Ранее мы обсудили ключевые проблемы, с которыми сталкивается бизнес при построении системы менеджмента качества. Подробно рассказали, как эти проблемы решает продукт «1С-КПД:Система менеджмента качества» на базе 1С:Документооборота.
Как его внедрить? Об основных сценариях сегодня расскажет ведущий консультант-аналитик компании 1С-КПД Ксения Митькина.
Почему 1С:Документооборот?
Выбор этих сценариев отчасти зависит от того, использует ли ваша компания 1С:Документооборот — или пока нет. Поэтому начнем с вопроса: почему разработчики в качестве базы выбрали именно 1С:Документооборот?
— Сегодня все больше российских компаний внедряют у себя систему менеджмента качества. А готовых решений для автоматизации СМК на рынке практически нет, — говорит Ксения Митькина. — Компании вынуждены автоматизировать отдельные процессы подручными средствами, самостоятельно изучать ГОСТы по управлению качеством, собирать методики, политики, регламенты и другие документы СМК в папках на локальном сервере. В итоге любая проблема с сервером становится проблемой для сохранности отдельно хранимых файлов.
Наша команда начала размышлять: как помочь таким компаниям? И пришла к выводу: СЭД 1С:Документооборот, которую 1С-КПД внедряет много лет — практически идеальная основа для автоматизации СМК. Тем более, что мы сами с ее помощью успешно автоматизировали и развиваем свою систему менеджмента качества.
1С:Документооборот:
- обеспечивает надежное хранение и резервирование данных;
- позволяет гибко управлять правами доступа к документам СМК для каждого сотрудника;
- обладает всеми инструментами, которые нужны для эффективной автоматизации процессов СМК (согласование документов. ознакомление с ними сотрудников, контроль актуальных версий и т.д.);
- подходит, чтобы стать основой для эффективного «коробочного» решения.
Аналитики и разработчики 1С-КПД добавили в 1С:Документооборот функционал автоматизации конкретных процессов СМК.
Сценарии внедрения СМК
— В чем ключевая особенность нашего продукта? С «1С-КПД:СМК» можно работать непосредственно из «коробки», — говорит Ксения Митькина. — Даже если у вас не настроены участники процессов СМК, наших преднастроек достаточно, чтобы он с первого дня начал приносить пользу вашему бизнесу.
Мы предлагаем два варианта передачи и установки продукта.
Первый вариант подходит, если у вас в компании уже установлена система 1С:Документооборот. С помощью специальной обработки наши специалисты перенесут в действующую базу СЭД настройки видов документов, а также действий с ними (согласование, утверждение, регистрация, ознакомление: эти маршруты в СМК встречаются чаще всего).
Вместе с базовой версией «1С-КПД:СМК» клиент получит расширение, которое добавит функционал автоматического ознакомления нового сотрудника с документами СМК. А вместе с версией ПРОФ — еще два расширения, которые дополнят базу возможностями учета оценки удовлетворенности и отчетом «Журнал несоответствий».
Второй вариант: 1С:Документооборот у вас еще не установлен. Мы передаем копию преднастроенной конфигурации 1С:Документооборот, которую можно загрузить в пустую информационную базу. Сотрудник ИТ-отдела или фрилансер легко справится с этой задачей.
Опять же, покупатели базовой версии в дополнение к настройкам получат расширение «Ознакомление СМК», а версии ПРОФ — также расширения «Журнал несоответствий» и «Оценка удовлетворенности».
После установки модуля те, кто давно работает с 1С:Документооборотом, быстро сориентируются в привычном интерфейсе. Да и неопытные пользователи уже на начальной странице системы увидят реестры документов СМК. А в «Видах документов» — отдельно сгруппированные регламенты, методические указания, процедуры, инструкции, отчеты по качеству. Можно сразу приступать к работе.
Мы проведем двухчасовой инструктаж администратора системы, чтобы при необходимости он мог донастроить модуль под уникальные процессы компании. По желанию заказчика мы готовы провести и двухчасовое обучение ключевого пользователя модуля.
Когда может понадобиться наша помощь во внедрении
— Мы считаем, что наших преднастроек вполне достаточно, чтобы эффективно автоматизировать «из коробки» большинство российских компаний, — говорит ведущий консультант-аналитик 1С-КПД Ксения Митькина. — Но есть подводный камень: отраслевая специфика.
Мы знаем компании, которые, в силу своих отраслевых особенностей, используют у себя огромное количество документов СМК с разной маршрутизацией процессов. Есть компании, которым нужны определенные отраслевые отчеты и формы. И есть те, кто заинтересован в функциях, которые у нас пока находятся в работе (анализ ключевых показателей КРI и т.д.).
В этих и других подобных ситуациях мы готовы предложить дополнительные пакеты часов для индивидуальной настройки. Или заключить договор на доработку продукта под вашу уникальную специфику.
