Работодатель перечисляет за сотрудника НДФЛ, страховые взносы и взносы на травматизм. С 2026 года — еще и взносы с МРОТ за директора без зарплаты. По итогу выходит, что реальные затраты бизнеса на 30–40% больше того, сколько сотрудник реально получает «на руки».
Сколько НДФЛ платить за сотрудника
Работодатель выступает в качестве налогового агента по отношению к сотрудникам, что обязывает его заниматься всеми вопросами, связанными с НДФЛ.
Налог на доходы физлиц удерживают с зарплаты, а не начисляют сверху, в отличие от взносов (про них — ниже). Соответственно, расходы компании не увеличиваются, а остаются в пределах зарплаты: часть поступает сотруднику, часть надо перечислить в бюджет. Эту работу на себя полностью берет компания или ИП, а «на руки» сотрудник получает сумму уже за вычетом налога.
В 2026 году действует прогрессивная шкала: чем выше доход, тем выше ставка НДФЛ. Стандартно взимают 13%. Например, зарплата менеджера по продажам 70 000 ₽, из нее вычли налог 9100 ₽, а на карту перевели 60 900 ₽. Это самый простой пример, но бывают расчеты и сложнее.
Если зарплата от 200 тысяч, то в какой-то момент начинает действовать прогрессивная шкала, ставка налога вырастет и будет в пределах 15–22%. Допустим, менеджер зарабатывает 240 тысяч в месяц. Пока его общий доход в пределах 2,4 млн, бухгалтер будет удерживать стандартные 13%.
В январе-октябре сотрудник стабильно зарабатывал 240 тысяч, а налог с дохода составлял 32 200 ₽ (13%). В ноябре лимит 2,4 млн был превышен, и начала действовать новая ставка 15%. До конца года бухгалтер будет удерживать уже 36 000 ₽ налога с той же зарплаты.
Для нерезидентов РФ ставка другая, в большинстве случаев это 30%.
❗ Сколько в итоге платить. В 2026 году НДФЛ рассчитывается по прогрессивной шкале в зависимости от совокупного дохода сотрудника за год. Пока доход держится в пределах 2,4 млн, действует стандартная ставка 13%. После превышения (как правило, при зарплате свыше 200 тысяч в месяц) начинают действовать ставки 15, 18, 20 или 22%. Повышенные ставки применяются только к сумме превышения. Для нерезидентов РФ ставка НДФЛ 30%.
Облачная «1С:ЗУП» позволяет вести кадровый учет удаленно — прием и увольнение, оформление отпусков, расчет зарплаты, налогов и взносов. Подключите к программе сервис «1С:Кабинет сотрудника», чтобы сотрудники могли подписывать расчетные листки и приказы, запрашивать справки по ЭДО. Обменивайтесь документами онлайн, без бумажной волокиты и очередей у кабинета.
> Читайте больше по теме:
Сколько взносов платить за сотрудника
Страховые взносы идут на пенсию, социальное и медицинское страхование сотрудника. Взносы начисляют сверху дохода, то есть компания платит их из собственного бюджета, а не с зарплаты работника.
Работодатель стандартно платит 30% от зарплаты, перечисления идут в ФНС. Ставку применяют к предельной базе — сейчас это 2 979 000 рублей на одного сотрудника. Пониженный тариф 15,1% начнет действовать после того, как доходы превысили базу.
Для расчета взносов берется вся зарплата целиком, включая премии и НДФЛ. Например, если доход менеджера до вычета налога составил 70 000 ₽, то сверху начислят еще 30% взносов — это 21 000 ₽. Выходит, что всего компания потратит на сотрудника 91 000 ₽.
Кроме того, нужно делать еще один тип отчислений в СФР — взносы на травматизм. Эти средства направляются на лечение и реабилитацию в случае травм на рабочем месте. Здесь нет единого для всех тарифа — ставки разнятся от 0,2 до 8,5%. Значение имеет класс профессионального риска. Чем выше класс, тем больше взносов нужно будет заплатить. Для шахтера ставка максимальная из возможных — 8,5%, для обычного работника в офисе без больших рисков для жизни и здоровья — 0,2%.
Вернемся к менеджеру по продажам. Его зарплата — 70 000 ₽. Компания уже уплатила страховых взносов на сумму 21 000 ₽, теперь время разобраться со взносами на травматизм. Компания находится в офисе, для нее установлен минимальный класс риска со ставкой 0,2%. Значит взносы составят 140 ₽ в месяц и 1680 ₽ в год.
Итого работодатель потратит на взносы 21 140 ₽ в месяц и 253 680 ₽ в год. И это только на одного сотрудника.
❗ Сколько в итоге платить. В общем случае страховые взносы составят 30% от выплат сотруднику в пределах базы — 2 979 000 рублей в 2026 году. К сумме превышения применяется пониженный тариф 15,1%. Взносы на травматизм начисляют по отдельным ставкам в зависимости от класса профессионального риска — от 0,2 до 8,5%.
С 2026 года придется потратиться на взносы тем, у кого в штате есть директор без зарплаты. Раньше фирмы-нулевки использовали такую лазейку для экономии: нет дохода — нет взносов. Платить ничего не надо, и бизнес может спокойно существовать без отчислений. Теперь такая возможность пропала.
Минимальная сумма рассчитывается из актуального МРОТ, сейчас это 27 093 ₽. 30% от МРОТ — 8127 ₽, именно столько будет минимальный взнос за директора.
Если брать в разрезе года, то общие расходы составят более 95 тысяч ₽.
> Читайте больше по теме:
Как сэкономить на налогах и взносах
Сократить траты на взносы реально, а вот вариантов экономии на НДФЛ не так много. Конечно, существуют вычеты по НДФЛ, когда сотрудник возвращает средства, которые потратил на лечение, обучение и другие покупки. Но на работодателя это никак не влияет, лишь помогает самому сотруднику вернуть часть уплаченного налога. Поэтому упор делают на экономии на взносах. Для этого работодатель может:
✔ Перейти на спецрежим АУСН. На авто-упрощенке можно нанять до 5 человек в штат, зарплата перечисляется только на карту. НДФЛ сохранится, а вот страховые взносы можно не платить. Взносы на травматизм при этом останутся, сумму для АУСН власти утверждают отдельно. В 2026 году это 2959 ₽ за всех сотрудников.
✔ Перевести часть задач на аутсорс. Часть работы можно передать внешним исполнителям — самозанятым или физлицам в статусе ИП. В этом случае компания-заказчик не платит взносы вообще. Но это не распространяется на «обычных» физлиц на договорах ГПХ — с них взносы и НДФЛ платятся как со штатников.
Здесь надо быть особенно внимательными — надзорные органы тщательно следят за подобным сотрудничеством. Например, если самозанятый ходит в офис, у него есть рабочее место с компьютером и четкий график работы, то такие отношения скорее всего признают трудовыми и доначислят налоги и взносы.
✔ Работать в определенных сферах в статусе МСП. Поправки в НК РФ с 2026 года лишили большинство мелких бизнесов права на льготную ставку взносов 15%. Это работало так: работодатели платили 15% с выплат свыше 1,5 МРОТ, а всё, что в пределах МРОТ, облагалось по ставке 30%. Напомним, что минималка в 2026 году выросла до 27 093 ₽, в полуторном размере это 40 639 ₽.
Теперь все МСП перешли на общую ставку 30%, но власти предусмотрели исключения для отдельных отраслей. В списке правительства оказалось 54 сферы деятельности. Например, животноводство, общепит, разработка программного обеспечения, образование. Если бизнес занимается приоритетным видом деятельности, то он может и дальше платить взносы по привычной схеме, то есть с сохранением льготы.
> Читайте больше по теме:
Что будет, если не платить
Штрафы последуют и в том случае, если компания вообще не удержала НДФЛ и взносы, и если удержала, но частично. И для НДФЛ, и для взносов правила одни — штраф составит 20% от неуплаченной суммы. Могут доказать, что компания не платила умышленно, тогда штраф вырастет до 40%.
Запомнить:
— Расходы на работника не ограничиваются зарплатой и премиями. За всех сотрудников на трудовом договоре работодатель заплатит НДФЛ, страховые взносы и взносы на травматизм.
— НДФЛ платят с дохода сотрудника, страховые взносы компания уплачивает из своего бюджета.
— На взносах можно сэкономить, если отдать часть задач фрилансерам, перейти на АУСН или получить статус МСП и работать в приоритетной отрасли из списка правительства.
— За неуплату НДФЛ и взносов штрафуют: 20% от неуплаченной суммы и 40%, если будет доказано, что компания действовала умышленно.
☁️ Упростите и автоматизируйте кадровый учет с помощью облачной 1С
«1С:ЗУП» в облаке позволяет вести кадровый учет удаленно: оформлять прием и увольнение, отпуска, рассчитывать зарплату, налоги и взносы. Все вопросы можно решить удаленно, без привязки к офису и рабочему месту.
Вместе с сервисом «1С:Кабинет сотрудника» ведение учета станет еще комфортнее. Работники могут просматривать и подписывать расчетные листки, запрашивать все нужные документы и справки по ЭДО — прямо с телефона или браузера.
Автоматизируйте кадровый учет с облачной 1С — и сосредоточьтесь на бизнесе, а не на бумагах.