Как написать понятные инструкции
Новый сотрудник три дня искал принтер в офисе, потому что в инструкции было написано «устройство печати находится в зоне общего пользования». А принтер стоял в коридоре у окна — написать «принтер у окна в коридоре» было слишком просто. Таких примеров сотни: инструкции пишут как диссертацию, а читают как детектив — с попытками разгадать, что же имел в виду автор.
Хорошая инструкция экономит время всем: сотруднику не нужно переспрашивать, коллегам — объяснять одно и то же, а менеджеру — исправлять ошибки. Разберём, как писать так, чтобы понимали с первого раза.
Структура понятной инструкции
Начинайте с цели — зачем эта инструкция нужна. Сотрудник должен понять за 10 секунд, поможет ли ему этот документ. Вместо «Данная инструкция регламентирует процедуру…» пишите «Как оформить командировку за 15 минут».
Дальше — пошаговый алгоритм. Каждый шаг = одно действие. Не объединяйте «откройте браузер, зайдите на сайт, введите логин и пароль» в один пункт. Лучше три коротких шага, чем один длинный.
- Заголовок с конкретным результатом
- Краткое описание процесса (1-2 предложения)
- Пошаговый алгоритм
- Что делать, если что-то пошло не так
- Контакты для вопросов
Проверьте структуру простым способом: покажите инструкцию человеку, который не знаком с процессом. Если задаёт уточняющие вопросы — нужно переписать.
Как писать шаги действий
Используйте глаголы в повелительном наклонении: «нажмите», «выберите», «введите». Избегайте «необходимо нажать» — лишние слова только запутывают. Сравните:
Плохо: «Необходимо осуществить переход в раздел настроек, где следует произвести выбор соответствующего пункта меню»
Хорошо: «Откройте настройки → выберите нужный пункт»
Добавляйте визуальные подсказки. Названия кнопок берите в кавычки, путь по меню показывайте стрелками. Если кнопка зелёная или находится в правом верхнем углу — укажите это.
- Откройте программу учёта
- Нажмите «Новый документ» (зелёная кнопка справа)
- Выберите «Расходная накладная»
- Заполните поля: название товара, количество, цена
- Нажмите «Сохранить»
Важно: тестируйте каждый шаг на реальной системе. То, что работало месяц назад, может измениться после обновления интерфейса.
Язык инструкций без канцеляризмов
Забудьте про «осуществить», «произвести», «в целях», «согласно». Пишите как говорите. Вместо «для осуществления входа в систему» — просто «чтобы войти».
Сложные термины объясняйте сразу. Не заставляйте сотрудника гуглить, что такое «ТТН» или «себестоимость». Либо расшифровывайте при первом упоминании, либо выносите в глоссарий в конце.
- «Заполните ТТН (товарно-транспортную накладную)»
- «Рассчитайте маржу — разницу между ценой продажи и себестоимостью»
- «Отправьте документ на согласование руководителю»
Проверяйте текст на простоту: каждое предложение должно быть понятно школьнику. Если сомневаетесь — прочитайте вслух. Где запинаетесь при чтении, там и нужно упростить.
Визуальное оформление инструкций
Разбивайте текст на блоки. Стена текста пугает — никто не будет читать полотно на три экрана. Используйте списки, подзаголовки, выделения жирным.
Скриншоты обязательны для сложных интерфейсов. Но не фотографируйте весь экран — выделяйте нужную область. Стрелочка или рамка покажут, куда именно нажимать.
Важные моменты выделяйте в отдельные блоки:
⚠️ Внимание: После изменения настроек нужно перезапустить программу
💡 Лайфхак: Чтобы не вводить пароль каждый раз, поставьте галочку «Запомнить меня»
Если инструкция большая, добавьте содержание в начале. Сотрудник найдёт нужный раздел за 10 секунд, а не будет листать весь документ.
Для объёмных инструкций можно использовать генератор презентаций — загружаете текст, получаете слайды с ключевыми шагами. Удобно для обучения новичков.
🎯 ПРЕЗЕНТАЦИЯ ЗА 3 МИНУТЫ? Создайте с ИИ прямо сейчас!
✨ Попробуйте Presentacium.ru — умный генератор презентаций
🤖 Искусственный интеллект создаст презентацию по вашей теме
⚡ Быстро, красиво, профессионально
Частые ошибки в корпоративных инструкциях
Ошибка №1: слишком подробно. Не нужно объяснять, зачем включать компьютер. Сотрудники умеют пользоваться базовыми функциями — сосредоточьтесь на специфике именно вашего процесса.
Ошибка №2: устаревшие скриншоты. Интерфейс изменился, а в инструкции остались старые картинки. Заложите время на обновление — раз в полгода проверяйте актуальность всех инструкций.
Ошибка №3: нет примеров. Написали «заполните поле корректно» — а что значит корректно? Покажите пример: правильно заполненную форму, образец документа, типичные значения.
- Вместо «укажите период» → «укажите период: с 01.01.2025 по 31.01.2025»
- Вместо «выберите статус» → «выберите статус: В работе, Выполнено или Отменено»
- Вместо «введите сумму» → «введите сумму без пробелов: 15000»
Ошибка №4: забыли про исключения. Описали стандартный процесс, но не указали, что делать, если система выдаёт ошибку или нужные поля неактивны. Добавляйте раздел «Возможные проблемы» в каждую инструкцию.
Как тестировать инструкции перед внедрением
Лучший способ проверки — дать инструкцию новому сотруднику и понаблюдать, как он выполняет задачу. Где останавливается, переспрашивает или делает не то — там нужно дописать.
Засеките время выполнения. Если простая задача занимает час вместо 15 минут — проблема в инструкции, а не в сотруднике. Упростите формулировки, добавьте скриншоты, уберите лишние шаги.
- Прочитайте инструкцию вслух — где запинаетесь, там сложно
- Выполните процесс сами, следуя написанному — все ли шаги работают?
- Покажите коллеге из другого отдела — понятно ли без контекста?
- Засеките время — укладывается ли в разумные рамки?
Создавайте инструкции в удобном формате. Если сотрудники работают за компьютерами — PDF или вики подойдут. Для мобильных команд лучше чат-бот или мобильное приложение.
Собирайте обратную связь через месяц после внедрения. Какие вопросы остались? Что вызывает затруднения? На основе ответов дорабатывайте инструкции — это живой документ, а не памятник.
Инструменты для создания и хранения
Для текстовых инструкций подойдёт Notion — удобно структурировать, добавлять скриншоты, давать доступ команде. Альтернатива — Confluence, если у компании есть корпоративная лицензия.
Видеоинструкции записывайте в Loom или OBS Studio. Иногда 2-минутное видео заменяет страницу текста — особенно для сложных интерфейсов.
Если нужно быстро сделать презентацию по готовой инструкции для обучения команды — попробуйте ИИ для презентаций. Загружаете текст, получаете слайды с основными шагами за пару минут.
- OBS Studio — для записи экрана (бесплатно)
- Canva — красивые схемы и инфографика
- Скриншотеры — для быстрых снимков экрана с аннотациями
Храните все инструкции в одном месте с понятной навигацией. Создайте индекс по отделам или типам задач. Сотрудник должен найти нужную инструкцию за 30 секунд, а не копаться в папках час.
Хорошая инструкция — это диалог с сотрудником, а не монолог автора. Пишите просто, проверяйте на практике, обновляйте по обратной связи. За месяц войдёт в привычку, а количество вопросов «а как это делать?» сократится в разы. Начните с одной самой проблемной задачи — той, про которую спрашивают чаще всего.
Использование нейросетей помогает ускорить работу, повысить точность анализа и найти нестандартные решения. Главное — применять подходящий инструмент под конкретную задачу.
Читайте также:
