Мы внедрили ИСО 9001 у себя еще в 2013 году.
Затем накопили опыт автоматизации систем менеджмента качества у наших заказчиков.
А сегодня представляем готовое коробочное решение собственной разработки — «1С-КПД:Система менеджмента качества» на базе 1С:Документооборота.
Давайте для начала вспомним типичные «боли» компаний, внедривших ИСО 9001. А затем расскажем, как эти боли устраняет новое решение.
1. «Вести документацию СМК — очень трудоемкая задача!»
На это жалуются буквально все компании, которые работают с документами СМК вручную — на бумаге, в текстовом редакторе, Excel-таблицах, по электронной почте.
Сотрудники таких компаний тратят многие часы на поиск последних версий документов, нужных регламентов, шаблонов. Коллеги подолгу выясняют, кто уже согласовал документ СМК, какие правки были внесены, все ли ознакомились с изменениями и т.д. А поскольку уведомления об этих изменениях часто рассылаются с опозданием или теряются в почте, сотрудники то и дело нарушают сроки пересмотра документов.
А, между тем, решение всем известно и хорошо измерено. По данным российских и зарубежных исследователей, автоматизация процессов СМК:
- на 40–70% ускоряет согласование документов благодаря прозрачности этого процесса, доступности шаблонов, настроенным маршрутам и автоматическим уведомлениям.
- на 15–25% увеличивает продуктивность сотрудников службы качества за счёт устранения дублирующих задач и ручной работы с документами;
- на 20–30% снижает операционные затраты на документооборот, включая расходы на бумагу, логистику, хранение и человеко-часы.
2. «Сложно готовиться к сертификационному и внутреннему аудиту!»
Это еще одна массовая жалоба в компаниях, где процессы СМК не автоматизированы.
Перед каждым аудитом менеджеры по качеству вынуждены вручную обследовать разрозненные папки на компьютере в поисках нужных документов. Если собранный комплект окажется неполным или будет содержать устаревшую информацию — неизбежны последствия.
Приведем самый распространенный пример. Аудитор задает вопрос, а менеджер по качеству в ответ достает из стола и предъявляет некий распечатанный документ.
— А как же версионирование документов, которого требует стандарт ИСО 9001? — спрашивает аудитор. — Как вы понимаете, что предъявляете мне актуальную версию документа?
Если у менеджера по качеству не найдется убедительного ответа — это уже достаточная причина для того, чтобы компания не прошла аудит.
Подобные риски снижаются при переходе на цифровую СМК:
- на 90% сокращается количество замечаний на сертификационных проверках;
- 80% компаний отмечают повышение лояльности аудиторов за счёт прозрачности и точности данных;
- на 30–60% снижаются затраты на устранение несоответствий за счёт их своевременной фиксации, анализа причин и автоматизации корректирующих и предупреждающих действий (Corrective and Preventive Actions, CAPA);
- на 35–50% ускоряется обработка несоответствий и корректирующих действий за счёт электронных форм, шаблонов и встроенных маршрутов.
3. «Неудобно анализировать процессы компании в разрезе СМК!»
Во многих компаниях система менеджмента качества как бы обособлена от основного бизнеса, поскольку обособлены информационные ресурсы.
Например, многие производственные компании создают протоколы о несоответствии стандарту качества на основании контрактов, документов о выпуске в производство, об отгрузках продукции. Обычно эти протоколы, контракты и спецификации хранятся в разных системах. Это сильно замедляет анализ и корректировку процессов СМК.
И тут самое время вспомнить о нашем решении, позволяющем работать в единой базе 1С:Документооборота и с документами СМК, и с договорами, актами, доп соглашениями, спецификациями. Это обеспечивает единую прослеживаемость и по качеству продукции, и по договорной документации.
«1С-КПД: СМК» — часть экосистемы 1С
Отчасти новый продукт использует возможности 1С:Документооборота: обработку, версионирование документов, использование шаблонов и т.д. И, кстати, как показали пилотные проекты, пользователи 1С:Документооборота легко осваивают «1С-КПД:СМК», опираясь на прежний опыт работы с обычными документами и встроенные пользовательские инструкции.
Но для полной автоматизации процессов СМК инструментов 1С:ДО было бы явно недостаточно. Поэтому мы разработали и включили в решение специфический функционал для управления несоответствиями, оценки удовлетворенности, ведения записей по аудиту и т.д.
С другой стороны, 1С:Документооборот может быть очень легко бесшовно интегрирован с другими конфигурациями 1С (1С:ERP, 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия и т.д.). Это позволяет пользователям «1С-КПД:СМК» работать в одном окне как с документами СМК, так и с договорной документацией и данными учетных систем, установленных в компании. Поиск и анализ несоответствий упрощается и ускоряется. Корректирующие меры чаще достигают цели.
Гибкие настройки «1С-КПД:СМК» позволяют легко администрировать это решение. А открытый код и бесшовная интеграция с решениями 1С – упрощают ее дальнейшее развитие, кастомизацию, масштабирование.
Завтра мы подробно расскажем, как работает это решение.
