Формы финансового планирования в разных компаниях даже одной отрасли и направления будут отличаться.
Первый шаг - разработка структуры бюджета и формы финансовой модели. Они будут впоследствии уточняться и модифицироваться по мере изменения: потребности в аналитических данных; состава работ по проекту; исходных данных.
Все начинается с анализа структуры работ, который указан в договоре с заказчиком, условий сдачи работ и графика производства работ.
Результатом такого анализа является оптимальная детализация бюджета проекта, который позволит обеспечить:
- сопоставимость данных доходной и расходной части для расчета рентабельности видов работ;
- группировку, которая позволит связывать данные полученные на основании графика реализации проекта и бюджет проекта.
График реализации проекта и структура работ, которая указана в договоре могут отличаться и чтобы обеспечить быстрое обновление данных и вывод отчетов, необходимо чтобы структура бюджета позволяла это делать.
При подготовке бюджета проекта и финансовой модели, нужно также учитывать процессы, которые будут частью реализации проекта и степень их развитости в организации.
Например, в компании нет специалиста календарно-сетевого планирования, то нужно определить, кто и какие данные сможет предоставлять для актуализации бюджета.
Если в компании отсутствуют процедуры или процессы, которые должны обеспечивать необходимой информацией для подготовки и актуализации бюджета/ финансовой модели, то по таким статьям бюджета необходимо делать соответствующие допущения и описывать их.
Это также касается и технической части. Наличие программного обеспечения позволяет автоматизировать часть процессов. Если же его нет, то учет будет вестись в табличном редакторе и фактические данные собираться в ручную. Следовательно, при определении детализации бюджета это также необходимо учитывать, чтобы затраченное время на подготовку отчетов и актуализацию бюджета или модели было сопоставимо с эффектом от таких отчетов (ну и здравым смыслом).
Ну и конечно же, на детализацию влияет и показатели, на основании которых будет осуществляться контроль за реализацией проекта.