Юлий Минькин, директор по развитию проектного офиса
Если вы работаете в проектной среде, то знаете: нет ничего скучнее и одновременно важнее, чем мониторинг и контроль. Все эти таблицы, графики, еженедельные отчёты, переписки с заказчиком, сверки — всё это может казаться механикой, рутиной. Но на самом деле именно здесь зарыт смысл работы руководителя проекта. Не в создании диаграммы Ганта, не в заполнении шаблона, а в том, как он смотрит на цифры, как интерпретирует отклонения и что с этим делает.
Что такое мониторинг
Мониторинг — это не про галочки в Excel. Это про систематический сбор информации о ходе проекта. Звучит как цитата из учебника, но по факту это постоянная сверка того, что происходит на самом деле, с тем, что мы запланировали.
Важно понимать: мониторинг — это не просто фактологическая сводка. Он становится полезным только тогда, когда ведётся по заранее продуманной системе. Когда в проекте изначально понятно:
- какие метрики нужно отслеживать;
- как часто их нужно собирать;
- кто за это отвечает;
- в каком виде информация представляется.
Без этого мониторинг превращается в хаотичный поток данных, которые никто не читает и не применяет на практике. Или, ещё хуже, в поток отписок — «всё по плану», хотя по факту уже минус две недели к дедлайну.
Подробнее о наших курсах — на сайте
Что такое контроль
Контроль — это следующий шаг. У нас уже есть фактическая информация: сроки, объёмы, качество, бюджет, риски. Теперь важно сравнить её с базовым планом и понять: мы укладываемся или нет?
На этом этапе многие совершают две ошибки:
- Либо не делают контроль вообще — особенно, если «на глаз» вроде всё идёт неплохо.
- Либо делают контроль, но не реагируют на отклонения.
На самом деле контроль — это не про «отметить в отчёте». Это про принятие решений. Если где-то вылезла просрочка, нужно понять причину, оценить последствия и предложить корректирующее действие. Если в бюджете просадка, надо разобраться, почему и какие есть варианты — урезать фичи, договориться с заказчиком, перераспределить ресурсы.
Если вы ищете надёжную систему для управления проектами — обратите внимание на «Бит.Управление проектами» на базе 1С:Документооборот. Подробнее на сайте.
Почему без системы ничего не работает
Главная проблема в управлении проектами — не сам мониторинг или контроль, а отсутствие системы. Слишком часто руководители проектов погружаются в текучку, собирают информацию нерегулярно, а анализ сводится к «ну вроде нормально».
А ведь без чёткой системы невозможно увидеть тренды. Например, если вы не фиксируете время реакции заказчика на ваши запросы, вы никогда не докажете, что он тормозит проект. Если вы не ведёте лог изменений требований, сложно будет вспомнить, кто и когда изменил ТЗ, из-за чего сдвинулся график.
Именно поэтому в проекте нужно:
- ввести регулярные статус-отчёты;
- фиксировать отклонения в протоколах;
- сохранять переписку;
- документировать ключевые договорённости;
- предупреждать заказчика о грядущих сроках выполнения его обязательств.
Причём делать это без агрессии, без обвинений — спокойно, но чётко. Потому что в случае конфликта с заказчиком вы сможете показать: мы делали всё, как положено. А вот где возникли проблемы.
И если Вы хотите лучше управлять сроками проектов, бюджетами, трудоемкостью, отслеживать рентабельность и видеть как риски, так и возможности до того, как они возникли – Присоединяйтесь к бесплатному вебинару по управлению трудоёмкостью проектов в часах — старт 3 мая! Регистрация
А что делает руководитель проекта
Руководитель проекта — это не контролёр. Его задача не просто собирать и сравнивать данные, а видеть картину целиком. Понимать, какие сигналы говорят о приближении проблем, где можно смягчить удар, а где уже пора бить тревогу.
Для этого нужны три навыка:
- Умение анализировать. Не просто констатировать факт отставания, а разложить, почему оно возникло и что из этого следует. Это не про таблицы, это про голову.
- Системное мышление. Способность видеть связи между элементами проекта, понимать, как одно изменение потянет за собой другое.
- Решительность. Способность вовремя принимать решения. Даже если они не понравятся заказчику. Даже если придётся выйти из зоны комфорта.
Часто проект падает не потому, что никто не увидел проблему, а потому что никто не решился её обозначить и действовать. Отложили, закрыли глаза, «разберёмся потом». Только потом уже поздно.
Как выстроить систему
Если говорить о действиях, которые помогут наладить мониторинг и контроль, список будет вполне конкретный:
- Определить ключевые точки отслеживания: сроки, объёмы, изменения требований, участие заказчика, загрузку команды.
- Назначить ответственных за сбор данных.
- Настроить ритм: еженедельные митапы, ежемесячные отчёты, встречи с заказчиком.
- Ввести шаблоны для фиксации отклонений и решений.
- Научить команду и заказчика работать с этой системой — это важно, потому что иначе вы будете всё делать в одиночку.
Вопрос не в инструментах
В управлении проектами есть ловушка: надеяться, что какие-то инструменты решат проблему. Что вот мы заведём Jira или Confluence — и проект сразу пойдёт по плану. Но так не работает.
Инструменты — это просто оболочка. Суть — в том, как вы думаете и как действуете. А для этого не нужен ни особый софт, ни методология. Нужна дисциплина, внимательность и навык принимать решения на основе фактов.
Итог
Мониторинг и контроль в проекте — это не про формы, таблицы и регламенты. Это про то, чтобы руководитель держал руку на пульсе, умел распознавать отклонения и действовать. Не ждать, пока всё станет совсем плохо, а принимать решения, когда ещё есть время что-то изменить.
Именно это отличает сильного руководителя от формального. Не тот, кто «всё фиксирует», а тот, кто видит, что происходит, и умеет управлять этим. Это не приходит сразу — но если вы начнёте выстраивать систему и тренировать своё мышление, то рано или поздно окажетесь на шаг впереди проблем. И это единственный способ по-настоящему управлять проектом.
Понравилась статья?
Ставьте «палец вверх» и подписывайтесь на канал, если статья оказалась полезной.
Больше интересных тем — на нашем ✈️ Telegram-канале.
Про курсы на нашем сайте https://1solution.ru/services.