — когда сроки уже были сорваны.
«Из-за этого мы не могли закрыть проекты. Все буквально стояло на месте», — Марина Вербицкая, руководитель отделения по работе с публикой и интегратор цифровых решений.
Стало ясно: если ничего не менять, процессы продолжат ломаться. Решение появилось неожиданно — во время очередной командировки. В одной из компаний Марина увидела физические канбан-доски: они висели на стене, а руководство использовало их, чтобы отмечать статусы задач.
Логика была простой: каждое поручение находится на виду, и сразу понятно, что уже сделано, а что еще требует внимания. Это решало ключевую проблему ПФ-ФОРУМ — потерю задач и отсутствие прозрачного контроля.
Но переносить физические доски в компанию, где уже активно идет цифровизация, не имело смысла. Нужен был инструмент, который даст такую же наглядность, но в цифровом формате.
Почему выбрали именно Kaiten
При выборе решения команда ориентировалась не на количество функций, а на реальные потребности бизнеса. Важно было найти систему, которая позволит видеть статус задач без постоянных отчетов, не усложнит настройку ролей и доступов, а также сможет легко интегрироваться с другими сервисами.
Исходя из этих требований, в ПФ-ФОРУМ начали тестировать разные решения, оценивая, насколько они подходят под рабочие процессы компании и готовы адаптироваться под специфику производства.
Однако многие сервисы оказались либо слишком сложными для внедрения, либо недостаточно гибкими для производственной среды.
В итоге выбор остановили на Kaiten. Уже в первые дни работы система показала себя как наиболее удобное решение — во многом благодаря прозрачному интерфейсу и понятной логике работы, которая позволила быстро включить сотрудников в процесс.
Внедрение шло снизу вверх — и именно это сработало
Запускать таск-трекер сразу на всю компанию в ПФ-ФОРУМ не стали. Вместо масштабного внедрения выбрали постепенный подход — начали с небольших, но понятных шагов.
Шаг 1 — личный эксперимент
Летом 2024 года Марина Вербицкая отказалась от ведения задач в Trello и перешла в Kaiten. Изначально это было личное решение: хотелось протестировать новый инструмент и понять, насколько он удобен в повседневной работе.
Новый формат быстро прижился. Kaiten стал частью ежедневной рутины, а задачи перестали теряться — появилось ощущение контроля над процессами.
Изменения заметили коллеги. Видя, как работает система, сотрудники начали подключаться самостоятельно. Постепенно внутри команды сформировалось простое правило: задача считается существующей только тогда, когда оформлена в карточке. Устные договоренности и письма перестали быть рабочим инструментом.
Чтобы облегчить переход сотрудникам, привыкшим к email-коммуникации, в компании внедрили бота. Каждый раз при появлении новой задачи в Kaiten он автоматически отправлял письмо со ссылкой на карточку.
Шаг 2 — пилотный запуск в ИТ
Следующим к системе подключили ИТ-отдел. Сначала команда встретила инициативу скептически. Новый инструмент воспринимался как очередное изменение, которое только усложнит работу.
Однако отношение быстро изменилось, когда сотрудники увидели результат на практике: задачи перестали теряться в переписках и чатах, а у каждого поручения появился конкретный исполнитель и понятный статус.
Дополнительных объяснений и убеждений не потребовалось — преимущества системы стали очевидны в ежедневной работе.
Шаг 3 — участие руководителей стало переломным моментом
Ключевой этап наступил тогда, когда руководители ПФ-ФОРУМ начали ставить задачи через Kaiten. Сотрудники быстро подхватили новый формат без инструкций и принуждения.
После этого отделы начали подключаться один за другим, а система постепенно стала общей рабочей средой для всей компании.
Как организовали работу в системе
Сегодня в Kaiten работают четыре команды: развитие, включая ИТ-направление, производство, построение и квалификация.
Для каждой команды создали отдельное пространство с несколькими досками под разные рабочие потоки. Такой подход позволяет разделять процессы и не смешивать задачи разных подразделений.
Например, руководитель направления развития ведет отдельно стратегические инициативы, партнерские проекты и ключевую повестку, не смешивая их с операционными задачами команды.
В ИТ-отделе сотрудники работают на отдельных дорожках с обязательными полями и нормативами времени.
При этом загруженность всей команды отображается на едином экране, что упрощает планирование ресурсов.
В производственном подразделении нагрузка особенно высокая, поэтому здесь действует дополнительное правило: карточку нельзя создать без указания расчетного времени на выполнение задачи. Аналогичный подход используют и в ИТ.
Стандартная логика колонок не подошла — систему адаптировали под реальные процессы
Типовой сценарий «Очередь — В работе — Готово» в ПФ-ФОРУМ оказался недостаточно гибким. Вместо него компания выстроила собственую систему колонок, где каждый этап отражает конкретную стадию рабочего процесса.
Особую роль играет колонка «Ждун». Она стала центром ежедневной 10-минутной планерки: именно здесь команда разбирает, что мешает сотрудникам двигаться дальше, какие ресурсы отсутствуют и почему отдельные задачи оказались заблокированы.
В эту же колонку попадают задачи, которые не могут перейти на следующий этап. Остальные статусы на планерках практически не обсуждаются — их состояние и так прозрачно видно всем участникам процесса.
ИИ-ассистент решил проблему скорости и качества постановки задач
Когда система управления задачами начала полноценно работать, компания столкнулась с новой сложностью.
Задачи больше не терялись, но после каждой планерки руководителям все равно приходилось вручную создавать десятки карточек: выбирать нужное пространство, назначать дорожку и заполнять описание для каждого сотрудника.
Такой процесс занимал много времени и постепенно влиял на качество постановки задач. Формулировки становились слишком общими, а сотрудникам приходилось возвращаться за дополнительными пояснениями.
Идея появилась внутри команды — как и решение
Марина Вербицкая уже активно работала с инструментами искусственного интеллекта и решила проверить гипотезу:
Сможет ли ChatGPT превращать короткие рабочие формулировки в полноценные задачи с описанием, шагами выполнения и критериями приемки непосредственно в Kaiten.
Решение нашлось в GPT Actions — механизме, который позволил подключить ChatGPT к Kaiten через API без дополнительной разработки.
На этой базе в компании собрали собственного ИИ-ассистента — Kaiten Router, который автоматически берет на себя постановку задач.
Чтобы система работала корректно, заранее настроили бизнес-логику:
- закрепили доски за конкретными руководителями;
- определили, на какие дорожки отправлять задачи каждому сотруднику;
- настроили распределение по рабочим пространствам;
- задали структуру карточек: порядок описания, объем и обязательные блоки;
- определили правила присвоения меток в зависимости от типа задачи.
Благодаря этому карточки сразу создаются в едином стандарте — без ручной настройки и дополнительных правок.
Как теперь происходит постановка задач
Сегодня ИИ-ассистент уже используют в производственном направлении и отделении развития.
Процесс выглядит максимально просто: руководитель открывает ИИ-ассистента и перечисляет задачи в свободной форме — через запятую, без шаблонов и сложных инструкций.
После подтверждения Kaiten Router самостоятельно создает карточки, распределяет их по системе и сообщает названия вместе с идентификаторами.
В результате задача сразу оказывается у нужного сотрудника — в соответствующем пространстве и на нужной дорожке.
Внутри карточки уже содержится необходимая информация: цель, контекст выполнения и последовательность шагов. ИИ-ассистент самостоятельно определяет тип задачи, назначает исполнителя и фиксирует руководителя как заказчика.
Весь процесс занимает всего 2–3 минуты вместо десятков минут ручной работы. А если описание требует корректировки, изменения можно быстро внести вручную.
Что изменилось в работе компании за 1,5 года
За полтора года работы с Kaiten процессы в ПФ-ФОРУМ стали заметно прозрачнее и быстрее.
Планерки сократились до 5–10 минут. Поскольку вся работа уже зафиксирована в системе, команде больше не нужно восстанавливать контекст или вспоминать договоренности — обсуждают только проблемные моменты и блокеры.
Поручения перестали теряться, а проекты — зависать. У каждой задачи есть ответственный, срок выполнения и понятное описание, поэтому работа стала более предсказуемой и управляемой.
Топ-менеджмент получил прозрачную картину происходящего без дополнительных отчетов. Руководство в любой момент видит актуальную загрузку сотрудников и статус задач по каждому направлению.
Скорость постановки задач выросла в десять раз. Один запрос к ИИ-ассистенту заменяет около 30 минут ручной работы: 15–20 задач создаются, оформляются и распределяются по исполнителям всего за 2–3 минуты.
Как обучают сотрудников работе в Kaiten
Для новых сотрудников в компании подготовили базовую инструкцию по работе с таск-трекером. В дальнейшем обучение планируют перенести в LMS-систему, где появятся видеоуроки и отдельный курс по работе с Kaiten.
При этом основной подход остается практическим. Руководители обучают сотрудников непосредственно на реальных задачах и рабочих процессах, чтобы система сразу становилась частью ежедневной работы.
«Сотрудник должен настроить пространство под себя и понять, какие задачи он может закрывать с помощью Kaiten. Только тогда обучение даст реальный результат», — Марина Вербицкая, руководитель отделения по работе с публикой и интегратор цифровых решений.
Что планируют дальше
Собрать все проекты в одном пространстве
После стратегической сессии в конце 2025 года в компании появилось большое количество параллельных инициатив. Сейчас они распределены по разным пространствам, из-за чего руководству не хватает единой картины.
Следующий шаг — создать общую доску для менеджмента, где можно будет отслеживать статус всех проектов и работу команд в одном месте.
Автоматизировать задачи по итогам планерок
В планах — напрямую связать встречи и постановку задач. Записи планерок хотят расшифровывать с помощью Kaiten AI, а затем автоматически преобразовывать текст в готовые карточки.
Это позволит еще сильнее сократить время на администрирование и снизить объем ручной работы.
Подключить новые подразделения
Финансовый отдел уже готовится к переходу: руководитель осваивает систему и постепенно подключает команду к новому формату работы.
Также компания планирует оцифровать задачи отделения снабжения, чтобы сделать процессы управления едиными для всех подразделений.
3 ключевых вывода
За 1,5 года работы с Kaiten ПФ-ФОРУМ выстроил прозрачную систему управления задачами и интегрировал ИИ в ежедневные процессы. Компания выделяет три принципа, которые могут быть полезны другим организациям.
- Изменения начинают работать, когда в них вовлечены руководители. Пока управленцы сами не используют инструмент, сотрудники редко воспринимают его всерьез. Именно участие руководства помогает новым процессам закрепиться и масштабироваться.
- Инструмент приносит результат, когда адаптирован под реальные процессы. Универсальные шаблоны редко подходят с первого раза. Намного эффективнее система работает тогда, когда отражает специфику бизнеса и реальные рабочие сценарии.
- Открытый API — долгосрочное преимущество. Именно благодаря ему компании удалось встроить ChatGPT в процессы и в разы ускорить постановку задач. Поэтому при выборе платформы важно учитывать не только текущие потребности, но и возможности будущей интеграции.
Смотрите также: