Представьте, что вы предприниматель (возможно вам и представлять не нужно). Как обычно предприниматели считают деньги? Правильно, учитывают фонд оплаты труда, закладывают аренду, планируют бюджет на рекламу, прикидывают закупки и налоги. Все ок, основные статьи понятны, цифры сходятся, бизнес работает.
Но что, если я вам скажу, что это только верхний слой расходов. А ведь внутри команды каждый день происходят потери, которые никто не считает, потому что они не оформлены в отдельные статьи. В них деньги уходят не одномоментно, а по чуть-чуть. И в итоге в конце месяца прибыль ниже, чем должна быть, а причина не очевидна.
Мы регулярно разбираем такие ситуации с нашими клиентами и почти всегда видим одни и те же “невидимые” статьи расходов. Ниже представлен топ-3 таких статей с формулами, дабы вы тоже могли посчитать их у себя.
1.Стажеры, которые не доходят до результата
Многим кажется, что стажер - это дешево и вовсе не страшно, если он уйдет. По факту это одна из самых дорогих ошибок, просто она размазана по процессам. Давайте посчитаем вместе.
Смотрите, сначала вы ищете этого человека. HR тратит время на размещение вакансии, разбор откликов, переписки, созвоны. Часто еще оплачивается размещение на площадках или реклама вакансии. Это первые затраты.
Дальше стажер выходит на работу. Первые дни он ничего не производит, а только потребляет ресурсы. Ему предоставляют доступы, готовят рабочее место, объясняют, показывают, отвечают на вопросы, поправляют. Кто это делает? Обычно руководитель или старший сотрудник, который отвлекается от своих задач. Снова затраты.
А теперь учитываем, что во многих компаниях упускается такой важный пункт как мотивация. Когда стажеру не объяснили зачем он нужен, чего от него ждут, какие у него цели. Он посидит, посмотрит вокруг и уйдет в закат на очередном обеденном перерыве. Или дождется первой зарплаты. В любом случае, когда стажер уходит, компания ничего не зарабатывает, а только теряет. Формула выглядит так:
Стоимость стажера = (часы HR × ставка HR) + стоимость размещения вакансии + (часы руководителя/куратора × ставка) + зарплата стажера
Обычно в компаниях стоимость одного стажера варьируется от 30 до 100 тысяч рублей. А теперь представим, что таких стажеров 2-3 в месяц. И предприниматели зачастую подобные траты не считают, хотя деньги и время слито.
Спешу вас обрадовать, эта проблема решается достаточно просто. Когда в компании есть корректная система адаптации, в которой зафиксированы все шаги стажера, предоставлены все обучающие материалы и отображено, каких результатов он должен добиться, чтобы зарабатывать, процент “сбежавших на обеде” резко падает, а вложенные ресурсы начинают окупаться.
Про систему адаптации рассказываем тут: статья на дзен
2. Простои и неэффективность внутри команды
Эта статья расходов про время, которое команда тратит, но не преобразует в результат. Здесь речь уже не о стажерах, а о действующих сотрудниках, которые работают, но их рабочее время сгорает внутри процессов.
Например, менеджеру ставят задачу, он начинает работать и быстро осознает, что не до конца понимает, как ее правильно выполнить. Тут он идет уточнять к одному коллеге, получает часть информации. Потом к другому сотруднику, чтобы добрать недостающие детали. А если их ответы не сойдутся, еще и к третьему пойдет. Особенно эта картина популярна в компаниях, где нет единых стандартов работы и все работают по-своему. В сухом остатке менеджер тратит время не на выполнение задачи, а на сбор информации как ее выполнять.
Дальше добавляются ошибки. Менеджер делает задачу на основе того, что понял, но допускает неточность. После этого либо он сам возвращается и переделывает, либо подключается руководитель или другой сотрудник. В результате одна и та же работа выполняется дважды, а иногда и трижды.
И на десерт - простои. Когда сотрудник ждет согласование, ответ или решение и в этот момент просто не может двигаться дальше.
Потери можем посчитать по формуле:
Потери = (часы простоев + часы переделок) × ставка сотрудника × количество сотрудников
Соответственно, если в отделе 5 сотрудников со ставкой 1200 ₽/час будут ежедневно тратить по 1 часу на уточнения, простои и переделки, компания за 22 рабочих дня (календарный месяц) потеряет порядка 132 000 ₽.
Но это только вершина айсберга. Не забываем, что ошибка менеджера может нести за собой не только потерю времени, но и потерю клиентов и репутации компании. Иногда одна ошибка может стоить дороже, чем весь рабочий день сотрудника.
Формула потерь на ошибках:
Потери = количество ошибок × средний ущерб от одной ошибки
Если в вашей компании в среднем ошибка сотрудника стоит 5000 рублей, а он таких ошибок за месяц наделал штук 10, то в итоге:
132 000 ₽ на времени + 50 000 ₽ на ошибках = 182 000 ₽ в месяц
И это при очень скромных вводных. В реальности, когда команда больше и процессы сложнее, эта цифра легко вырастает в несколько раз.
Но и здесь решение тоже довольно приземленное. Стоит компании внедрить единые стандарты работы, понятные регламенты и инструкции, сотрудники перестают “изобретать велосипед”, количество ошибок снижается, а время начинает работать на результат, а не на разбор хаоса.
Про стандарты и регламенты, а также их внедрение в существующие процессы рассказывает тут: статья на дзен
3. Упущенная выгода из-за медленной работы с клиентами
О, эту статью расходов вы не увидите ни в одном отчете. Потому что в ней речь идет не о прямых потерях, а о деньгах, которые вы могли заработать, но не заработали.
Поговорим про скорость работы с клиентами. Смоделируем ситуацию: пришла в компанию заявка, менеджер решил перезвонить через час, потом через два, потом в конце дня. Клиент за это время уже оставил заявки еще в нескольких компаниях и купил там, где с ним поработали быстрее.
Или другая ситуация. С клиентом уже ведется сделка, но менеджер не спешит привести ее к результату. Он не согласовывает с клиентом следующие шаги, не предоставляет своевременно информацию, не контролирует этапы сделки, не дожимает. Средний цикл сделки начинает растягиваться или вовсе сделка срывается.
И здесь потери гораздо глубиннее, чем кажется на первый взгляд:
Во-первых, менеджер начинает тратить время на пустые касания. Он снова и снова звонит клиенту просто чтобы “напомнить о себе”. Такие действия не двигают сделку вперед, но съедают рабочее время.
Во-вторых, у него накапливается большое количество незакрытых сделок. Они висят в работе, но денег не приносят. Из-за этого менеджер физически не может брать в работу новых клиентов и теряет еще больше потенциальной выручки.
И в-третьих, деньги просто не доходят до бизнеса вовремя. Пока сделка тянется, компания не получает оплату и не может использовать эти деньги дальше: на рекламу, закупки, развитие. В итоге страдает не только продажа, но и весь оборот.
Посчитать фактическую упущенную выгоду можно по простой формуле:
Упущенная выгода = количество проигранных сделок × средний чек
И если в вашей компании средний чек 15 000₽, а вы провалили 20 сделок по вине менеджера, то компания потеряла 300 000 ₽. Но это только прямые потери. Потому что помимо этих 300 000 ₽ потеряно время менеджера и замедлен оборот денег внутри бизнеса.
Такая ситуация возникает, когда у менеджера нет регламентов, нет понятных KPI по конверсии и времени реакции. Или у его руководителя нет инструментов управления персоналом. Как только всё это появится, скорость работы выровняется, клиенты перестанут “остывать”, а конверсия начнет расти без дополнительных вложений в рекламу.
Как контролировать работу отдела продаж писали здесь: статья на дзен
Итого
Многие компании считают только очевидные расходы и упускают мелкие, но регулярные потери. Начните считать их уже сегодня, и вы увидите, сколько может сэкономить ваш бизнес. А если вам знакомы описанные проблемы, вы можете получить больше информации по их решению. Для этого переходите по ссылке.
Елена Гольдман ★ Основатель консалтинговой компании ★ Помогаю компаниям выстроить предсказуемый отдел продаж и ввод сотрудников в работу