Компании все охотнее используют самозанятых в качестве удаленных работников. В одной лишь ИТ-отрасли доля самозанятых выросла за последние четыре года с 3% до 20%, а их количество превысило 400 тысяч человек.
Расскажем, как самозанятые и заказчики могут упростить и ускорить взаимодействие друг с другом. И как с помощью системы 1С:Документооборот повысить производительность труда удаленных сотрудников, включая самозанятых.
К слову, у нас в компании 1С-КПД 80% сотрудников работают удаленно, и эффективно ими управлять как раз помогает 1С:Документооборот. Так что поделимся опытом.
«Овраги» на бумаге
Но вначале обозначим проблему.
С одной стороны, сотрудничество с самозанятыми позволяет компаниям более гибко управлять человеческими ресурсами. Например, привлекать для выполнения конкретных работ опытных специалистов, чье трудоустройство на полную ставку не всегда требуется, но обошлось бы гораздо дороже. Более того, компании еще и экономят на налогах, страховых взносах, отпускных и т.д.
С другой стороны, многие процессы взаимодействия между самозанятыми и заказчиками явно требуют отладки. Например – процесс обмена юридически значимыми документами, который обычно происходит на бумажных носителях.
Любому самозанятому не раз приходилось отвлекаться от очередного горящего проекта ради своевременной оплаты по другому, уже закрытому проекту. Битый час искать подходящий акта выполненных работ в качестве шаблона. Вносить правки, распечатывать, подписывать, бежать на почту. Застревать в длинной очереди за конвертами, и только после отправки письма вспоминать, что в акте осталась устаревшая дата из шаблона.
Компании также страдают от замедления и удорожания процессов при использовании документов на бумаге. Особенно, когда самозанятые, не имеющие юридических, финансовых, технических знаний, присылают неправильно заполненные документы. Или успокаиваются после отправки электронной почтой подписанного скана – и забывают выслать его оригинал в обычном конверте…
Но чтобы наладить между собой мгновенный обмен юридически значимыми электронными документами, обе стороны должны использовать электронную подпись. Однако пока лишь немногие самозанятые успели ею обзавестись.
Похоже, государство решило ускорить этот процесс.
Что происходит
Недавно стартовал пилотный проект Федеральной налоговой службы РФ «Электронный документооборот с самозанятыми гражданами».
Подключиться к проекту на добровольной основе приглашаются самозанятые, которые сегодня отправляют заказчикам на бумаге большое количество актов выполненных работ или оказанных услуг.
В рамках проекта самозанятые могут с помощью смартфона с функцией NFC, мобильного приложения или носителя с электронной подписью составлять и отправлять заказчикам акты через операторов ЭДО (электронного документооборота). Операторы также обеспечивают обучение и техническую поддержку самозанятых.
Пилотный проект продлится до марта 2025 года. Затем специалисты ФНС оценят перспективы расширения электронного документооборота для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и вовлечения самозанятых в ЭДО.
Понятно, почему в описании проекта акцент делается на актах выполненных работ / оказанных услуг. Законодательство не обязывает самозанятых формировать какие-либо документы, кроме чеков о получении оплаты. Однако заказчикам нужно отчитываться за свои расходы перед налоговой, поэтому они обычно просят исполнителей подтверждать выполнение работ или оказание услуг актами.
Но этими закрывающими документами «электронная революция для самозанятых» не ограничивается. Операторы ЭДО, участвующие в пилотном проекте, обеспечили для самозанятых обмен и другими юридически значимыми документами. В их числе договоры, дополнительные соглашения, соглашения о неразглашении, технические задания, доверенности, официальные письма и любые другие неформализованные документы.
Это позволяет обеим сторонам выстроить эффективное взаимодействие, предотвратить и разрешить многие споры, конфликты. Поэтому и самозанятые, и их заказчики сегодня могут задать друг другу вопрос: а не пора ли нам перейти на электронный документооборот?
Выгоды для самозанятых и компаний
Прежде всего, обе стороны:
- экономят время: поиск и доставка электронных документов происходят за секунды вместо часов и дней. Больше не нужно сканировать и распечатывать бумажные документы, раскладывать по папкам и полкам, восстанавливать поврежденные или потерянные копии. Документы отправляются в любое удобное время из любого места и сразу попадают в нужные руки.
- экономят деньги на покупке канцелярских принадлежностей, замене принтерных картриджей, почтовых расходах и т.д. Экономия небольшой компании со штатом в 20 офисных сотрудников исчисляется миллионами рублей (это мы уже подсчитали здесь). Для самозанятых услуги сервисов ЭДО стоят денег – но, по утверждению сервиса Контур.Сайн, обходятся в среднем втрое дешевле затрат на подписание документов на бумаге.
Дополнительные плюсы для самозанятых:
- Быстрее приходит оплата выполненных работ или оказанных услуг.
- Снижаются риски налоговых проверок за счет высокой прозрачности документооборота через операторов ЭДО.
- Потенциальные заказчики, использующие электронный документооборот, получают дополнительный аргумент для начала сотрудничества.
- Все юридические значимые документы и электронная подпись в любой момент доступны в мобильном устройстве.
Дополнительные плюсы для компаний:
- Закрывающие документы всегда в наличии и позволяют подтвердить расходы компании перед налоговой службой.
- Все документы предварительно шифруются, пересылаются по безопасным каналам и всегда попадают в правильные руки.
- Компания может взаимодействовать с любым количеством самозанятых в одном программном решении.
- Участие в электронном документообороте компании повышает уровень вовлеченности самозанятых.
Остановимся подробнее на последних двух пунктах.
От прозрачности – к доверию, вовлеченности и производительности
Если компания стремится повысить эффективность взаимодействия с удаленными сотрудниками, подключение к внешнему сервису ЭДО – лишь полдела.
Не менее важно, что происходит внутри компании с входящими документами. Как готовятся исходящие документы. Насколько прозрачен и доступен для анализа поток документов и задач. Как аналитика помогает оптимизировать взаимодействие. А это уже задачи для системы электронного документооборота (СЭД).
В СЭД 1С:Документооборот по умолчанию встроен сервис 1С-ЭДО для подключения внешних операторов ЭДО.
Подключение позволяет в одной системе:
- обмениваться документами с внешними контрагентами, с теми же самозанятыми;
- использовать для взаимодействия с удаленными сотрудниками мощный набор инструментов для управления процессами внутри компании.
Например, процесс согласования договоров, допсоглашений и других документов, которые курсируют между компанией и самозанятым, в 1С:Документообороте проходит в несколько раз быстрее, чем на бумаге.
А если самозанятый давно сотрудничает с заказчиком, выполняет для него заметный объем задач и обладает богатым опытом и компетенциями в своей профессиональной области – ему можно предоставить доступ к системе и привлекать как эксперта к обсуждению различных вопросов.
Более того, имеет смысл взаимодействовать в 1С:Документообороте со всеми самозанятыми, которые выполняют заказы компании на регулярной основе. И вот почему.
Мы уже подробно рассказывали о возможностях модуля учета трудозатрат системы 1С:Документооборот. Практика показывает, что для управления удаленными сотрудниками, включая самозанятых, модуль просто незаменим. Взаимодействие с удаленными сотрудниками становится не менее эффективным, чем с работниками в офисе.
Используемый в 1С:Документообороте подход к управлению трудозатратами экологичен: здесь не используются пресловутые программы-«шпионы», ежеминутно снимающие скриншоты с экрана сотрудника. Удаленный сотрудник сам отчитывается, на каком этапе находятся его задачи и сколько времени уходит на их выполнение.
Менеджеру уже не нужно по крупицам вытягивать из сотрудника эту информацию и держать в голове. В окне программы руководитель видит в реальном времени полную картину: как продвигаются проекты, где возникают риски, а где, наоборот, появляются резервы времени. Менеджер может в любой момент быстро перераспределить задачи между удаленными сотрудниками, подключить дополнительные ресурсы, повысить приоритет одних задач, отодвинуть в долгий ящик другие. А также сравнить эффективность сотрудников и, при необходимости, скорректировать свою мотивационную политику.
Не менее важно, что и для удаленного сотрудника отношения с заказчиком становятся прозрачными. Данные в окне программы он может использовать не только для самоконтроля за дедлайнами, но и для анализа:
- какие задачи он выполняет быстрее в разное время дня и недели;
- как можно перераспределить эти задачи, чтобы работать производительнее;
- можно ли отказаться от задач, отнимающих много времени у самозанятого, но, вероятно, приносящих мало пользы заказчику;
- как меняется со временем общая нагрузка и достаточно ли она оплачивается и т.д..
И во время онлайн-созвонов стороны смогут обсуждать конкретные цифры и конструктивные предложения.
Укрепляется взаимное доверие, повышается лояльность удаленных сотрудников, включая самозанятых. Они лучше понимают, что происходит в компании. Лучше синхронизируют свои действия с действиями внутренних сотрудников и служб. Сильнее вовлекаются в достижение целей бизнеса. А, как показывают исследования, за ростом вовлеченности всегда следует рост производительности.
