Вчера мы подробно обсудили, с какими проблемами сталкивается бизнес при построении системы менеджмента качества по стандарту ИСО 9001. Сегодня расскажем, как эти проблемы решает разработанное компанией 1С-КПД новое «коробочное» решение — модуль «1С-КПД:СМК» для системы 1С:Документооборот.
1. Управление документацией СМК
Решение обеспечивает централизованное хранение документов СМК и полный цикл работы с ними (создание на основе шаблонов, актуализация, учет версий, поиск, фильтрация и тд.).
Преднастроены следующие виды документов: политики и руководства по качеству, процедуры, регламенты, инструкции, приказы, распоряжения, протоколы, методические указания, договорные документы, корректирующие и предупреждающие действия (САРА), акты качества (приёмка, несоответствие, проверка), аналитические отчеты по качеству. Возможна настройка других видов документов в неограниченном количестве.
Также преднастроены связи между документами. Можно делать отметки о недействительности документа и его отмене.
Поддерживаются как ручные, так и автоматические бизнес-процессы (согласование, утверждение, ознакомление). Можно в неограниченном количестве настраивать автоматический старт обработки любых видов документов с любыми комбинациями действий.
Устраняется ручной учет, Excel-таблицы, почтовые рассылки. Прозрачность процессов помогает сотрудникам координировать свои действия и стимулирует их ответственность. Эффективность команды качества повышается на десятки процентов.
2. Контроль отклонений и несоответствий
Команда СМК получает инструменты учета несоответствий и управления корректирующими и предупреждающими действиями, от регистрации до анализа результативности. Решение позволяет:
- фиксировать отклонения и инциденты в цифровом журнале;
- анализировать первопричины проблем;
- автоматизировать корректирующие и предупреждающие действия (CAPA).
Обработка несоответствий и корректирующих действий начинается сразу после их фиксации. Менеджеру по СМК приходится реагировать: действительно ли речь о несоответствии? Оно уже случилось или только может произойти? Что с этим можно сделать? И т.д. Весь процесс ускоряется — особенно, если мотивировать менеджера с помощью KPI.
3. Оценка удовлетворенности
Не бывает эффективно работающих систем без обратных связей.
Новый продукт обеспечивает обработку жалоб и оценку удовлетворенности клиентов после проведения корректирующих и предупреждающих действий CAPA.
Решение позволяет:
- готовить или загружать списки для оценки;
- рассылать опросы;
- вести учет оценок и ответов клиентов.
4. KPI и показатели СМК
Одно из главных требований стандарта ИСО 9001: каждый процесс должен быть измеримым.
Настраиваемые показатели и визуальные дашборды «1С-КПД:СМК» обеспечивают:
- мониторинг результативности по каждому процессу и подразделению;
- анализ ключевых показателей КРI;
- поддержку принятия решений на основе фактов, а не интуиции.
Когда-то мы сами внедрили систему KPI, чтобы получить сертификат ИСО. А затем научились использовать показатели эффективности для постоянного роста бизнеса, который продолжался даже в годы экономических спадов.
Если пожелаете, мы поможем вашей компании выстроить эффективную систему показателей и доработаем этот модуль под уникальную специфику вашего бизнеса.
5. Поддержка внутреннего и внешнего аудита
Решение хранит историю документов, CAPA, проверок и решений. И если вы правильно и в срок обрабатывали все документы в течение года:
- подготовка к аудиту займет у вас минимум времени;
- вам будет гораздо легче убедить аудитора в соответствии вашей СМК стандарту ИСО 9001;
- список замечаний аудиторов значительно сократится, а критических замечаний — практически сойдет на нет.
6. Управление изменениями
Управление качеством — это, в значительной степени, управление изменениями. Меняется среда, меняется бизнес, меняются документы СМК.
Решение позволяет менеджерам по качеству:
- создавать заявки на изменения,
- актуализировать и пересогласовывать действующие регламенты,
- направлять их на ознакомление определенному кругу лиц или всем сотрудникам (в зависимости содержания документа).
Это позволяет сотрудникам своевременно осваивать новые сценарии работы по поддержанию и повышению качества.
7. Повышение зрелости и готовности к ИСО
Решение полезно не только после, но и до внедрения СМК!
Любой компании, которая идет по пути улучшения качества, «1С-КПД:СМК» поможет:
- настроить и автоматизировать процессы СМК в соответствии со стандартом ГОСТ Р ИСО 9001-2015 и его международным аналогом (поддерживаются и стандарты ISO 14001 и ISO 45001);
- подтвердить выполнение документированных процедур;
- поддержать культуру постоянных улучшений после того, как формальная цель достигнута – сертификат качества получен.
Что дальше?
Общение с клиентами уже дало нам несколько идей, связанных с использованием искусственного интеллекта.
Например, мы уже разрабатываем дополнительный модуль — ИИ-ассистент по качеству. Он будет обучаться на данных вашей собственной системы менеджмента качества. Вы сможете задать ассистенту любой вопрос. Если в одном или нескольких документах СМК содержится ответ — вы его получите.
