Цифровая трансформация кадрового делопроизводства в России осложнена отсутствием единого свода правил. Вместо одного закона, регламентирующего работу кадровой службы, HR-специалистам приходится ориентироваться в сложной мозаике из нормативных актов, принятых в разное время. Незнание или нарушение любого из них грозит компании серьезными рисками — от штрафов до судебных разбирательств.
Давайте разберемся, какие нормативные акты формируют правовое поле КЭДО сегодня и как применять их на практике без ошибок.
Правовой фундамент кадрового ЭДО: ключевые законы
Электронный кадровый документооборот регулируется несколькими законодательными актами, каждый из которых отвечает за свой сегмент процесса.
№ 377-ФЗ:"О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации"
- Основа электронного взаимодействия с сотрудниками -
Этот закон, вступивший в силу в ноябре 2021 года, стал отправной точкой, легализовавшей полноценный кадровый ЭДО. Он внес прямые поправки в Трудовой кодекс, закрепив следующие принципы:
- Добровольность: Переход на электронные документы требует письменного согласия каждого сотрудника. Действующий работник имеет полное право отказаться. Переход на КЭДО для организаций пока не обязательный. Подробнее об этом можно прочитать здесь 👉
- Локальное регулирование: Компания обязана разработать и утвердить локальный нормативный акт (ЛНА), детально описывающий процедуры ЭДО.
- Правила: дополненный новыми статьями ФЗ в сфере трудовых отношений определяет правила взаимодействия работника и руководства.
- Практическое ограничение: Организации имеют право вести кадровый ЭДО (создание, подписание, использование, хранение), но не для всех документов, подробнее написали в нашей статье 👉 Бумага vs КЭДО: Какие HR-документы уже можно подписывать онлайн, а какие — нет?
Пример из жизни: Крупная IT-компания решила перевести весь документооборот в цифру. HR-директор издал приказ о переходе на КЭДО, разработал и согласовал с юристами Положение об ЭДО, а затем организовал сбор письменных согласий со всех сотрудников. Те, кто отказался, продолжили работать с бумажными документами. Для остальных внедрили сервис 1С:Кабинет сотрудника, который повысил производительность и сократил расходы в разы.
№ 152-ФЗ «О персональных данных»
- Безопасность превыше всего -
Любой кадровый документ содержит персональные данные (ПДн). Поэтому 152-ФЗ — неизменный спутник КЭДО. Его ключевые требования:
- Согласие на обработку: Работать с персональными данными можно только с явного согласия субъекта (сотрудника), за исключением случаев, прямо предусмотренных законом (трудовые отношения — одно из таких исключений, но с оговорками).
- Защита и конфиденциальность: Оператор (работодатель) обязан обеспечить безопасность данных, технически и организационно защитив их от утечек и несанкционированного доступа.
- Прозрачность: Компания должна открыто сообщать о своей политике обработки ПДн.
Чем грозит нарушение? Штрафами по КоАП РФ, а так же возможными судебными разбирательствами.
№ 63-ФЗ «Об электронной подписи»
- Цифровая печать и подпись -
Этот закон — техническое сердце КЭДО. Он определяет инструменты, которые придают электронным документам юридическую силу. В закон активно вносились изменения, направленные на расширение использования простой подписи через Госуслуги.
Типы подписей и их применение в кадровой практике:
- Простая электронная подпись (ПЭП): Логин/пароль, код из SMS, авторизация на Госуслугах. Имеет силу только при предварительном заключенном соглашении, где стороны признают ее действие. Пример: Подписание оферты или заявления на отпуск через внутренний портал.
- Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП): Создается с помощью шифрования, фиксирует факт подписания и неизменность документа после этого. Требует соглашения сторон. Пример: Подписание большинства внутренних кадровых документов (допсоглашений, уведомлений, заявлений).
- Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП): Самая надежная. Выдается только аккредитованными Минцифры РФ удостоверяющими центрами. Не требует дополнительных соглашений — ее юридическая сила установлена законом. Пример: Подписание трудового договора от имени юридического лица, отчетность в государственные органы.
№ 407-ФЗ: «О внесении изменений в ТК РФ в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях»
- Драйвер удаленного формата работы -
Этот закон, также вступивший в силу в конце 2021 года, закрепил правовой статус дистанционной работы и сделал КЭДО не просто опцией, а необходимостью для удаленных команд. Он урегулировал ключевые моменты:
- Полностью удаленный найм: Трудовой договор можно заключить онлайн с использованием ЭЦП.
- Электронный документооборот — по умолчанию: Взаимодействие с дистанционщиком происходит через ЭДО, если иное не указано в договоре.
- Подтверждение получения: Обязанность сторон отправлять друг другу подтверждение о получении каждого документа.
Пример: Компания нанимает дизайнера из другого города. Через сервис ЭДО будущий сотрудник подписывает оферту ПЭП через Госуслуги, отправляет скан паспорта и диплома, а затем подписывает квалифицированной подписью полноценный трудовой договор. Весь процесс занял один день без единой бумажки.
Как внедрить КЭДО без ошибок с ООО "НЭП": пошаговый план
- Воспользуйтесь готовыми шаблонами ЛНА от нашей компании. Приказ о внедрении КЭДО, детальное «Положение об электронном документообороте» с Приказом о его утверждении, Уведомление работнику о переходе на КЭДО, Заявление о согласии и об отказе на переход на КЭДО, Согласие на КЭДО.
- Доверьте аудит кадрового документооборота профессионалам. Мы проанализируем процессы: какие документы будут переводиться в ЭДО в первую очередь? Предложим пилотный проект. Продемонстрируем возможности системы 1С:Кабинет сотрудника, который соответствует вышеуказанным законам и интегрируется с 1С программами и Госключом.
- Получите согласия. Соберите у всех сотрудников два ключевых документа: согласие на обработку персональных данных и согласие на ведение документооборота в электронном виде. Новых сотрудников можно сразу знакомить с этими условиями при приеме на работу.
- Воспользуйтесь нашей услугой внедрения сервиса КЭДО. Мы внедрим сервис по вашим требованиям, проведем инструктаж для HR-ов, руководителей и рядовых сотрудников. Объясним, как пользоваться системой, какие подписи применять и как подтверждать получение документов.
Ожидание единого закона — это проигрышная тактика, которая ставит вашу компанию в невыгодное положение на фоне более гибких и расторопных конкурентов. Начните с малого: изучите 63-ФЗ и 152-ФЗ, проработайте вопрос с согласиями и выберите процесс для пилотный автоматизации. Грамотное внедрение КЭДО — это не только соблюдение закона, но и колоссальная экономия времени, ресурсов и шаг в сторону современной эффективной HR-стратегии.
Не ждите - Действуйте уже сегодня! А НЭП вам в этом поможет👌
#КЭДО #it #документооборот #HR #технологии #кадры