«У меня каждая минута на счету», – любят повторять бизнесмены, и им можно верить. Но когда дело касается их сотрудников, почему-то многие компании продолжают вести учет рабочего времени по старинке: лишь отмечая время прихода/ухода в начале/конце рабочего дня. Не удивительно, что, согласно общеизвестной статистике, работники тратят в среднем три часа в день из восьми на личные дела и бесцельные блуждания по интернету.
Конечно, компании стремятся взять эту «черную дыру» продуктивности под контроль. Нередко работодатели устанавливают на компьютерах офисных работников программы-«шпионы», которые отслеживают посещения веб-сайтов, прогулки по соцсетям, использование приложений, активность клавиатуры и периодически делают снимки экрана.
Возможно, это подстегивает дисциплину и даже иногда предотвращает кражу коммерческих секретов. Но оборачивается атмосферой подозрительности, недоверия в коллективе и демотивирует персонал. Вместо того, чтобы искать пути повышения производительности, сотрудники начинают «изобретать» способы кражи времени, вроде Buddy Punching (когда один сотрудник регистрируется в системе за другого, имитируя его присутствие на работе). Например, за рубежом от Buddy Punching страдает 74% компаний, в среднем теряя 2,2% от фонда оплаты труда.
В любом случае, этот принцип: контролировать бесполезные и вредные действия сотрудника – малоэффективен для целей бизнеса.
Поэтому мы в 1С-КПД предлагаем клиентам фокусироваться на другом принципе: контролировать, что полезного сделал сотрудник за день, неделю, месяц и т.д.
Учет трудозатрат в приложениях 1С
Мы поставляем клиентам два решения для учета трудозатрат сотрудников: типовой модуль в поставке 1С:Документооборота и модуль «1С-КПД: Учет рабочего времени» для системы 1С:ERP. В обоих модулях сотрудники ежедневно отчитываются о сделанном, а руководители – утверждают или отклоняют эти отчеты и анализируют эффективность трудозатрат относительно рабочих задач.
Система фиксирует выполнение конкретных заданий, необходимых для успешной работы подразделения и компании в целом. Например, может отслеживаться количество подготовленных и отправленных коммерческих предложений, заключенных договоров, оформленных накладных, обработанных документов, а также время, потраченное на каждый документ, задачу, проект.
Расскажем подробнее о выгодах, которые дает бизнесу учет рабочего времени.
Баланс между дисциплиной и вовлеченностью
С одной стороны, благодаря учету активность сотрудников становится измеримой и прозрачной для работодателей. Имитировать высокую рабочую загрузку при низких реальных результатах не получится.
А в условиях удаленной работы, которую сегодня практикуют многие компании, такой учет просто незаменим. Онлайн-совещания и переписка в мессенджерах становятся гораздо более содержательными и результативными. Конкретные и понятные индикаторы производительности помогают удаленным сотрудникам, их коллегам и руководителям разрешать спорные вопросы и продуктивно обсуждать планы, оценивать сделанное, корректировать ход работ.
С другой стороны, активность сотрудника благодаря учету становится прозрачной и для него самого. Он уже не сможет сказать себе и другим: «Я так устал, что не помню, чем занимался весь день». Ведь все данные доступны ему в системе на расстоянии одной кнопки.
И если компания реально стимулирует высокие показатели производительности (особенно – влияющие на рост доходов компании), сотрудник будет задавать себе интересные вопросы. Например: «Как сделать, чтобы завтра я смог отправить больше писем?» Или наоборот: «А что если не гнаться за количеством писем, зато более тщательно подбирать адресатов и предлагать им более убедительные, персонифицированные аргументы?»
Другими словами, сотрудник начинает контролировать сам себя, вовлекаться в цели бизнеса, обсуждать их с коллегами и руководством. Между прочим, по статистике вовлеченные работники в среднем на 17% производительнее коллег, на 41% реже прогуливают работу и на 59% реже увольняются. Заинтересованность эффективнее страха.
Улучшение управляемости бизнеса
Анализ отчетов о затратах времени помогает компании более эффективно управлять человеческими ресурсами, планировать работу, оценивать промежуточные и конечные результаты.
Четкое понимание, кто, как и на что тратит в компании время, помогает менеджерам оптимально распределять и перераспределять сотрудников по задачам и проектам, при необходимости меняя приоритеты. Благодаря этому компания более гибко и оперативно реагирует на изменения внешней и внутренней среды.
Углубленный анализ отчетов позволяет выявлять наиболее затратные виды работ. Компания может изменить и автоматизировать свои процессы, чтобы сотрудники успевали больше и добивались лучших результатов за меньшее время.
Данные учета рабочего времени помогают более обоснованно расходовать фонд оплаты труда, а также разрабатывать и совершенствовать систему стимулирования, основанную на коэффициентах и бонусах за эффективно отработанное время.
Сокращение затрат на учет
Нелишне будет напомнить о преимуществах автоматизированного учета по сравнению с бумажным. Автоматизация на 60% ускоряет и на 80% снижает трудоемкость внесения данных в сравнении с ручным заполнением табелей учета времени. Сотрудники могут сосредоточиться на более важных для компании задачах. Снижается количество ошибок в учете, ведущих к искажениям в оценке и оплате труда.
Более подробно познакомиться с работой модулей учета трудозатрат для 1С:Документооборота и 1С:ERP вы можете на нашем сайте.