Представьте: новый сотрудник из другого города принимает оффер, подписывает все документы за час, не выходя из дома, и на следующий день уже приступает к работе. Кадровик не бегает по этажам с папками, а вся документация хранится не в громоздких шкафах, а в надежном цифровом архиве. Это не фантастика, а реальность, которую дарит кадровый электронный документооборот (КЭДО).
Но как быть с безопасностью? Разбираемся, почему не стоит бояться цифровых кадров.
Что такое КЭДО и почему это надёжно?
КЭДО — это обмен кадровыми документами между работодателем и сотрудником в электронном виде, заверенный специальными подписями. Толчком к его повсеместному внедрению стал закон 377-ФЗ, принятый в ноябре 2021 года. Он официально разрешил переводить в цифру весь кадровый цикл: от заявлений до приказов.
Каждый документ КЭДО заверяется электронной подписью, а его жизненный цикл отслеживается в специализированной системе. Безопасность обеспечивается за счёт:
- Шифрования данных при передаче и хранении;
- Жёсткого разграничения прав доступа для разных ролей;
- Автоматического аудита всех действий с документами.
Ключ к безопасности: электронные подписи.
Основа доверия в цифровом документообороте — это электронная подпись (ЭП). Закон 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет несколько ее видов:
- УКЭП (Усиленная квалифицированная): Самый надежный вариант. Требует получения в аккредитованном удостоверяющем центре. Обычно ее использует работодатель.
- УНЭП (Усиленная неквалифицированная): Идеальный баланс надежности и простоты для сотрудника. Может выдаваться удостоверяющим центром, через приложение «Госключ», либо через другой сервис.
- ПЭП (Простая электронная подпись): Это, например, связка «логин-пароль» в системе. Наименее безопасный вариант, так как не оставляет цифрового следа и доказать факт подписания сложнее.
Важный момент: При получении документа от работодателя возможно проверить его подпись (обычно это УКЭП). Сделать это можно через любой бесплатный онлайн-сервис, например, на портале Госуслуг.
Контроль доступа к информации
В современных КЭДО-системах права пользователей чётко разделены. Например:
- Сотрудник — имеет доступ только к своим документам.
- Кадровик — готовит и направляет документы, подписывает их УКЭП от имени организации, если имеется электронная доверенность.
- Руководитель — подписывает документы усиленной КЭП.
- Администратор — настраивает систему, но не имеет доступа к зашифрованным данным.
Такой подход исключает ситуации, когда у одного сотрудника оказывается слишком много прав.
Облако или свои серверы? Выбор за вами
При внедрении КЭДО вы можете выбрать:
- Облачная версия — Все данные хранятся на защищенных серверах провайдера (например, 1С). Вам не нужно покупать дорогое оборудование и нанимать IT-специалистов для его обслуживания — всю безопасность обеспечивает поставщик услуги.
- Локальная версия — установка системы на собственные серверы. Подходит для компаний с жёсткими требованиями к внутренней безопасности.
Оба варианта имеют право на жизнь — выбор зависит от специфики бизнеса и ИТ-политики компании. Конечно, более безопасна локальная версия.
Юридически значимый архив по всем правилам
При выгрузке документов из КЭДО они формируются в специальный электронный архив. Согласно требованиям Минтруда, такой архив должен содержать не просто файл, а целый пакет данных:
- Сам документ в установленном формате.
- Все необходимые приложения к нему.
- Файлы с электронными подписями (как сотрудника, так и работодателя).
- Машиночитаемую доверенность (если требуется).
- Описание содержимого архива.
Как хранить документы сотруднику и не потерять их?
Одно из главных преимуществ электронных документов — простота создания и хранения легальных копий.
- Дублируйте: Сохраняйте важные документы на нескольких носителях: на домашнем компьютере, в облачном хранилище (Яндекс.Диск, Google Drive и тп) или на внешнем жестком диске. Все копии будут иметь одинаковую юридическую силу с оригиналом.
- Используйте Госуслуги: Личные документы (паспорт, ИНН, СНИЛС) безопаснее всего хранить в электронном виде именно там. Это защищенная государственная платформа.
С бумажными документами такой гибкости нет: чтобы сделать заверенную копию, нужно идти к нотариусу.
А если сотруднику потребуется документ на бумажном носителе?
КЭДО не отменяет право на бумажные носители. По вашему запросу работодатель обязан в течение трех рабочих дней предоставить заверенную бумажную копию любого электронного документа. Если по какой-то причине получить ее невозможно, можно обратиться к нотариусу. Он проверит электронный оригинал и заверит его бумажную копию.
Как выбрать безопасную платформу для перехода на КЭДО
Выбор надежной платформы — ключевой этап. Безопасность должна быть приоритетом. Вот на что стоит обратить внимание:
- Соответствие закону: Система должна работать в рамках 377-ФЗ и поддерживать установленные Минтрудом форматы документов. Подробнее об этом написали в нашей статье👉 Законы и подписи: что нужно знать HR о КЭДО в 2025 году.
- Защита данных: Важно, чтобы платформа использовала современные стандарты шифрования для передачи и хранения информации.
- Контроль доступа: В системе должна быть возможность гибко настраивать права для разных пользователей (кто может подписывать, кто только видеть и т.д.).
- Отечественное ПО: Наличие платформы в реестре российского ПО — большой плюс. Это гарантирует, что она прошла все проверки и не будет заблокирована из-за санкций.
Идеальным решением, которое отвечает всем этим требованиям, является «1С:Кабинет сотрудника»
Это не просто сервис для подписания документов, а полноценная экосистема, интегрированная с популярными бухгалтерскими и кадровыми программами. Безопасность в нем продумана до мелочей: от сквозного шифрования данных до строгого разграничения прав доступа, что делает его одним из самых защищенных предложений на рынке.
Компании, которые уже перешли на использование «1С:Кабинет сотрудника», отмечают не только удобство, но и высочайший уровень доверия к системе. Они ценят бесшовную интеграцию с 1С, которая исключает ошибки двойного ввода данных и экономит время. Отдельно выделяется простота использования для сотрудников любого уровня — интуитивный интерфейс не требует долгого обучения. Но главное в отзывах — это спокойствие за сохранность и конфиденциальность персональных данных, которые обеспечивает платформа.
Переход на КЭДО с правильной платформой — это не только удобство, но и высочайший уровень безопасности ваших данных, соответствующий требованиям законодательства.
Лучший способ оценить все преимущества — попробовать на практике. Протестируйте «1С:Кабинет сотрудника» бесплатно — и убедитесь сами, насколько это просто и безопасно!
Запросите демо-доступ или демонстрацию сервиса у партнера 1С, Центра компетенций КЭДО - ООО "НЭП"!
