Shadow IT – это теневые информационные технологии (и соответствующие программные и технические инструменты их реализации), используемые работниками и рабочими группами организации помимо технологий и инструментов, которые централизованно применяются в корпоративной информационной системе (КИС) и образуют её Ядро (Kernel).
Начнём с устройств. Работники могут использовать свои собственные устройства – носители информации, телефоны, компьютеры – для более эффективного (по их мнению) решения различных задач в течение рабочего дня. И если использование работниками собственных телефонов в рабочих целях, как правило, не вызывает вопросов у руководства организации, то использование накопителей или, тем более, ноутбуков может вызывать естественные вопросы, связанные с безопасностью корпоративных данных и технических средств.
Работник может принести в организацию на флэшке вирусы или установить на своём компьютере небезопасные программы, которые при подключении к корпоративной сети получат несанкционированный доступ к конфиденциальной информации. Даже использование собственного телефона в рабочих целях ключевым работником организации может нести определённые риски. Если такой работник, например, хранит контакты клиентов, то потеря телефона или уход работника к конкуренту, может обойтись организации очень дорого. В процессе своей работы с различными организациями, мы неоднократно сталкивались с подобными ситуациями.
В то же время, многие организации поощряют использование работниками собственных устройств. Такой подход называется Принеси своё собственное устройство (Bring your own device, BYOD), телефон (… phone, BYOP), персональный компьютер (… personal computer, BYOPC).
Целью BYO… является повышение эффективности рабочих процессов за счёт экономии ресурсов организации и обеспечения своим работникам, часто, более привычных и удобных для них способов решения поставленных задач.
При этом, вполне понятно, что такой подход предполагает соответствующую организацию труда и контроль использования работниками собственных девайсов.
■■■■■
А теперь, – о Shadow IT, применяемых для решения задач управления.
Работники используют Shadow-технологии и инструменты для более эффективного (по их мнению) решения задач планирования и контроля (учёта и анализа), организации и мотивации труда. При этом, они могут пользоваться уже готовыми программами или разработать их самостоятельно.
В данном случае, обратим внимание, что слово «помимо» в определении Shadow IT означает, как «в дополнение», так и «в обход» («в замену») установленному в организации программному обеспечению.
К примеру, очевидным Shadow IT-дополнением Ядра КИС являются офисные приложения и программные средства коммуникаций: текстовые редакторы, табличные процессоры, приложения для разработки презентаций, почтовые программы, мессенджеры и пр. Потому, что даже в случае самых продвинутых КИС, реализованный в них подобный функционал, по определению, будет гораздо скромнее и менее удобен в использовании по сравнению со специализированными приложениями данных категорий.
Как правило, Ядро КИС представляет собой единый программный комплекс, который приобретается у сторонней организации или разрабатывается собственными ИТ-специалистами. Программные модули Ядра КИС предназначены для решения наиболее важных для организации задач, к которым относятся, в первую очередь, задачи учёта. Гораздо в меньшем объёме и не во всех КИС реализуются модули анализа (оценки, прогнозирования, оптимизации) и планирования различных аспектов работы организации.
Это объясняется тем, что в отличие от задач учёта, которые носят, как правило, обязательный для организации характер, и методы их решения стандартизированы, задачи анализа и планирования специфичны для каждой организации, а методы их решения достаточно разнообразны. Поэтому, во многих случаях, разработчики программного обеспечения считают нецелесообразным реализацию таких задач в рамках Ядра КИС.
Тогда, вполне естественно, что большинство задач анализа и планирования реализуются в организациях как Shadow IT-дополнения Ядра КИС, с использованием наиболее оптимальных для этих целей программных инструментов (см. «О приборной панели управления бизнесом»).
В то же время, широкое применение персоналом Shadow IT-дополнений и, тем более, Shadow IT-замен в обход имеющихся модулей Ядра КИС, говорит об определённых недостатках в реализации Ядра. К примеру, если работникам приходится часто самим разрабатывать табличные формы и выполнять расчёты в Excel или Calc, решая локальные задачи, которые, по идее, должны быть реализованы в рамках Ядра КИС, то, в этом случае, заметно снижается производительность труда.
Работники тратят время не на выполнение своих функциональных обязанностей, а на разработку инструментов, позволяющих им эти обязанности выполнять. Кроме того, как уже было сказано выше, могут нарушаться требования безопасности при работе с помощью Shadow-приложений с данными, которые представляют собой коммерческую тайну.
■■■■■
Рассмотрим ситуации с использованием Shadow IT на предприятиях торговли на примере системы INFORT.Управление, © INFORT Group, 1990.
Модули системы, на начальном этапе их применения на предприятии, в целом, могут восприниматься как Shadow IT-дополнения Ядра КИС, предназначенные для решения задач анализа и планирования продвижения, организации и мотивации труда. В дальнейшем модули системы INFORT.Управление, как правило, становятся важными элементами Ядра КИС предприятия торговли.
Но, это происходит только в том случае, если руководитель предприятия принимает заложенную в основу системы INFORT.Управление идею экономичности → эффективности → конкурентоспособности бизнеса и соответствующие принципы управления, реализованные в её модулях (см.
«О приборной панели управления бизнесом»).
Мы часто сталкиваемся с необходимостью использования Shadow IT при решении задачи управления запасами. Потому, что стандартные модули автозаказа в большинстве КИС имеют три заметных недостатка:
- неверные способы задания параметров управления запасами (уровня страхового запаса, точки заказа и пр.), которые, в результате, требуют периодической перенастройки системы автозаказа ввиду изменения тех или иных условий закупок и продаж. А, так как такие перенастройки в случае широкого ассортимента товаров связаны с большими трудозатратами, то их выполняют далеко не все и не всегда;
- неэффективные алгоритмы прогнозирования объёмов продаж. Расчёты прогнозов осуществляются на основе формул, которые изначально плохо реагируют на изменения спроса, и, поэтому, требуют применения сложных процедур корректировки получаемых результатов;
- главное – отсутствие связи с модулем планирования состава и структуры ассортимента. Это объясняется, собственно, отсутствием такого модуля в составе Ядра КИС. Как правило, стандартные модули позволяют выполнить анализ продаж товаров с применением известных методов ABC, XYZ, или их вариаций. Но, алгоритм перехода от анализа к планированию состава и структуры ассортимента, в КИС отсутствует.
Соответственно, на предприятиях торговли мы внедряем:
- Shadow IT-дополнение INFORT.Ассортимент для ежемесячного структурного анализа продаж товаров и планирования оптимального состава и структуры ассортимента, как единого и неделимого процесса управления ассортиментом, и
- Shadow IT-замену INFORT.Запасы для оперативного автозаказа товаров с учётом результатов планирования ассортимента – статусов товаров, которые позволяют автоматически определить целесообразность заказа тех или иных товаров, и задать оптимальные параметры управления для заказываемых товаров.
См. «Об управлении обеспеченностью продаж товарными запасами»,
«О закупках», «О категорийном менеджменте».
Иногда различие между Shadow IT-дополнением и Shadow IT-заменой определить достаточно сложно, потому, что если на предприятии вообще не решается та или иная задача (хотя соответствующий модуль в Ядре КИС имеется), то и заменять нечего. К примеру, нам ничего не приходится заменять в случае решения задачи управления продажами: в КИС включаются Shadow IT-дополнения INFORT.Продажи и INFORT.Покупки, которых в такой реализации, на основе управления факторами продаж, просто нет ни в одной КИС.
При решении задач ценообразования, система управления INFORT.Цены выступает, скорее, в качестве Shadow IT-замены, нежели Shadow IT-дополнения, потому, что предполагает тесную взаимосвязь с системой управления INFORT.Ассортимент для реализации алгоритмов базового и динамического ценообразования. Поэтому, чаще всего, приходится заменять, а не дополнять имеющийся в КИС модуль ценообразования, который существует сам по себе, решая задачу установления цен параллельно задаче управления ассортиментом.
Скорее, Shadow IT-дополнением, нежели Shadow IT-заменой является система мотивации персонала INFORT.Зарплата. Модуль INFORT.Зарплата дополняет стандартные модули учёта кадров и заработной платы Ядра КИС. Модуль тесно связан с модулями INFORT.Ассортимент, INFORT.Продажи и INFORT.Запасы, так как направлен на стимулирование эффективного решения задач управления продвижением (ассортиментом, продажами, запасами) в комплексе.
Очевидным Shadow IT-дополнением Ядра КИС является и система управления финансами продвижения INFORT.Финансы. Модули системы реализуют такие задачи, как:
- оценка потенциала и планирование входа на территорию продаж;
- оценка рентабельности и оптимизация коммерческих проектов;
- оптимальное бюджетирование коммерческих и маркетинговых проектов;
- контроль финансового состояния и рисков бизнеса,
которые не решаются в рамках стандартных КИС, ориентированных на предприятия малого и среднего бизнеса (МСБ).
■■■■■
Умные руководители организаций используют подход, который, по аналогии с применением работниками собственных устройств, называется Принеси свою собственную технологию (Bring your own technology, BYOT). Такие руководители организуют и контролируют использование персоналом Shadow - технологий и инструментов управления, и своевременно их внедряют. Таким образом, они постоянно повышают эффективность Ядра КИС и расширяют круг решаемых задач управления.
При этом, совершенно необязательно использовать для реализации Shadow IT те же программные инструменты разработки, которые использовались для создания стандартных модулей Ядра КИС. Например, мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда руководители предприятий, КИС которых построены на основе 1С или отраслевых программ, стремятся реализовать те или иные наши технологии анализа и планирования именно с использованием инструментария этих программных комплексов.
Однако, эти инструменты заточены на работу, в первую очередь, с учётными данными. В их основе лежит технология OLTP (Online Transaction Processing), которая обеспечивает наиболее оптимальную обработку именно учётных данных посредством транзакций в режиме реального времени.
В основе же систем анализа и планирования лежит технология OLAP (Online Analytical Processing), обеспечивающая наиболее оптимальную аналитическую обработку больших многомерных массивов данных в реальном времени (cм.
«О приборной панели управления бизнесом»).
Следовательно, даже на предприятиях МСБ использование инструментария учётных систем для анализа и планирования работы предприятия также неэффективно, как и применение аналитических инструментов для ведения полноценного учёта.
■■■■■
Эффективные Shadow – технологии управления требуют своего своевременного внедрения с применением для их реализации оптимальных инструментов – если руководитель организации будет придерживаться этого принципа, то он получит эффективную КИС с оптимальным сочетанием полноценного Ядра с Shadow IT.
Апрель 2025 года