Ранее: Познавательные программы из-за возросших транспортных расходов и из-за низкой культуры хождения в музеи за знаниями приносили мало дохода, оставалась надежда только на праздничные программы на Новый год и выпускные.
Новогодние программы для встречи 2018 года готовили все лето. Для большого зала мы предложили программы «Новый год до нашей эры» и «Новогоднее волшебство в Академии Хогвартс».
А для зала с выставкой «Сладкая сказка» придумали трогательную историю для маленьких «Новогоднее приключение в Снежной стране», про то, как в далекой снежной стране жил маленький человечек Бирмингем, его подружка Льдинка да злая Вьюга. Однажды услышал Снежный человечек, что есть замечательный праздник Новый год, но что это такое он не знал и, конечно, наши ребята могли все ему рассказать о любимом празднике.
Активно проведенная осенью по школам рекламная компания дала отличный результат.
С сентября начались звонки и администраторы стали принимать заказы, их было очень и очень много. Мы были не готовы к такому отклику, страшно брать много заказов и в тоже время жаль отказываться. Это был реальный способ заработать деньги и рассчитаться с долгами!
Я решила рискнуть и принять максимально возможное количество групп. Для этого пришлось разработать схему, по которой мы эффективно задействовали оба зала, но она требовала предельно четкой организации всех процессов, слаженной работы персонала.
Последний пункт в себе таил главную опасность.
Когда я предложила Схему загрузки залов одновременно, девочки назвали ее нереальной, Людмила Николаевна деликатно промолчала. Тогда я для примера поминутно расписала им график максимально возможной загрузки на весь день обоих залов, где были включены все интервалы времени, требующиеся на прием групп, их раздевание-одевание, проведение программ, дискотек, чаепития, уборку зала и подготовку к следующей программе.
И, они, рассмотрев его подробно, убедились, да это возможно, но придется взять дополнительный персонал, быстро бегать и четко соблюдать график.
Требовалось не менее 6-7 ведущих, 5 дежурных, 2 звукооператоров, 3 администраторов, да еще хотя бы 2 Деда Мороза. Наши штатные экскурсоводы Геля и Настя (имя изменено) взяли на себя максимум программ, жертвуя выходными, девчонкам хотелось подзаработать.
Остальные отдали совместителям, администраторам готовы были помогать я и Светлана Николаевна (имя изменено), дежурных набрали из студентов. В результате коллектив на удивление быстро сформировали, так что плотный график предстоящих новогодних программ нас уже не так пугал.
Я с ужасом прикидывала расходы на заработную плату, но назад пути не было, предварительные расчеты показывали, что несмотря на затраты все равно выгоднее принимать заказы, чем отказываться от них.
По мере приближения новогодних праздников, видя плотно расписанные заказами дни по обоим залам, моя тревога стала нарастать. Как справится с таким количеством мероприятий и ничего не сорвать?
Стремясь минимизировать все риски и четко структурировать деятельность, мы составили подробную Сводную таблицу программ, а к ней таблицы дежурств, заказа транспорта, графики чаепитий и заказа продуктов к ним, выходов Дедов Морозов.
Все таблицы приходилось по несколько раз проверять и перепроверять, неоднократно перезванивать заказчикам, уточняя детали, но только таким образом можно было быть уверенным, что все будет в порядке. Заранее заказали транспорт, договорились с пекарней на первом этаже о пирожных и выпечке на чаепития, сделали генеральную уборку и еще несколько раз прогнали на репетициях все программы с основным составом и совместителями.
Разработали алгоритм, где постарались увязать все действия с группами. Сложность задачи заключалась в том, что в зимний период много времени уходило на раздевание и одевание детей, а перегородки между залами, находившимися рядом были с большими входными проемами, не обеспечивающими звукоизоляцию, поэтому сделали разбежку по времени приема групп, сначала принимали одну и провожали ее в большой зал, затем через 15-20 минут другую группу на программу в малый зал и дети уже не мешали, так как первая ушла достаточно далеко по маршруту.
Со стороны все может показаться достаточно легким, но если учесть, что группу из 20-40 детей надо раздеть, переодеть в сменную обувь, сводить в туалет, провести вступительную часть на ресепшн с одеванием детей в костюмы, отправить их в большой зал, а в это время уже на подходе вторая группа в малый зал и с ними надо повторить тот же процесс, а для первой группы уже пора готовить чаепитие, вскипятить воду, разлить чай, расставить тарелки с угощением и вот они уже идут, рассадить детей за столы, а в это время успеть убрать бумажную дискотеку с горами бумаги и подготовить реквизит для следующей программы. После чаепития, одеть и отправить первую группу, а в это время группа из малого зала уже готова выходить на свое чаепитие и надо срочно убрать грязную посуду и подготовить чай с угощением, а третья группа в большой зал, который, хвала Всевышнему успели подготовить уже на подходе.
А еще нужно не забывать проконтролировать транспорт, прибытие продуктов для чаепития, привоз воды, расчет с учителями и заполнение квитанций, успеть отвечать на звонки: «Мы не можем вас найти», «Автобус не пришел», торопить Дедов Морозов, которые опаздывают, у них тоже все расписано плотно. И так с восьми утра до девяти вечера.
Радовало то, что спектакль «Приключения в Снежной стране» отлично вписался в красивый зал кондитерской выставки, украшенный светящимися сосульками, огромной елкой со сладостями. Да и Геля с Настей так хорошо играли, что все дети и родители буквально влюблялись в наивного человечка, верную Льдинку и сердились на Вьюгу.
Все новогодние программы в большом зале, благодаря многочисленным репетициям тоже прошли безукоризненно. Мы выдержали, мы справились! Без всякого сомнения, это был высший пилотаж! У нас не было ни одного сбоя, каждый знал свой участок работы и, хотя беготни и суеты было много, она происходила незаметно для гостей, мы помогали и прикрывали друг друга.
Были и сложные моменты. От усталости наша молодежь начинали спорить друг с другом, срываться по мелочам. Каждый из них был со своим характером, со своими представлениями как весь процесс должен быть организован и нам взрослым приходилось лавировать между ними, снимать напряжение любым способом, пресекать развитие конфликтов, чтобы обеспечить отличную работу в этот период.
Это было то доброе слово и похвала, то увещевание или разъяснение, то начальственный окрик. Пока это удавалось, но что-то сломалось в отношениях между Гелей, Настей и Димой, а это ведь была основная команда наша ведущих.
Зарплаты за декабрь были хорошие и все остались довольны. После новогодних праздников мы оставили деньги на арендную плату за январь и февраль и целиком погасили задолженность Фонду «Наше будущее». Это было здорово! Долгие пять лет эти платежи тяготили нас, но, благодаря займу мы смогли начать реализацию проекта и, подписывая Договор беспроцентного займа, брали на себя обязательства, которые надо было выполнить любой ценой, ведь нам поверили.
И вот мы оправдали это доверие! Теперь у нас не было кредитов и платежей по займу, это было величайшее облегчение!
Но и новые трудности нас ждали опять впереди! Сколько можно?!
Следите за публикациями.