Что ж…
На вас уже посматривают кровожадно финансисты накануне бюджетных кампаний? Одним уже прилетели запросы поделиться планами на жизнь. Другие еще только собирается с духом.
Мы уже начали. Первый вариант бюджета на 2026 год полетел акционерам. Конечно, будут изменения, но речь сегодня не об этом. Опять столкнулись с проблемами, которые команды сами себе создают. Как будто и без этого проблем мало.
Путать отчетные и учетные формы
Делаем форму для исполнителей. Логика простая — собирать аналитику, легко переносить данные в ERP, не мучить людей. Красота. Но на согласовании всё стопорят. Начинают городить огород. Из формы учетной хотят соорудить отчетную.
Нет. Не на базе формы для заполнения. А сразу чтобы получалась отчетность. В итоге пляски с бубном и объяснения: для исполнителей — одно, для руководства — другое.
Это частая ошибка путать теплое с мягким.
Должны, но не обязаны
Частая ошибка — думать, что коллеги обязаны вести формы, которые придумал финблок или банк. Если это нигде не закреплено — вероятность успеха стремится к нулю. Закатывать глаза и кричать «Это же логично!» — бесполезно. У каждого свой опыт и представление о прекрасном. И этим надо управлять, а не уповать.
Если нужен конкретный результат в конкретном виде – позаботьтесь об этом заранее. За неделю, если нет утвержденных форматов, инструкций и положений, как показывает опыт, а чаще всего так оно и есть, ничего вразумительного не получите. Может залипуху, которая никак не поможет. А так проигнорируют.
Как вариант идти и жаловаться куда следует, но вероятность получить то, что требуется стремится к нулю.
Не пытайтесь за неделю сделать глобальные изменения в бюджете
Ошибок будет масса.
Внезапно, ну а как еще, при подготовке бюджета, выясняется, что нужно срочно менять структуру бюджета.
И вот тут главное не наводить суету. Помните любые изменения требуют тестирования и проверки. Самое разумное – внести основные статьи, которые потом можно «расшить». Так и ошибок меньше, и уложитесь в срок. Это как раз тот случай, что делаете как надо, а не как правильно.
Из недавнего. Благое намерение – сразу в бюджете отразить план по запуску производства. Алгоритм планирования в ERP: заносят плановые и действующие договоры на конкретные статьи.
Проблемы:
- перечень статей согласовывают до момента отправки бюджета;
- количество потребностей (договоров) более 700;
- дают информацию за 3 дня до сдачи бюджета.
Чтобы успеть в срок, все потребности агрегировали до крупных статей.
При срочной переработке структуры бюджета в некоторых отчетных формах появились математические ошибки, которые случайно обнаружили.
Эксперименты в такой нервный период как подготовка бюджета на следующий год - крадут время и приводят к ошибкам. Не успеваете сделать по красоте, сделайте структуру, а красоту развернете потом.
Заранее определите стандарты и требования
Заранее определите стандарты и требования к пояснительным запискам, бизнес-планам и так далее. И помните, что, каждое изменение форм или процессов потребует время на адаптацию. И это не вопросы, интеллектуальных способностей коллег.
Этика и уважение в команде
И конечно же – хочется напомнить о непопулярном – этика и уважение в команде. Это не только про то, чтобы не посылать соседа по парте в лес . Главное — что и когда подаёте для бюджета. Людям, которые с этим работают, нужно время не только на обработку, а на нормальный анализ. Чем понятнее формы и подробнее комментарии, тем меньше вероятность, что будут постоянно дергать и уточнять.
Бюджет – не пытка (ну разве что чуть-чуть) и не бесполезная табличка. Это план, описанный при помощи чисел. И чем выше неопределенность, тем он важнее как точка опоры. Хрустального шара для предсказаний ни у кого нет, поэтому поймите и примите, что любой план содержит погрешность. Вопрос лишь в размере этой ошибки и ее последствиях. Кассовому разрыву все равно кто и что может или не может. Бюджет как раз и нужен, чтобы понимать, где компания заработает, а где начнутся проблемы.
Удачной бюджетной компании! Запасайтесь кофе и терпением. Встретимся по ту сторону отчетов.
Автор: Вера Питинова