Есть такие темы, про которые все слышали, но мало кто всерьёз задумывался. Управление изменениями — из этой серии. Все примерно понимают, что оно нужно, что без него проект может поехать не туда. Но когда начинается реальная работа, почему-то про эту часть забывают. И потом долго удивляются: "Как так получилось, что всё развалилось?". Вот об этом и хочется поговорить.
Почему изменения в проекте — это нормально
Скажу сразу: изменения — это не катастрофа и не чей-то злой умысел. Это естественный процесс. Жизнь не стоит на месте. планы меняются, люди передумывают. Условия вокруг проекта могут поменяться за одну ночь. И если в команде нет культуры нормального отношения к изменениям, начинается паника, перекладывание ответственности и хаос.
В реальности любой проект — это гипотеза. Мы предполагаем, как будет лучше. А потом сталкиваемся с реальностью и корректируем маршрут. Всё просто. Но чтобы эта корректировка не развалила всё на свете, изменениями нужно уметь управлять.
Мы готовы помочь вам с автоматизацией проектной деятельности: проанализируем бизнес-процессы, подберем решение, которое подойдет под ваши запросы, и интегрируем его в процессы компании. Подробнее на сайте.
Что происходит, если не управлять изменениями
Тут всё очень наглядно. Сначала кажется, что небольшое изменение "можно просто сделать", "оно несущественное". Потом к нему добавляется ещё одно, потом ещё, и в какой-то момент проект превращается в нечто совершенно иное, чем задумывалось. И в это "нечто" вбуханы деньги, время и усилия.
Бывает и хуже. Например, изменения вносятся хаотично. Одна команда работает по одной версии плана, другая — по другой. В итоге все делают что-то своё, никто не понимает, зачем, а сроки срываются один за другим.
Чтобы такого не было, управление изменениями должно быть частью проекта с самого начала. Не когда всё уже развалилось, а заранее.
Тема управления изменениями не случайно становится всё более актуальной.
Проекты часто буксуют не из-за технологий, а из-за сопротивления людей. Понять, как это работает, помогает курс «Управление изменениями», основанный на методике ADKAR.
Он даёт базовые инструменты для того, чтобы готовить команду к изменениям, снижать риски срывов и закреплять новые подходы в работе. Подробнее на сайте.
Как вообще строится управление изменениями
Очень коротко: у каждого изменения должна быть своя история. Кто предложил. Что именно хочет поменять. Почему это важно. Чем это грозит проекту.
Потом — оценка. Сколько это займет времени. Сколько будет стоить. Какие риски появятся.
И только после этого — решение. Делаем или нет. Если делаем — официально вносим в план, всех уведомляем, корректируем задачи.
Никаких "давайте на словах договоримся". Проект — это документированная история. И изменения в нём тоже должны быть записаны, чтобы потом никто не говорил: "Я думал, что вы и так поняли".
Если Вы хотите лучше управлять сроками проектов, бюджетами, трудоемкостью, отслеживать рентабельность и видеть как риски, так и возможности до того, как они возникли – Присоединяйтесь к бесплатному вебинару по Копейка рубль бережет. Бюджеты проектных фирм под контролем — 1 июля ! Регистрация
Кто за что отвечает
Очень часто на практике выходит каша: один человек что-то предложил, другой случайно услышал, третий уже начал делать. Так не должно быть.
Есть чёткие роли:
- Инициатор — тот, кто хочет изменить что-то в проекте.
- Менеджер проекта — тот, кто собирает информацию, оценивает и выносит на обсуждение.
- Спонсор проекта или комитет — те, кто принимают решение.
- Команда проекта — те, кто потом эти изменения реализует, если их утвердили.
Никаких "сам придумал — сам сделал" быть не должно.
Что помогает держать изменения под контролем
Во-первых, нужен журнал изменений. Простая таблица, куда записывается каждая заявка: кто предложил, что именно, когда, статус.
Во-вторых, нужен процесс: как инициировать изменение, как его оценивать, кто принимает решение. Этот процесс должен быть известен всем в команде. Чтобы не было "я не знал, что нужно заявку писать".
В-третьих, нужна дисциплина. Сами по себе таблицы и процессы ничего не дадут, если их никто не соблюдает. Тут важно, чтобы менеджер проекта реально следил за этим.
Почему сопротивление изменениям — это проблема
Многие команды боятся изменений. Они воспринимают каждую корректировку как личную обиду: "Нам не доверяют", "Опять всё переделывать". Это нездоровая история.
Изменения — это не критика. Это работа с реальностью. И если команда каждый раз воспринимает изменение как трагедию, проект быстро заглохнет. Потому что никто не будет готов подстраиваться под новые условия.
Очень важно на старте проекта объяснить: изменения будут. Это нормально. Главное — чтобы они были управляемыми.
Где чаще всего всё ломается
Есть несколько типичных моментов, где управление изменениями летит в тартарары:
- Нет формальной процедуры. Все изменения вносятся "по договоренности", "на словах".
- Нет оценки влияния. Все думают: "Ну что там — мелочь". А потом оказывается, что мелочь стоила три месяца работы.
- Нет прозрачного принятия решений. Кто-то решает сам за всех, без обсуждения.
- Команда не уведомлена. В итоге кто-то работает по старой версии плана.
- Нет контроля внедрения изменений. Решение приняли, а до реализации дело не дошло.
Каждый из этих сбоев может загубить даже самый перспективный проект.
А если изменения нужны часто?
Иногда проект изначально развивается в очень динамичной среде. Например, в IT это нормально — требования могут меняться чуть ли не каждую неделю.
В таких случаях нужно не бороться с изменениями, а правильно их встроить в процесс. Для этого есть подходы вроде agile, где управление изменениями заложено в основу методологии. Но даже там есть правило: изменения должны проходить через оценку и решение, а не просто "ой, придумали новое, срочно делаем".
Гибкость не означает хаос. Управляемые изменения — это инструмент, а не бедствие.
И в итоге
Если коротко: изменения — это неизбежно. Они могут быть врагом проекта, а могут быть его двигателем. Всё зависит от того, как к ним относиться.
Если заранее договориться о правилах, наладить процесс, приучить команду к спокойной реакции на изменения — всё будет хорошо. Проект останется живым, адаптивным и будет двигаться туда, куда нужно.
А если пустить всё на самотёк, каждый маленький "поворот" будет сбивать с курса. И в какой-то момент проект просто утонет под весом непредсказуемости.
Так что да, управление изменениями — это не формальность для галочки. Это штука, которая на практике определяет, доплывет проект до финиша или нет.
Понравилась статья?
Ставьте «палец вверх» и подписывайтесь на канал, если статья оказалась полезной.
Больше интересных тем — на нашем ✈️ Telegram-канале.
Подробнее о наших курсах — на сайте