За последние семь рабочих дней мы прошли все пять стадий принятия: отрицание, гнев, торг, депрессия и, наконец, принятие. Кто бы мог подумать, что подготовка и согласование одной пояснительной записки окажется настолько сложным? Почему мы столько времени на это угробили? Вопрос риторический.
После очередного раунда обсуждений, когда депрессия отступила, всем стало ясно: эти семь дней выявили серьёзные проблемы в наших процессах управления проектами. Оглядываясь назад, можно сказать, что это был полезный опыт. Более того, он послужил толчком к созданию статьи по управлению знаниями.
Устраивайтесь поудобнее – давайте разбираться.
Проблема №1: Нет понимания, зачем нужен документ
Сотрудники, отвечавшие за подготовку пояснительной записки, изначально считали этот документ бесполезным. "Читать его все равно никто не будет", — думали они.
Это указывает на две проблемы:
- Недостаточная коммуникация. Люди не понимали, зачем нужен документ и почему его важно сделать качественно.
- Размытые зоны ответственности. Несмотря на наличие регламентов, подразделение, которое собирает и передает информацию банкам, собственникам и другим заинтересованным сторонам, не считает себя ответственным за качество передаваемых данных.
Проблема 2: Отсутствие стандартов оформления и содержания
Семь дней обсуждать, использовать ли слово "расходы" или "затраты", "уменьшились" или "снизились", — звучит абсурдно? Безусловно. Однако отсутствие чётких стандартов превращает каждый документ в поле для споров.
Когда в работе участвуют несколько человек, единые требования к терминам и структуре помогают сократить время на проверку и правки. Это снижает риск ошибок и облегчает чтение документа. Когда вы на пятом часу форматирования, идея внутренних стандартов уже не кажется абсурдной.
Некоторые компании разрабатывают "Книги проектов" или "Библии документов", где прописаны требования к содержанию и оформлению. Это банальная, но полезная практика.
Проблема 3: Документ для топ-менеджера — это лицо команды
Представьте, что вам, как руководителю, нужно подписать документ, полный ошибок, канцеляризмов и неясных формулировок. Приятно? Нет. А ведь на основе таких документов анализируют бюджеты, оценивают прогресс проектов и принимают стратегические решения.
Чтобы исключить подобные ситуации, важно определить:
- Качество данных: точность и актуальность.
- Структуру документов: полный комплект без избыточной информации.
- Ответственных: за подготовку, проверку и финальную верификацию.
Методы вроде "5 Почему" и "Ну и что?" помогают.
Что мы получили на выходе?
К седьмому дню был готов документ, объясняющий каждый фактор бюджета, выносимый на Совет Директоров. Количество тех, кто не понимал смысла документа, заметно сократилось. А главное, мы извлекли полезный урок: правильно выстроенные процессы и стандарты спасают время, нервы и репутацию.
П.С. Но эти грабли вечные.
Автор: Вера Питинова
Полезные ссылки:
