В расходном кассовом ордере (РКО) исправления не допускаются, это строгий документ. Если ошибка обнаружена уже после оформления РКО, его нужно аннулировать и оформить новый документ правильно.
Порядок действий при обнаружении ошибки в расходном кассовом ордере:
Не исправлять! Ни в коем случае нельзя зачеркивать, замазывать или вносить какие-либо исправления непосредственно в РКО. Это сделает документ недействительным. Аннулировать ошибочный РКО:
Напишите поперек всего документа слово “Аннулировано” или “Испорчено”. Поставьте дату и подпись лица, аннулировавшего документ.
Оформить новый РКО:
Заполните новый расходный кассовый ордер в соответствии со всеми требованиями и правилами, без ошибок. В новом РКО обязательно укажите правильную сумму. Укажите дату оформления нового документа.
Приложить документы: Аннулированный РКО и новый РКО приложите к кассовой книге.
Почему так важно не делать исправления в кассовых документах?
Строгий учет денежных средств: Кассовые документы являются основанием для учета движения денежных средств в кассе организации. Любые исправления могут поставить под сомнение достоверность учета. Требования законодательства: Порядок ведения кассовых операций регулируется законодательством, которое устанавливает строгие требования к оформлению кассовых документов. Нарушение этих требований может привести к штрафам. Контроль: Кассовые документы подвергаются проверкам со стороны контролирующих органов (налоговая инспекция и др.). Неправильно оформленные документы могут вызвать вопросы и претензии со стороны проверяющих.
Альтернативные варианты (в зависимости от ситуации):
Если ошибка обнаружена до выдачи денег: Если ошибка обнаружена до того, как деньги были выданы получателю, можно просто аннулировать РКО и оформить новый. Если деньги уже выданы: Если деньги уже выданы по ошибочному РКО, необходимо оформить новый РКО на правильную сумму и провести корректировку в учете (например, оформить приходный кассовый ордер на возврат излишне выплаченных денег).
Важные моменты:
Соблюдайте нумерацию: При оформлении нового РКО используйте следующий порядковый номер. Сохраняйте все документы: Сохраняйте все аннулированные и правильно оформленные кассовые документы. Они могут потребоваться для подтверждения правильности учета. Внимательность при заполнении: Чтобы избежать ошибок, будьте внимательны при заполнении кассовых документов.
Следуя этим правилам, вы обеспечите правильное и достоверное ведение кассовых операций в вашей организации.
