Планирование проекта или подготовка бюджета - процесс творческий. Когда доходит до оценки стоимости и сроков, стремление к точному планированию не знает границ. Точное планирование - явление, которое никто никогда не видел, но очень хотелось бы.
В попытках сделать точный план бесконечным циклом идет проверка и перепроверка стоимости и сроков, распределения бюджета и планирование оплат. Если позволяет время, то такая подготовка может идти месяцами, чтобы убедить себя, что учли все что можно и дальше действовать будем только так.
Причем базовый бюджет проекта при таком подходе не всегда бывает готов к моменту старта проекта. Уже полным ходом идет контрактация и оплаты, а утвержденного базового бюджета нет (такое происходит и с бюджетом компании). Оттягивание принятия решения связано с тем, что план должен быть максимально точным.
При подготовке к сражению я всегда находил, что планы бесполезны, но планирование — обязательно говорил Дуайт Эйзенхауэр.
Поделимся наблюдениями, основываясь на последних проектах, что пошло не так с точным планированием.
Отсутствие представления, что такое точный план
Как мы ранее выяснили любой показатель имеет вертикальные и горизонтальные характеристики.
Тогда, что такое точное планирование с точки зрения исполнения бюджета в целом? План = факт, или план больше факта и таким образом формируется профицит. Смотрим ли мы итого по всему проекту? Ну и т.д.
Если посмотреть на горизонтальные показатели - распределение во времени доходов и расходов, то здесь точности 70% - 80% можно добиться на коротком отрезке времени до 5 месяцев.
Забыть про риски и резервы
Если мы все-таки будем оценивать точность планирования исходя из непревышения базового бюджета, то точного плана не будет, если игнорировать риски и формирование резерва.
Случай недавно был, когда резерв включили в целевой показатель прибыли по проекту, таким образом любые отклонения должны компенсироваться оптимизацией ранее запланированных затрат. Есть надежда только на то, что перезаложили по некоторым статьям, но это не точно. Расчет никто не видел. Держим за ребят кулачки.
Никто не любит планировать численность и потребность в машинах и механизмах
Влияние отсутствия проработанных планов по численности и МиМ особенно чувствуется, когда работы выполняются собственными силами. Укрупненный подход к расчету: процентом или по аналогам без подушки безопасности в виде резерва приведет к тому, что можно спокойно выйти за рамки бюджета.
А еще забывают посчитать back-office и ИТР, который участвует в проекте. А это весьма существенная сумма и учесть при расчете бюджета проекта. Ох сколько таких проектов было, которые забыли.
Забыть про прочие расходы
Как-то в наследство достался проект, где не учли расходы на банковскую гарантию, проценты по кредиту и расходы на содержание персонала: доставка, питание, проживание. Как уже стало ясно - не попали в бюджет.
Игнорировать структуру сделки
При подготовке точного плана важно учитывать специфику реализации проекта. Например, требования по банковскому сопровождению - дополнительные расходы; наличие прослойки из проверяющих между заказчиком и генподрядчиком - смещение сроков сдачи работ, и как следствие дополнительные расходы; наличие сложного или специфического оборудования, или оборудования с длительным циклом поставки. Ну и т.д.
РЕЗЮМЕ
Итак, самое логичное - принять тот факт, что всегда что-то идет не так. Проект - всегда про риски. И вместо того, чтобы затягивать с выпуском базового бюджета или графика, чтобы показать как умеют точно планировать с опозданием на полгода, на наш взгляд лучше постараться учесть риски и структуру сделки, сформировать резерв и определить не наилучший вариант реализации проекта, а наихудший приемлемый, при котором компанию не придется закрывать.
А что касается точности, то чем больше компания накапливает знаний, информации и опыта в реализации проектов, тем точнее планирование, которое в основном базируется на понимании подводных камней и необходимости разбрасывания подушек безопасности.
Автор: Вера Питинова