Наличие утвержденных регламентов, форм и штата сотрудников, в котором даже есть риск-менеджеры и планировщики, не гарантирует того, что у руководителей будет актуальная информация, на основании которой можно будет заранее увидеть проблемы, принимать решения и отслеживать динамику проекта.
Почему? Предлагаем рассмотреть этот вопрос через кейс.
История из практики
Для проекта сформирован график выполнения работ, который должен регулярно актуализироваться. На основании факта с площадки и от причастных к проекту подразделений, данные вносятся в график и формируются отчеты об исполнении плановых показателей.
В графике отдельно выделена поставка оборудования, от которого зависит общий срок реализации проекта.
Идет очередное совещание, посвященное рискам проекта. И внезапно, раздается комментарий от службы МТО: «А у вас не правильные сроки».
Повисло неловкое молчание. Сроки взяты из общей отчетной формы, которая актуализируется согласно инструкции. Оказалось, что при всех регламентах и инструкциях, служба МТО вела проект в своих таблицах, которые никак не были связаны с утвержденными в компании формами и заполнять формы, из которых данные идут в график она и не собиралась. Это же КСП надо..... мучайтесь сами.
Это один из многих примеров, которые постоянно встречаются на проектах. Причины: отсутствие коммуникации, единого подхода и понятийного аппарата.
На заводе есть единая инструкция по работе специалиста, и там не кому не придет в голову делать творчески, как ему сегодня кажется эффективно и удобно. Это элементарно небезопасно.
Что делать?
При разработке справочников, структуры графиков и бюджетных форм учитывайте максимально требования, как внутренние (собственники, руководство), так и внешние (заказчики, банки).
Мы уже писали, что необходимо разделять учетные и отчетные формы. Учетные формы каждый ведет как хочет, но общую отчетную форму утверждают и данные предоставляют в ней.
Если какое-то подразделение не подготовилось и не организовала учет так, чтобы можно было оперативно собрать отчет - необходимо им помочь и довести ценность их времени и сил, а также последствия за несоблюдение сроков и качества предоставления данных.
Ключ к успеху - кодировка данных и плоские формы.
Единообразие отчётов позволяет упростить анализ данных, повысить точность и оперативность принятия решений, а также сократить время на подготовку и проверку документов. Это особенно актуально в условиях постоянно растущих объёмов информации и необходимости быстро реагировать на изменения рынка.
Мы понимаем, что внедрение новых стандартов может вызвать некоторые трудности на начальном этапе. Однако в долгосрочной перспективе это приведёт к значительному повышению эффективности работы всей компании.
Заключение
Единообразие форм не означает, что для каждого проекта будет использована одна и та же структура. Для каждого проекта необходимо формировать такую систему учета, которая будет учитывать его специфику. Но при этом встраиваться легко и непринужденно в общую систему отчетности в компании.
Автор: Анастасия Палагушкина