Выстроить понятный рабочий процесс бывает сложно, особенно если неясно, с чего начать. Для таких случаев мы подготовили 10 готовых шаблонов канбан-досок с уже продуманными этапами работы — от простой Scrum-доски до масштабного пространства для целого отдела. В статье вы можете посмотреть примеры и забрать подходящий шаблон.
Как работать с шаблонами
В Kaiten есть возможность копировать пространства из аккаунтов других пользователей. Это позволяет перенести готовый процесс целиком в свой аккаунт — вместе со структурой доски и логикой работы.
При копировании переносятся:
- структура доски и колонок;
- карточки;
- системные поля;
- метки;
- чек-листы.
Важно: при копировании не переносятся история обсуждений в карточках, данные об участниках пространства и пользовательские поля.
Что ещё стоит учитывать
- все скопированные пространства можно редактировать: добавлять и менять колонки и дорожки, настраивать обязательные поля в карточках и другие элементы;
- скопировать можно только те пространства, у которых открыт публичный доступ;
- переносятся все вложенные сущности — если внутри доски есть вложенные доски, они скопируются вместе с основной;
- для переноса доступна подробная пошаговая инструкция.
Какие шаблоны мы собрали
В статье представлены разные варианты шаблонов: от простых досок для личных задач или небольших команд до более сложных и детально проработанных пространств, рассчитанных на работу целого отдела.
Вы можете выбрать подходящий шаблон, скопировать его и адаптировать под свои процессы, не начиная настройку с нуля.
Шаблон канбан-доски для разработки
В Kaiten доступен универсальный шаблон канбан-доски для управления процессом разработки программного обеспечения. Он уже настроен под типовые этапы работы в IT и подходит для команд разного размера.
В шаблоне предусмотрены готовые колонки со статусами, характерными для разработки, а также две отдельные рабочие доски для задач с разным уровнем приоритета:
- «Срочно»;
- «Обычный приоритет».
Дополнительно в этом же пространстве есть отдельная доска для долгосрочных целей. На неё можно добавлять родительские задачи — например, «Разработка модуля онлайн-оплат».
К таким карточкам удобно привязывать дочерние задачи, которые находятся на рабочих досках других команд или отделов. Это помогает связать стратегические цели с повседневной работой.
Шаблон доступен для пользователей всех тарифов, в том числе бесплатного.
Шаблон доски для личных дел
Классический канбан с тремя колонками не всегда удобен для личных задач. Дел может быть много, а большинство из них слишком краткосрочные, чтобы для них имел смысл статус «В работе». В бесплатном шаблоне для личного планирования эта особенность учтена, поэтому колонки отражают не этапы выполнения, а логику планирования.
Пространство состоит из двух отдельных досок:
- Доска для дел. Используется для планирования задач и включает колонки для дел на неделю, на месяц и отдельный «бэклог» для задач без конкретных сроков.
- Доска-расписание. Работает как визуальный аналог календаря: каждая карточка — это временной слот. Такой формат помогает держать распорядок дня перед глазами и заранее закладывать обязательные рутинные дела.
Шаблон доступен для пользователей всех тарифов, в том числе бесплатного.
Универсальный шаблон канбан-доски для Scrum-команд
Этот шаблон предназначен для команд, которые работают по фреймворку Scrum. Он помогает структурировать процесс разработки и разделить стратегическое планирование и работу внутри спринтов.
Пространство состоит из трёх канбан-досок:
- User Stories;
- Бэклог;
- Sprint.
User Stories
На доске User Stories удобно фиксировать фичи и крупные пользовательские истории. К каждой такой карточке можно привязывать дочерние задачи, над которыми команда работает в рамках спринта. Это помогает связать повседневные задачи с пользовательской ценностью.
Бэклог
Бэклог разделён на дорожки по приоритетам и этапам планирования:
- дорожка «Срочно» — для самых приоритетных задач;
- остальные дорожки — для будущих спринтов, чтобы заранее распределять задачи.
Такой подход позволяет готовить задачи к работе заранее и не перегружать спринт в последний момент.
Sprint
Раздел Sprint включает спринтовый бэклог и колонки с этапами выполнения задач. Доска также разбита на дорожки, каждой из которых присвоен свой приоритет выполнения.
По умолчанию этапы работы заданы в упрощённом виде и состоят из базовых колонок:
- Бэклог;
- В работе;
- Готово.
Такой набор подходит не всем командам, поэтому шаблон легко адаптировать. Например, для разработки можно добавить дополнительные колонки — «Ревью», «Тестирование» и другие этапы, которые точнее отражают реальный процесс работы.
Шаблон доступен для пользователей платных тарифов, так как включает деление на дорожки, которое недоступно на бесплатном плане.
Шаблон Bug Tracker для мобильного приложения
Шаблон канбан-доски «Для мобильного приложения» — это универсальное решение для работы с багами в любом цифровом продукте. Формулировка условная: доска одинаково хорошо подойдёт как для мобильных приложений, так и для веб-сервисов или внутренних систем.
В шаблоне предусмотрены:
- дорожки для разделения задач по приоритетам;
- колонки со статусами жизненного цикла бага — от «Новые» до «Готово»;
- теги с дополнительной информацией о проблемах.
С помощью тегов удобно фиксировать контекст: например, на каких устройствах или платформах возникает баг, а также насколько он критичен для пользователей.
Шаблон легко адаптируется под конкретные процессы команды. Можно детализировать статусы, добавлять новые колонки и расширять набор тегов.
Например, имеет смысл завести отдельный тег для источника информации о баге: из отзывов в магазине приложений, из внутреннего тестирования или из обращений в службу поддержки.
Шаблон доступен для пользователей всех тарифов, в том числе бесплатного.
Шаблон канбан-доски для службы поддержки
Для команд, у которых подключён модуль Service Desk, в системе доступен готовый шаблон канбан-доски для работы службы поддержки. Он помогает структурировать обращения пользователей и разделять нагрузку между линиями поддержки.
В шаблоне предусмотрено:
- колонки с этапами работы для первой и второй линии поддержки — без глубокой детализации, которую при необходимости можно настроить;
- дорожки для разных типов запросов;
- настроенные WIP-лимиты для этапов «В работе» у каждой линии поддержки;
- метки для уточнения контекста и характера запроса.
Шаблон можно адаптировать под процессы конкретной команды: детализировать этапы, изменить лимиты или добавить собственные метки и типы обращений.
Шаблон доступен для пользователей платных тарифов, так как включает деление на дорожки, которое недоступно в бесплатной версии.
Шаблон канбан-доски для согласования документов
Для команд, которые регулярно работают с договорами, счетами и другими документами, подойдёт шаблон канбан-доски, помогающий навести порядок в процессе согласования и сделать его прозрачным для всех участников.
В шаблоне предусмотрена отдельная колонка «Согласование», которая по умолчанию разделена на три столбца. Они отражают последовательность согласования документа:
- проверка бухгалтером;
- проверка юристом;
- согласование генеральным директором.
В каждой карточке уже есть пример чек-листа. Он помогает стандартизировать и упростить проверку документов, чтобы ничего не упустить.
Чек-листы и этапы согласования можно гибко настраивать: использовать готовый вариант, адаптировать его под процессы компании или создать собственный список проверок с учётом специфики работы.
Шаблон доступен для пользователей всех тарифов, в том числе бесплатного.
Шаблон P3.express
P3.express — это упрощённая методология управления проектами. В рамках подхода работа делится на 7 этапов и 33 конкретных шага, которые охватывают весь жизненный цикл проекта — от запуска до получения запланированных выгод.
Совместно с экспертами онлайн-школы по управлению проектами pmclub был создан бесплатный шаблон для работы по методологии P3.express. Он помогает структурировать проект и следовать шагам метода без дополнительной настройки с нуля.
В шаблоне предусмотрено:
- 5 досок для работы с проектом, включая бэклоги, карту результатов и реестр последующих действий;
- готовые типы карточек: «Риск», «Задачи» и «Верхнеуровневые задачи».
Шаблон подходит для команд, которым нужен понятный и лёгкий в освоении подход к управлению проектами без сложных фреймворков и избыточной методологии.
Шаблон доступен для пользователей всех тарифов, в том числе бесплатного.
→ Скачать шаблон рабочего пространства
→ Шаблон документов P3.express
Шаблон «Отдел маркетинга»
Шаблон «Отдел маркетинга» — это большое рабочее пространство в Kaiten, предназначенное для комплексной организации процессов маркетинговой команды. Он подходит для управления как стратегическими задачами, так и повседневной операционной работой.
Пространство включает 7 канбан-досок:
- Цели. Доска для родительских карточек с крупными задачами и стратегическими инициативами.
- Текучка. Используется для операционных задач — например, подбора специалистов или подготовки отчётов. На доске есть две дорожки для приоритизации: «Срочно» и «Обычный приоритет».
- Контент-отдел. Доска для работы редакции и управления контентными задачами.
- Каналы продвижения. Отдельные доски для ключевых направлений: SEO, SMM, реклама и партнёрские программы.
При необходимости структуру можно расширять — например, добавить отдельную доску для CRM-маркетинга или других каналов продвижения.
На доске SMM предусмотрены две дорожки для разных площадок: ВК и Telegram. Это позволяет разделять задачи по каналам и держать работу по каждому из них под контролем.
Шаблон доступен для пользователей платных тарифов, так как включает деление на дорожки и более 5 досок на 1 пространстве.
Шаблон «Отдел продаж»
Для организации работы отдела продаж в Kaiten предусмотрен базовый шаблон с простой и наглядной воронкой клиента. Он помогает структурировать сделки и разделять работу с разными категориями клиентов.
По умолчанию пространство разделено на три отдельные доски, которые используются для работы с крупными и средними клиентами. Такой подход позволяет не смешивать сделки разного масштаба и удобнее управлять нагрузкой команды.
Если используется платная версия Kaiten, структуру можно упростить и сделать более наглядной. Вместо отдельных досок рекомендуется создать две дорожки в рамках одной доски — для разных типов клиентов. Это позволяет видеть всю воронку продаж в одном пространстве и быстрее переключаться между задачами.
Шаблон легко адаптируется под специфику бизнеса: этапы воронки, типы клиентов и приоритеты можно настроить под реальные процессы отдела продаж.
Шаблон доступен для пользователей всех тарифов, в том числе бесплатного.
Шаблон «Контент-план»
Шаблон «Контент-план» в Kaiten изначально рассчитан на ведение корпоративных блогов, но его можно адаптировать и под другие задачи: SMM, работу с базами знаний или подготовку PR-материалов для внешних площадок.
Структура шаблона
Пространство состоит из нескольких досок, каждая из которых отвечает за свой этап работы с контентом:
- Бэклог. Используется для планирования контента на месяц и на неделю.
- Текущие задачи. Доска для всех материалов, которые находятся в работе или в очереди на ближайшее время.
- На паузе. Отдельная доска с одной колонкой для заблокированных задач. Например, сюда можно перенести статью с экспертом, который временно не может дать интервью.
На доске с текущими задачами предусмотрено 5 статусов — от постановки задачи до публикации. Приоритетные материалы можно выделять двумя способами: переносить карточки на доску «Срочные» или добавлять тег «Срочно». Теги удобны для приоритизации внутри одной доски.
Идеи для кастомизации
- Детализация этапов. Например, вместо общей колонки «Согласование» можно создать отдельные этапы: «Ревью редактора», «Ревью эксперта», «Правки». Также на этих этапах удобно использовать чек-листы.
- Подключение других ролей. При работе над лонгридами дизайнер часто включается параллельно с редактурой текста. В этом случае можно добавить отдельную колонку «Дизайн». Для SMM такие этапы могут быть не нужны.
- Использование тегов и меток. По умолчанию теги обозначают типы материалов — кейсы, технические статьи и другие форматы. Если доска используется для разных площадок, в тегах можно указывать каналы публикации: блог, Хабр, Telegram-канал, рассылка. Также теги можно применять для обозначения типа задачи: новый текст, обновление опубликованного материала или ресайз.
Шаблон доступен для пользователей всех тарифов, в том числе бесплатного.
Можно ли обойтись без шаблонов
Иногда действительно нет необходимости использовать готовые шаблоны. Сложная доска с большим количеством предустановленных колонок и обязательных полей может только мешать, если процессы сильно отличаются от типовых.
Например, в материальном производстве этапы работы часто зависят от конкретного продукта и технологии. В таких случаях универсальный шаблон не сможет точно отразить процесс, и логичнее собрать доску с нуля под свои задачи.
Во всех остальных ситуациях шаблоны скорее помогают, чем ограничивают. Особенно это актуально, если стандартная канбан-доска из трёх колонок не подходит, а времени на проектирование собственной структуры нет.
Готовый шаблон позволяет сразу начать работу, а уже в процессе адаптировать доску под себя — добавлять или убирать колонки, менять статусы и настраивать поля в карточках.
Поэтому, если нет жёсткой необходимости в уникальной структуре, разумнее взять подходящий шаблон и постепенно доработать его под реальные процессы команды.
Смотрите также: