Так как в последнее время постоянно возникает вопрос о переводе на КЭДО, решила отдельно изучить эту тему и порассуждать на этот счет.
КЭДО = кадровый электронный документооборот между кадровой службой работодателя и сотрудниками: кадровая служба оформляет документы в электронном виде, сотрудники получают и подписывают документы в системе КЭДО. Обе стороны договора используют для подписания документов электронно-цифровые подписи (ЭЦП).
Первые шаги в сторону КЭДО были сделаны Минтрудом в 2017-2021 г., когда были проведены эксперименты по проверке корректности электронных кадровых документов и по обмену электронными документами с сотрудниками. В эксперименте участвовал 381 работодатель со всей территории РФ.
Эксперимент Минтрудом был признан успешным и 2021 г. в ТК РФ были внесены 3 новые статьи (22.1 – 22.3). Эти статьи разрешили вести КЭДО без дублирования на бумаге, урегулировали порядок перевода сотрудников на ЭДО и установили правила использования разных видов электронной подписи. Одновременно, в ТК РФ были внесены поправки, касающиеся электронных трудовых книжек (статьи 66.1) и правил работы дистанционных работников (статья 49.1).
Таким образом, Минтруд постепенно оцифровывает кадровый учет и это понятно и логично – для быстрой и четкой проверки данных на наличие правонарушений. В настоящее время организация сама принимает решение переходить на КЭДО или нет, и если переходить, то в какой части: какое-то подразделение, какое-то отдельное кадровое мероприятие и т.п. По информации Контур.КЭДО чаще всего организации начинают переход сотрудников с электронного графика отпусков или электронной подачи заявлений об отпусках.
Когда говорят о внедрении КЭДО в организации чаще всего говорят о плюсах, а именно:
- сотрудникам нет необходимости приходить очно в кадровую службу и/или на территорию работодателя;
- для подписания документов сотруднику достаточно компьютера или смартфорна;
- работодатель может контролировать подписание документов сотрудниками онлайн;
- документы хранятся в телефоне или на компьютере и доступны в любое удобное время;
- работник может отправить документы работодателю в любое удобное время;
- экономия ресурсов (бумага, оргтехника, заправка картиджей, канцтовары).
- экономия времени (говорят, что кадровик ежегодно собирает вручную около 3 тысяч подписей на бумажных документах).
- экономия места: так как электронные документы не дублируются на бумажных носителях, архивные площади не увеличиваются. Обращаю внимание: архивные площади увеличиваются за счет личных дел, а КЭДО не отменяет ведение личных дел на бумажных носителях.
Для реализации КЭДО Работодателю необходимо внедрить и настроить процессы КЭДО:
- определить провайдера, который совместно с работодателем будет реализовывать проект (провайдеров КЭДО много, но не все готовы к индивидуальной доработке процессов конкретного работодателя).
- купить модуль для интеграции с системой кадрового учета и провести его настройку. Стоимость во многом зависит от количества сотрудников и количества кадровых специалистов, обрабатывающих документы через КЭДО. Если выбрать использование веб-сервиса (обмен документами производится не в 1С, а через облачные хранилища) цена КЭДО уменьшится. Крупные организации чаще выбирают интеграцию, т.к. она позволяет ускорить процесс, снизить количество ошибок, настроить автоматический контроль ошибок в документах.
- подготовить нормативно-методическую базу: создать положение об электронном документообороте, регламент по использованию электронной подписи, внести изменения локальные нормативные акты Работодателя, подписать с сотрудниками соглашения о переходе на КЭДО (как правило, шаблоны документов есть у операторов, но они требуют уточнений и доработок под процессы конкретного работодателя). Важно учесть, что Электронные кадровые документы считаются юридически значимыми, если они составлены требований ТК РФ, федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи», приказа Минтруда № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов».
- выбрать процессы и/или типы документов, которые переводятся на КЭДО;
- разработать автоматизированные маршруты согласования документов;
- провести обучение персонала, который будет использовать КЭДО со стороны работодателя (специалисты кадровой службы);
- провести обучение работников по использованию личного кабинета и использованию КЭДО;
- организовать и оплатить получение ЭЦП физическими лицами, участвующими в процессах КЭДО (как со стороны работодателя, так и работникам);
- выделить администратора личного кабинета, который будет осуществлять круглосуточную техподдержку пользователей (возможно не потребуется, но вероятность есть).
- решить в IT-службой работодателя порядок хранения и получения электронных документов на долгосрочной основе.
Время внедрения КЭДО во многом зависит от заинтересованности организации во внедрении, но, как правило, укладывается в 3 месяца.
Важно! В интернете пишут, что после перехода на КЭДО обратной дороги нет – вернуться у бумажным документам будет нельзя. Как это возможно на практике - пока неизвестно.
Приведу пример с отпуском, если организация работает по КЭДО:
1 вариант – работа через веб-сервис: сотрудник подает заявление на отпуск в личном кабинете, подписывает его своей ЭЦП и через веб-сервис направляет руководителю. Руководитель согласует его в мобильном приложении своей ЭЦП. Согласованное заявление через личный кабинет работника направляется в кадровую службу. Кадровик создает в учетной системе приказ на отпуск, подписывает своей ЭЦП (для этого ему нужна доверенность) и передает его в бухгалтерию для начисления отпускных. Заявление распечатывается для личного дела работника. Приказ не распечатывается.
2 вариант – работа по интеграции: сотрудник подает заявление на отпуск в личном кабинете, руководителю, в его личный кабинет, приходит служебное сообщение о необходимости согласования. Руководитель парой кликов согласует заявление и сообщает об этом в кадровую службу (автоматическое служебное сообщение в программе). Учетная система формирует приказ на основании полученного сообщения и уведомляет об этом кадровика в личном кабинете. Кадровик проверяет сформированный приказ и служебным сообщением информирует бухгалтерию. Так как отсутствует перенос документа из одного ПО в другое, увеличивается скорость и снижается вероятность ошибки. Заявление распечатывается для личного дела работника. Приказ не распечатывается.
Пример формирования отпуска, где нет графика отпусков:
1 вариант – сотрудник заполняет бланк заявления (от руки или на компьютере), визирует его у руководителя и направляет скан (сканы) в отдел кадров. Кадровик создает в 1С приказ на отпуск, включает его в реестр кадровых документов. Бухгалтерия на основании реестра производит начисление отпускных. Заявление не распечатывается, а сохраняется в электронной папке сотрудника на сервере. Приказ не распечатывается, а хранится в учетной системе.
2 вариант – сотрудник заполняет шаблон заявления в теле электронного письма и пересылает его в отдел кадров. Кадровик создает в учетной системе приказ на отпуск, включает его в реестр кадровых документов. Бухгалтерия на основании реестра производит начисление отпускных. Письмо с заявлением не распечатывается, а сохраняется в электронной папке сотрудника на сервере. Приказ не распечатывается, а хранится в учетной системе.
Отдельно о трудностях и минусах перехода на КЭДО.
Трудности:
- преодоление неготовности к изменениям: всё новое пугает и вызывает недоверие. И не все могут открыто признать свой страх, многие прикроют его разными аргументами и тихим саботажем.
- за сервис КЭДО необходимо платить: провайдеру за обслуживание, а также за оформление ЭЦП работникам (первичный и ежегодный платежи);
- путаница в электронных подписях: в КЭДО часть документов должна быть подписана только УКЭП, для части возможны ПЭП и НЭП;
- риски, связанные с несанкционированным доступом к подписям, в том числе при использовании облачных подписей;
- риски, связанные с сохранностью персональных данных работников. Роскомнадзор очень внимательно следит за организациям-провайдерами КЭДО;
- у сотрудников есть законодательное право отказаться от перехода на КЭДО (часть 5 статьи 22.2. ТК РФ);
- «синие воротнички» - не у всех есть смартфоны или доступ в компьютеру. Необходимо предусмотреть организацию постоянного доступа таких сотрудников к личным кабинетам;
Минусы:
- Подписывая документ ЭЦП работодатель и работник фиксируют ДАТУ И ВРЕМЯ подписания (это элементы подписи). Изменить эти реквизиты нельзя, т.к. они хранятся в реестре электронных документов организации-провайдера. Доступ к реестру невозможен, т.к. организация-провайдер рискует потерять лицензию.
С учетом того, что кадровая служба часто сталкивается с необходимостью что-то где-то исправить: например, руководитель вовремя не указал правильный оклад, дату увольнения или приема согласовали новую, - в таком случае дата и время в подписи могут стать существенной преградой для КЭДО.
2. Заявления, уведомления и сообщения, направленные работником через КЭДО считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления. Это может сильно повлиять на ситуации, в том числе с проблемными увольнениями.
3. На сегодня уже есть судебные прецеденты, когда сотрудники «чудили» с ЭЦП (например, менялись ими или подписывались за другого).
Пока находимся в режиме экспериментов, наблюдения, ожидания подвижности трудового законодательства РФ в области КЭДО.
Приглашаю вас поделиться вашими кейсами, наблюдениями по переходу на КЭДОв комментариях и телеграм-канале https://t.me/htetopolubvi
#ЗаметкиЕленыТеличко #HR #КДП #ТКРФ #рыноктрудаРоссии
Другие статьи автора: