Официальный сайт Контур.Диадок: https://kontur.ru/diadoc
Контур.Диадок — это сервис, разработанный компанией СКБ Контур, который дает возможность формировать, подписывать и отправлять электронные документы, такие как счета-фактуры, акты, товарные накладные, договоры и многое другое. Все документы имеют юридическую силу и соответствуют требованиям ФНС и российских судов. В этом обзоре мы рассмотрим основные возможности сервиса, его плюсы и минусы, тарифы для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (ИП), а также кому он будет полезен.
Кому будет полезен Контур.Диадок?
Система Контур.Диадок ориентирована на компании любого размера и сферы деятельности, которым необходимо наладить быстрый и безопасный обмен документами с контрагентами. Особую пользу она принесет:
- Компаниям, работающим с НДС. Для таких предприятий особенно важно быстро и безопасно передавать счета-фактуры, которые являются основным документом при вычетах НДС.
- Организациям с большим количеством контрагентов. Если у компании множество поставщиков и покупателей, то система ЭДО поможет организовать документооборот с ними, сэкономив на пересылке и архивировании документов.
- Компаниям с филиалами и удаленными подразделениями. Электронный документооборот между подразделениями ускоряет внутреннюю координацию и помогает исключить задержки.
- Бизнесу с большим объемом документов. Организациям с высокими объемами бумажного документооборота (торговля, производство) система Контур.Диадок помогает перейти на полностью электронный формат.
- Компании, использующие 1С или другие ERP-системы. Благодаря интеграции с 1С, SAP, Oracle и другими учетными системами, процесс передачи документов через Контур.Диадок становится автоматизированным и удобным.
- Компании, участвующие в прослеживаемости товаров. Система ЭДО Контур.Диадок поддерживает передачу данных в систему "Честный знак", что особенно важно для компаний, обязанных отслеживать перемещение товаров.
Официальный сайт Контур.Диадок: https://kontur.ru/diadoc
Основные функции Контур.Диадок
Контур.Диадок – это современная система электронного документооборота, которая помогает бизнесу автоматизировать работу с документами, делать это быстро, безопасно и юридически значимо. Она предлагает обширный функционал, благодаря которому компании могут значительно улучшить свои бизнес-процессы. Рассмотрим ключевые возможности системы подробнее.
Электронная подпись документов
Одной из основных функций Контур.Диадок является возможность подписывать документы электронной подписью (КЭП). Это особенно важно для юридической значимости документов. Усиленная квалифицированная электронная подпись приравнивается к собственноручной подписи на бумаге. Подписанные документы можно использовать в качестве доказательной базы в судах, при проведении проверок налоговыми органами, а также при представлении отчетности в государственные органы.
Электронная подпись в Контур.Диадок защищена самыми современными криптографическими средствами, что делает ее использование безопасным и надежным. Благодаря этому компании могут быть уверены в том, что их документы не будут подделаны или изменены после подписания.
Мгновенная отправка и получение документов
Одной из ключевых особенностей Контур.Диадок является скорость обмена документами. Система позволяет отправлять и получать электронные документы мгновенно, без необходимости ожидания доставки, как это происходит с бумажными документами. Это особенно важно в условиях, когда требуется быстрое согласование или получение счетов-фактур, накладных, договоров и других первичных документов для продолжения работы с контрагентами.
Ускорение документооборота помогает повысить эффективность взаимодействия между компаниями, минимизировать задержки и упростить процессы оплаты и поставок. Более того, мгновенный обмен снижает затраты на курьерские услуги и почтовые расходы, поскольку документы больше не нужно передавать физически.
Бесплатное хранение документов
Контур.Диадок предлагает пользователям хранение всех документов на своих серверах без дополнительной платы. Это позволяет компаниям избавиться от необходимости организации и поддержания дорогостоящих бумажных архивов. Все документы хранятся на защищенных серверах в дата-центрах, расположенных на территории России, что обеспечивает соответствие требованиям безопасности и законодательству РФ о хранении данных.
Долгосрочное хранение в электронном виде делает процесс архивирования проще, ведь все документы можно легко найти через систему, а также гарантирует их сохранность и защиту от случайных потерь или повреждений, что часто бывает с бумажными носителями. Таким образом, пользователи могут быть уверены в доступности своих данных в любое время.
Интеграция с учетными системами
Для удобства работы с документами Контур.Диадок интегрируется с популярными учетными системами, такими как 1С, SAP, Oracle и MS Dynamics. Это упрощает передачу данных между системами и автоматизирует процесс документооборота. Например, пользователи могут напрямую загружать документы в систему из своей учетной системы без необходимости выполнения дополнительных операций.
Более того, поддержка API позволяет разработать индивидуальные решения для интеграции с другими учетными программами, что делает использование системы гибким и адаптивным под любые бизнес-потребности. Благодаря интеграции, пользователи могут минимизировать количество ручной работы, избежать ошибок при ручном вводе данных и ускорить процесс обработки документов.
Роуминг между операторами ЭДО
Контур.Диадок поддерживает обмен документами не только между пользователями самой системы, но и с контрагентами, которые используют других операторов электронного документооборота. Эта функция называется роуминг. Благодаря роумингу, пользователи Контур.Диадок не ограничены взаимодействием только с клиентами системы и могут продолжать работу с любыми контрагентами, которые используют другие системы ЭДО.
Это особенно важно для компаний, имеющих обширную сеть партнеров и клиентов, которые могут использовать разные операторы. Роуминг устраняет необходимость выбора единого оператора для всех сторон, что делает процесс обмена документами более гибким и удобным.
Согласование документов внутри компании
Еще одна важная функция системы Контур.Диадок – это возможность согласования документов внутри компании перед их отправкой контрагентам. Эта функция особенно полезна для компаний с разветвленной структурой, когда документы должны пройти проверку несколькими отделами или филиалами.
Вы можете настроить маршруты согласования, чтобы документы не могли быть отправлены, пока не будут визированы всеми ответственными сотрудниками. Это помогает избежать ошибок, недоразумений и улучшает внутренний контроль за процессом документооборота. Более того, система поддерживает возможность оставлять комментарии и замечания к документам во время согласования, что упрощает процесс внесения правок и обсуждения документа.
Поиск документов по фильтрам
Когда компания работает с большим объемом документов, важна возможность быстрого и точного поиска нужного файла. Контур.Диадок предлагает пользователям удобный поиск документов по различным фильтрам: номер документа, дата, сумма, ИНН контрагента и другие параметры.
Более того, система позволяет сохранять фильтры для частого использования, что делает процесс поиска еще более удобным и быстрым. Это значительно упрощает работу с архивами документов, особенно если документы относятся к разным периодам или проектам. Такой поиск помогает сократить время на выполнение повседневных задач и улучшает эффективность документооборота.
Поддержка 24/7
Наконец, система Контур.Диадок предоставляет своим пользователям круглосуточную техническую поддержку. Это особенно важно для компаний, у которых документооборот не ограничен стандартным рабочим временем, или в случае возникновения технических проблем.
Поддержка доступна по телефону, электронной почте, в чате, а также через мессенджеры, такие как WhatsApp и Telegram. Это позволяет оперативно решить любые вопросы, связанные с работой системы, и продолжить работу с минимальными задержками. Дополнительно компаниям предлагается возможность заключить соглашение SLA для получения гарантированной доступности сервиса и приоритетного обслуживания.
Официальный сайт Контур.Диадок: https://kontur.ru/diadoc
Как зарегистрироваться в личном кабинете системы Контур.Диадок
Процесс регистрации в системе Контур.Диадок достаточно простой и включает несколько шагов. Вот подробная инструкция, как это сделать:
Шаг 1: Переход на сайт Контур.Диадок
Для начала работы с системой необходимо перейти на официальный сайт Контур.Диадок. Найдите раздел "Регистрация" или кнопку "Войти", которая обычно расположена в верхней части страницы.
Шаг 2: Выбор типа регистрации
На странице регистрации вам будет предложено выбрать тип пользователя:
- Юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.
- Если вы являетесь ИП или представляете организацию, выберите соответствующий вариант.
Шаг 3: Ввод данных
Необходимо ввести следующие данные:
- ИНН вашей компании или ИП — система автоматически подтянет информацию из базы данных.
- Название организации — обычно заполняется автоматически после ввода ИНН, но можно ввести вручную.
- Контактная информация — укажите ваш e-mail и телефон для связи.
Шаг 4: Подтверждение контактных данных
После заполнения контактной информации вам на электронную почту и телефон придут коды подтверждения. Введите эти коды в соответствующие поля на сайте, чтобы подтвердить свою регистрацию.
Шаг 5: Настройка пароля
Создайте надежный пароль для входа в личный кабинет. Пароль должен быть достаточно сложным, чтобы обеспечить безопасность вашего аккаунта.
Шаг 6: Установка электронной подписи (КЭП)
Для полноценной работы в системе Контур.Диадок необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Если у вас уже есть КЭП, вы можете подключить ее в процессе регистрации. Если КЭП еще нет, можно оформить заявку на ее получение прямо через сайт.
Шаг 7: Вход в личный кабинет
После подтверждения всех данных и настройки пароля, вы сможете войти в свой личный кабинет. В личном кабинете вы сможете:
- добавлять контрагентов,
- обмениваться документами,
- настраивать интеграции с учетными системами,
- подписывать документы с помощью КЭП.
Шаг 8: Добавление контрагентов
Для начала работы с электронными документами, вам нужно добавить ваших контрагентов в систему. Вы можете отправить им приглашение через интерфейс личного кабинета, чтобы они также зарегистрировались в Контур.Диадок и начали обмен документами.
Шаг 9: Первоначальные настройки
После регистрации рекомендуется выполнить следующие настройки:
- Настроить маршруты согласования документов внутри вашей компании (если необходимо),
- Подключить дополнительные учетные записи сотрудников, если они будут участвовать в документообороте,
- Активировать двухфакторную аутентификацию для дополнительной безопасности.
Таким образом, регистрация в личном кабинете Контур.Диадок займет всего несколько минут и позволит вам начать пользоваться всеми преимуществами системы электронного документооборота.
Официальный сайт Контур.Диадок: https://kontur.ru/diadoc
Плюсы Контур.Диадок
- Экономия времени и денег. За счет отказа от бумажных документов компания снижает затраты на их печать, доставку и хранение.
- Юридическая значимость документов. Все документы, переданные через Контур.Диадок, имеют юридическую силу благодаря использованию электронной подписи.
- Простота использования. Веб-интерфейс системы интуитивно понятен и не требует установки дополнительного программного обеспечения.
- Интеграция с учетными системами. Возможность работы с 1С, SAP и другими системами делает процесс документооборота более автоматизированным.
- Бесплатное хранение. Контур.Диадок предоставляет бесплатное хранение всех документов на защищенных серверах.
- Поддержка роуминга. Обмен документами возможен не только между пользователями системы Контур.Диадок, но и с пользователями других операторов ЭДО.
Официальный сайт Контур.Диадок: https://kontur.ru/diadoc
Минусы Контур.Диадок
- Стоимость отправки документов. Несмотря на бесплатное получение документов, отправка исходящих требует оплаты, и цена может быть значительной для компаний с большим объемом исходящей документации.
- Зависимость от интернета. Для работы с системой требуется постоянное подключение к интернету, что может стать проблемой при технических сбоях.
- Требования к КЭП. Для полноценной работы необходима усиленная квалифицированная электронная подпись, что требует дополнительных затрат на ее получение.
Тарифы Контур.Диадок для юридических лиц и ИП
Система Контур.Диадок предлагает различные тарифы для юридических лиц в зависимости от объема исходящих документов. Получение документов в системе бесплатное, а цена на отправку зависит от выбранного пакета.
Примеры тарифов:
- 25 исходящих документов — 30 дней для новых клиентов.
- 250 исходящих документов — 2290 ₽ (9,2 ₽ за документ).
- 600 исходящих документов — 4900 ₽ (8,2 ₽ за документ).
- 1200 исходящих документов — 9000 ₽ (7,5 ₽ за документ).
- 3000 исходящих документов — 21600 ₽ (7,2 ₽ за документ).
Для индивидуальных предпринимателей (ИП) возможны специальные тарифы на отправку документов, что делает сервис доступным для малого бизнеса.
Система электронного документооборота Контур.Диадок — это надежное решение для компаний, стремящихся автоматизировать обмен документами с контрагентами, минимизировать затраты и соответствовать требованиям законодательства.
Преимущества, такие как юридическая значимость документов, интеграция с учетными системами и бесплатное хранение, делают этот сервис привлекательным для бизнеса любого масштаба. Однако стоит учитывать стоимость отправки исходящих документов и необходимость подключения электронной подписи.
Официальный сайт Контур.Диадок: https://kontur.ru/diadoc
Вопросы и ответы
Сколько стоит использование Контур.Диадок?
Получение документов бесплатное, однако за отправку нужно платить в зависимости от выбранного тарифного плана. Стоимость начинается от 2290 ₽ за 250 исходящих документов.
Подходит ли система для ИП?
Да, Контур.Диадок предоставляет тарифы, адаптированные для индивидуальных предпринимателей, что делает сервис доступным и для малого бизнеса.
Как происходит подключение к системе?
Для начала работы достаточно зарегистрироваться на сайте и пройти процедуру подключения, включая получение квалифицированной электронной подписи (КЭП).
Можно ли работать с системой без интеграции с 1С?
Да, для работы с системой не обязательно использовать 1С или другие учетные системы.
Официальный сайт Контур.Диадок: https://kontur.ru/diadoc