Создатель стрелкового автомата ППШ, Георгий Семенович Шпагин, сказал: "Сделать сложно — это просто, а вот сделать просто — это очень сложно".
Опасность при разработке любой системы - влюбится в свою идею и пропустить этап: "Найди почему это может не работать?".
Даже самая продвинутая программа для автоматизации процессов не впечатлит, если процессы, которая она должна автоматизировать хромают или отсутствуют.
Задача
Предложить методику разработки структуры бюджетов и графиков, которую можно использовать на любом проекте компании и автоматизировать учет в ERP-системе.
Самый интересный и творческий этап - планирование проекта. На этом этапе создается система учета и отчетности, разрабатывается структура графиков и бюджетов. А если структура и методика должны использоваться на всех проектах? Градус креатива повышается.
Подходящий момент задать вопросы: "Зачем?" или "Почему?".
Для того, чтобы следить за прогрессом проекта можно использовать разные способы группировки данных и набор форм. Самое сложное - определить, что подходит для вашего проекта или даже компании.
Группировка — это не просто способ собрать все в кучу. Это метод превращения сложного набора данных в управляемый процесс.
Прозрачность и повышение качества учета — это уже не "дополнительная функция", а обязательное требование. Сейчас тренд в управлении проектами двигается в сторону гибкости и данных в реальном времени.
От того, какой подход к организацию учета выберете - будет зависеть качество контроля за проектами.
Существует заблуждение, что если сделать планирование максимально подробным, то тогда точно ничего не будет упущено. Однако это не так. Чем сложнее структура, тем больше ресурсов требуется для ее поддержание. Готова ли ваша компания к этому? А главное - какой результат вы хотите получить? Можно ли его получить иначе, используя более простые системы?
Группировка данных для графиков и бюджетов
Группировка данных - основа для создания графиков, бюджетов, отчетности по проекту. Сделайте подготовительную работу, чтобы потом учет не превратился в боль и изнурение.
Варианты могут между собой комбинироваться исходя из того, какие ответы вы получите на вопросы: "Почему?" и "Зачем?".
Если есть требование от заказчика, то учет подстраивайте под него, так вы снизите количество телодвижений, чтобы собирать фактические данные и собрать отчеты.
Заказчик хочет супер-подробный график? А стоимость договора складывается из 100-500 позиций? Планировать и контролировать так бюджет затрат можно, но очень вероятно, что превратится в пытку. Да и экономической целесообразности нет никакой.
Мы обязаны вести график так как хочет заказчик, вести учет факта сдачи работ заказчику в формате, который устанавливает договор, но вести внутренний бюджет мы может так, чтобы это не превращалось в пытку. А связь между разными формами группировками - кодировка.
История одного проекта
Как велся учет в компании?
В портфеле компании разные проекты. Планирование, учет и отчетность по проекту ведется по этапам проекта и видам затрат.
Когда в компании разношерстные проекты, такой учет не позволяет собирать информацию, которую потом можно было бы использовать для оценки будущих проектов.
При таком учете не получится ответить на вопросы:
- какой процент освоения по видам работ?
- какие работы ушли в убыток и почему?
- по каким этапам идет задержка сдачи работ заказчику и почему?
В следующих статьях покажем в каких проектах такая детализация может применяться.
Однажды, решили попробовать пойти другим путем. Выбрали проект, для которого разработали другую систему планирования и управления сроками и прибылью.
Как выглядела новая система планирования и учета по проекту?
В качестве группировки остановились на связке том рабочей документации и вид затрат.
Такая форма планирования не прижилась. За любой формой стоят процессы и люди. В момент внедрения ответа на вопрос: "Зачем так вести планирование?" не было. Какое-то время помучились. Поняли, что данные указывают формально и каких-то понятных предпосылок, кроме "я художник, я так вижу" не было. В результате оставили только группировку по томам рабочей документации.
Что дальше сделали?
Решили отказаться от планирования и учета по томам рабочей документации, так как такой подход нельзя масштабировать на другие проекты. В компании есть как типовые объекты, так и уникальные, поэтому нужна методика, которая позволит контролировать любой проект, а форматы планов и отчетов стандартизировать.
Рассматривается вариант сделать основной группировкой объекты, этапы проекта и виды работ.
О том, как выбрать группировку мы расскажем в следующей статье.
Полезные ссылки:
Автор: Вера Питинова